Exclusief toegankelijk Registreer voor onbeperkte toegang tot ORnet.nl Lees meer

Artikel

De werkkostenregeling: er is geen ontkomen aan

0 4802 Algemeen

Tot 31 december 2013 mogen bedrijven en instellingen de nieuwe werkkostenregeling nog afhouden. Daarna is er geen ontkomen meer aan. Voor de fiscus is 1 januari 2014 een harde deadline. Zeven tips voor organisaties die nog niet zijn overgestapt.

Een deel van de bedrijven heeft de WKR al ingevoerd. Maar veel kleinere bedrijven, of bedrijven met veel regelingen, schuiven de overstap nog voor zich uit. Voor de afdelingen financiën en P&O is de invoering van de WKR dan ook een flinke klus, die niet moet worden onderschat. Ook de medezeggenschap zal er de nodige aandacht aan moeten besteden.

Hieronder een aantal tips voor medezeggenschappers van organisaties die nog niet zijn overgestapt.

Tip 1

Om de overgang naar de WKR mogelijk te maken, moeten financiële en HRM-systemen vaak opnieuw worden ingericht. De hulp van een accountant en HR-adviseur bij de systematische inventarisatie van bestaande regelingen en overplaatsing daarvan naar de nieuwe regeling, is geen overbodige luxe en verdient zich in meerdere opzichten terug:

  • een transparant overzicht, ook van het gebruik van de cafetariaregelingen;
  • minder complex controlewerk voor de accountant en inspectie;
  • bij wijzigingen snel de effecten in de financiën en voor de medewerkers kunnen overzien.

Dus schakel als OR vooral in de aanloopfase een eigen adviseur in, die je kan helpen om bij het invoeringsproces prioriteiten te stellen en die waarschuwt waar de valkuilen zich bevinden. Zo kun je samen snel en zorgvuldig het noodzakelijke proces doorlopen en, voor zover nodig, tot degelijke afspraken met de directie komen.

Tip 2

Ter ondersteuning van de invoering zijn handige programma’s in omloop, vaak benut door de accountant. Met deze softwaretools is het ook gemakkelijker om inzicht te krijgen in scenario’s bij aanpassingen of nieuwe maatregelen. Ook de OR heeft groot belang bij een professionele invoering, dat maakt een eventuele toetsing bij de invoering en discussie over aanpassingen gemakkelijker.
Voor zowel HRM als OR is de WKR-inventarisatie een prima hulpmiddel om jaarlijks te evalueren of de bestaande regelingen nog aansluiten bij de wensen van de medewerkers. Maar directie en P&O kunnen hiermee ook het arbeidsvoorwaardenbeleid verder professionaliseren en als een transparant instrument inzetten om medewerkers sterker te binden en te boeien.
Benut de invoering van de WKR om een transparant inzicht in de arbeidsvoorwaardenregelingen op te bouwen en maak afspraken om dit jaarlijks te evalueren en eventueel aan te passen in het kader van een toekomstgericht arbeidsvoorwaardenbeleid als onderdeel van modern personeelsbeleid.

Tip 3

Neem voldoende tijd voor de invoering van de WKR. Dat voorkomt verrassingen en schept mogelijkheden om in goed overleg tussen bestuurder en OR - en eventueel vakbonden - mogelijke aanpassingen in de arbeidsvoorwaardenregelingen door te voeren.
Dus wacht niet te lang met de invoering, maar start de inventarisatie uiterlijk dit najaar, en spreek met de directie een routeplan af waarin je rol als OR wordt geborgd, ofwel denk mee en anticipeer en wacht niet af. Want tijdig meedenken leidt tot betere uitkomsten en een groter draagvlak.

Tip 4

De werkkosten bestaan samengevat uit: intermediaire kosten, gerichte vrijstellingen, nihilwaarderingen, forfaitaire kosten (vrije ruimte toe te delen door de werkgever) en het belastbare loon. De forfaitaire (vrije) ruimte verdient de meeste aandacht, want hierin zit de speelruimte in het arbeidsvoorwaardenbeleid. Met de inventarisatietool van de accountant krijg je een gedetailleerd beeld van de toedeling onder de WKR en de financiële effecten hiervan voor bedrijf en medewerker.
Zeker als de invoering van de WKR dreigt te leiden tot kostenverhogingen voor het bedrijf is het van belang om na te gaan of dit voor het bedrijf draagbaar is of op een verantwoorde manier voor bedrijf en medewerkers kan worden opgevangen. Gebruik de WKR-tool ook om verschillende scenario’s te beoordelen op hun effecten.

Tip 5

Met een simpele vuistregel weet je of je meer gedetailleerd moet kijken en je moet voorbereiden op mogelijke aanpassingen in de arbeidsvoorwaarden. Stijgen de werkkosten in de vrije ruimte na toedeling uit boven de 1,4 % van de fiscale loon, dan gaat de werkgever 80% belasting betalen over de overschrijding van de 1,4%. En dat is veel hoger dan de gemiddelde belastingdruk van het bedrijf (meestal circa 25%). Dan is er dus alle aanleiding om meer gedetailleerd te kijken naar de gevolgen voor medewerkers en bedrijf bij eventuele aanpassingen. (Let op: in 2013 zal de vrije ruimte worden verhoogd naar 1,6%.)

Tip 6

Kijk als OR kritisch naar de argumenten van de directie bij eventuele wijzigingen in de arbeidsvoorwaarden. De WKR eist niet dat de arbeidsvoorwaarden ‘moeten’ worden aangepast. Het bedrijf moet wel uiterlijk per 1 januari 2014 voldoen aan de nieuwe wetgeving. En als de directie echt regelingen wil aanpassen, dan moet er overleg plaatsvinden met OR en/of vakbonden. Veel arbeidsvoorwaarden zijn geregeld in CAO’s en kunnen dus niet eenzijdig en niet tussentijds door de directie worden gewijzigd.
Bij CAO’s zullen vaak de vakbonden partij zijn, maar bij bedrijfsregelingen is de OR meestal partij. Let er ook op dat er geen inbreuk wordt gemaakt op de in het arbeidscontract gemaakte afspraken, want dan is ook de individuele werknemer partij. Ofwel kijk kritisch naar de CAO, het personeelsreglement en de individuele afspraken met medewerkers.

Tip 7

Opties van de werkgever om overschrijding van de ‘vrije ruimte’ te voorkomen zijn: schrappen van regelingen in de vrije ruimte of verschuiving naar het belastbare loon. Bedenk dan dat dit voor de individuele medewerker kan betekenen dat deze niet meer in aanmerking komt voor allerlei subsidieregelingen of aftrekposten, omdat de daarbij behorende (fiscale) grenzen worden overschreden.

Cees de Boer, Organisatieadviseur bij WVM

door Redactie ORnet

reageer

Of registreer je om te kunnen reageren.