Exclusief toegankelijk Registreer voor onbeperkte toegang tot ORnet.nl Lees meer

Artikel

Dertien veelgestelde vragen over VGWM-werk

2 16882 Arbo

De VGWM-commissie is de meest voorkomende commissie van de ondernemingsraad. Reden om Veiligheid, Gezondheid, Welzijn en Milieu weer eens in de schijnwerpers te zetten. Een uiteenzetting van hoe je stap voor stap het VGWM-werk aanpakt.
Dertien veelgestelde vragen over VGWM-werk
Foto: Stock Xchng

 

1) Wat is de taak van de VGWM-commissie?
De VGWM-commissie (veiligheid, gezondheid, welzijn en milieu) heeft volgens de wet een zelfstandige verantwoordelijkheid en positie. In principe moet de commissie overleg voeren met de eindverantwoordelijke, de bestuurder. Het is echter verstandig om ook op een lager niveau te overleggen, bijvoorbeeld met een arboteam of arbocommissie. Je wordt dan eerder geïnformeerd en kan dus sneller inspelen op de situatie. Let wel op dat je niet ondergesneeuwd raakt tussen management en deskundigen (die ook vaak in dit soort organen aanwezig zijn). De kwaliteit van de VGWM-commissie moet dan goed zijn ontwikkeld. Bij overleg op lagere niveaus (zoals met een arboteam of met een bedrijfsleider) is een overlegprotocol verstandig.

2) Wat is de rol van de VGWMcommissie?
Vroeger bestond de rol van de VGWM-commissie uit het bewaken van de arbeidsomstandigheden op de werkvloer. Dat is veranderd in het toetsen van het arbobeleid van de onderneming. Het houden van rondgangen sterft dus langzamerhand uit. Veel VGWM-commissies hebben moeite met deze nieuwe taak. Logisch, want beleidsmatig denken is best moeilijk. Ook veel ondernemers worstelen ermee. Probeer de dagelijkse praktijk te ontstijgen door te ontdekken welke winst je kan behalen bij veel voorkomende problemen. Denk bijvoorbeeld aan het ontwikkelen van beleid rond giftige stoffen, inkoop of werkdruk. Door het probleem algemener te maken, sla je meer vliegen in één klap. Het controleren of ingezet beleid ook daadwerkelijk effect heeft, blijft echter ook een belangrijke taak.
3) Zijn wij wel deskundig genoeg?
Arbodiensten zijn door de risico-inventarisatie- en evaluatie (RIE) en het plan van aanpak bezig met concrete knelpunten. Ze adviseren bovendien directies over oplossingen. VGWM-commissies denken daardoor misschien dat ze deskundigheid en positie missen om hierin een duidelijkere rol te spelen. Ten onrechte, want VGWM-leden zijn bij uitstek de deskundigen in het bedrijf. De waarde van VGWM-commissies ligt in het beoordelen van adviezen die door deskundigen worden verzonnen. Met name bij het toetsen van de haalbaarheid kan een VGWM-commissie toegevoegde waarde bieden.

4) Moet je de Arbowet uit je hoofd kennen?
De VGWM-commissie moet inzicht hebben in de Arbowetgeving. Je hoeft echter niet de hele Arbowet uit je hoofd te kennen. Weten waar iets ongeveer staat is al heel wat. Leer de logica van Arbowet- en regelgeving ontdekken. Met name de arbo-informatiebladen zijn erg informatief. Ze geven diverse links naar wettelijke eisen maar ook naar praktijkoplossingen. Het is niet verstandig om constant overleg te voeren met de wet in de hand. Het leidt tot haarkloverij en polarisatie en levert weinig op. Bij het maken van initiatiefvoorstellen kun je gebruik maken van de wet om daarmee het voorstel te versterken. Primair gaat het om het aandragen van goede argumenten en het gebruik van gezond ‘boerenverstand’.
5) We moeten steeds meer onderhandelen…
VGWM-commissies moeten steeds meer onderhandelen, en dat is niet altijd even makkelijk. Het maken van initiatiefvoorstellen wordt daardoor lastig. Overleggen en onderhandelen zijn echter vaardigheden die te leren zijn. Daarbij is het van belang om veel aandacht te besteden aan de onderhandelingspositie. Die is op te bouwen door goed werk af te leveren en een serieuze gesprekspartner te zijn. In principe is er zelden sprake van een gelijkwaardige onderhandelingspositie. Dit is enigszins te compenseren door gebruik te maken van stevige argumenten en een goede voorbereiding op de vergadering. Ook de contacten met de achterban kunnen daarbij goed van pas komen. Het maken van doordachte initiatiefvoorstellen levert naast inzicht ook kennis op van de materie. Bovendien leer je om je standpunt beter te verdedigen. Ook hier geldt: eerst nadenken en dan pas doen!

6) Hoe kunnen we onze positie versterken?
Zoals gezegd is een geaccepteerde positie een absolute voorwaarde voor succes. Als er geen overeenstemming is over de rol van de VGWM-commissie komt er weinig van de grond. Probeer (als dat nodig is) on speaking terms te komen met het arboverantwoordelijk management. Werk aan een gemeenschappelijke probleemstelling. Met andere woorden: kijken we op een min of meer gelijke manier aan tegen arbo? Het opschrijven van de wederzijdse verwachtingen kan heel verrassende dingen opleveren. Zoek daarnaast contact met andere arbo-actoren zoals leidinggevenden, staffunctionarissen, technische dienst of arbodienst. Zorg desnoods voor een goede (externe) begeleiding van dit proces.
7) Wat is het nut van een overlegprotocol?
Het overleg over arbeidsomstandigheden behoeft duidelijke spelregels. Als die er niet zijn, kan dit het overleg belemmeren. Dit geldt ook voor het overleg met de arbodienst. Onduidelijkheden over de diverse rollen en taken slaat de ontwikkeling van arbobeleid en goede arbeidsomstandigheden dood. Maak afspraken met de directie over de wijze van samenwerking. Doe dit ook met de arbodienst. Wat erg helpt, is een overlegprotocol. Daarin kun je vastleggen hoe het overleg plaatsvindt, hoe vaak, met wie en waarover. Ook welke informatie op welk tijdstip wordt gegeven kan hierin worden vastgelegd. Daarnaast kun je aangeven welke zaken advies- of instemmingspichtig zijn. Bovendien kun je opnemen wanneer de RIE moet worden geëvalueerd en welke criteria zijn bepaald om de RIE actueel te houden.
8) Wat doet de OR, wat doen wij?
Onduidelijke afspraken tussen ondernemingsraad en VGWM-commissie kunnen leiden tot competentiestrijd. Met name op grensgebieden als werkdruk of ziekteverzuimbeleid. Leg in het instellingsbesluit goed vast wat de competentie van de VGWM-commissie is. In dit besluit wordt meestal de interne organisatie en werkwijze van de ingestelde commissie vastgelegd. Is het een vaste adviescommissie van de OR of heeft de commissie zelfstandige bevoegdheden? Leg ook vast met welke onderwerpen de commissie bezig kan zijn. Nog mooier is als de commissie werkt op basis van opdrachten van de OR. Daarbij moet er wel voldoende speelruimte blijven om zelfstandig zaken op te pakken en te onderzoeken en de ondernemingsraad hierover te adviseren.

9) Hoe bereik ik de achterban?
De contacten met de achterban vormen de levensader van de VGWM-commissie. Veel commissies zien de contacten echter als een belasting en doen er helaas niet veel aan. Zorg dat er bij elke activiteit een soort communicatieplan wordt gemaakt. Bekijk op welke wijze de achterban betrokken kan worden. Wees selectief in de berichtgeving. Mensen zijn het meest geïnteresseerd in zaken die heel dichtbij liggen.
10) Beleid of kwesties?
Een goede balans tussen beleid en kwesties levert meestal meer resultaten op. Teveel aandacht voor beleid leidt tot veel papier maar weinig oplossingen. Teveel aandacht voor kwesties leidt tot een voortdurende ad hoc aanpak waarmee je jarenlang kan doorgaan. Zorg dus voor een goede structuur waarin beleidsmatige aspecten goed zijn uitgewerkt. Doe vooral niet meer dan nodig is, om te voorkomen dat allerlei prachtige beleidsvoornemens of procedures in de kast verdwijnen. Zorg er voor dat je als VGWM-commissie controleert of het arbobeleid ook werkt. Rondgangen zijn prima. Koppel je bevindingen terug naar de beleidsmakers en probeer ervoor te zorgen dat het beleid indien nodig wordt aangepast.
11) Moet de directie erachter staan?
Er moet commitment zijn van de directie wat betreft het arbobeleid. Anders kun je niet van de organisatie en de werknemers verwachten dat zij meewerken aan de verbetering van arbeidsomstandigheden. De directie moet het arbobeleid formuleren en moet hierover overleg plegen met de ondernemingsraad of de VGWM-commissie. Meestal zie je dit terug in een intentie- of beleidsverklaring. Probeer hierover overeenstemming te bereiken; zie het maar als een contract tussen de directie en de OR of VGWM-commissie. Maak ook afspraken over hoe de directie dit beleid uitdraagt naar de organisatie. Arbotaakstellingen voor leidinggevenden zijn zeer aanbevolen, maar er moet dan wel regelmatig worden afgerekend.

12) Op welke punten kunnen we evalueren?
Het komt vaak voor dat het arbobeleid van de directie te weinig wordt beoordeeld. Ook wordt vaak niet gecontroleerd of en hoe de directie zich aan de wet houdt. Bovendien weten veel ondernemingsraden of VGWM-commissies niet over welke beleidszaken zij moeten kunnen overleggen en waarover zij instemming moeten kunnen geven. Ook is vaak onbekend welke wettelijke bepalingen er bestaan.
Beoordeel in elk geval:
  • de RIE en het Plan van Aanpak (instemming)
  • het ziekteverzuimbeleid (instemming)
  • het contract met de arbodienst (instemming)
  • de inrichting deskundige bijstand (instemming)
  • de inrichting van de BHV-organisatie (instemming)
  • de evaluatie van de RIE
  • taken en verantwoordelijkheden
  • investeringsplannen met arbo
  • samenhang met andere zorgsystemen
  • procedures en dergelijke (instemming)

13) Wat is een goede taakverdeling?
Een goed lopende organisatie is een absolute voorwaarde voor een professioneel werkende VGWM-commissie. Een goede taakverdeling hoort daar ook bij. Door allerlei oorzaken loopt dit zelden goed. Te weinig tijd, ploegendiensten, gebrek aan motivatie, tegenwerking en te weinig faciliteiten zijn veel gehoorde factoren.
  • Zorg voor een goede taakverdeling in de commissie.
  • Ontwikkel een eigen visie op het VGWM-werk, doelstellingen en strategie.
  • Inventariseer welke ondersteunende zaken daarbij nodig zijn. Denk aan tijd, ruimte, gereedschappen (pc, database/archiveringssysteem, e-mail, internet).
  • Zorg voor goede (en makkelijk toegankelijke) documentatie in boekvorm of op cd-rom (Arboprof, ArboRom).
  • Stel een vergaderrooster op en bespreek dit met de leidinggevende.
  • Maak afspraken over de speelruimte die nodig is om tussentijdse zaken te kunnen regelen.
  • Communiceer met collega’s over je activiteiten, creëer draagvlak voor het VGWM-werk.
  • Gebruik een voortgangslijst, streep zaken weg die klaar zijn en vul die aan met nieuwe zaken.
  • Werk aan de verbetering van kennis en kunde van de commissieleden. Maak een scholingsplan.
  • Streef naar gemeenschappelijk draagvlak voor de stappen die de commissie gaat zetten.

door Peter van Dinther laatste update:23 apr 2013

2 reacties

  • # 1

    jo

    mag een preventiemedewerker zonder overleg met vgwm/or zomaar een hoofd bhv aanwijzen en beslissen dat hij/zij niet op cursus hoeft?
    of is het instemmingsplichtig?
  • # 2

    Els Boerstal

    Ik denk dat een preventiemedewerker wel zomaar iemand mag aanstellen, dit moet als mededeling aan de O.R bekend worden gemaakt. Deze persoon heeft het recht om op cursus te gaan volgens mij. Deze aanstelling is niet instemmingsplichtig
    Met vriendelijke groet Els Boerstal

reageer

Of registreer je om te kunnen reageren.