Artikel

Persoonlijk contact met de achterban

1 8080 OR-organisatie

Ondernemingsraden besteden veel aandacht aan hun contacten met de achterban. Vaak zet de OR vooral communicatiemiddelen in die het eenrichtingsverkeer bevorderen, zoals een nieuwsbrief, bulletin, folder of intranetsite. Maar persoonlijk contact levert veel meer op. Onderstaand een aantal tips om meer vorm te geven aan het tweerichtingsverkeer.
Persoonlijk contact met de achterban
Foto: Freeimages

1. Wandelgangen

Medewerkers spreken de OR-leden regelmatig op de gang aan en leggen zo allerhande zaken aan de OR voor. ORleden doen er goed aan om de vraag of opmerking van de medewerker mee te nemen naar de OR en de betreffende medewerker niet direct toezeggingen te doen. In de OR-vergadering kan de OR vervolgens besluiten of het onderwerp bij hem thuishoort en of het hier gaat om een algemeen probleem. Zo niet, dan koppelt de OR aan de betreffende medewerker terug dat hij het probleem niet zelf op kan pakken. De OR kan dan wellicht de medewerker met zijn vraag doorverwijzen.

2. Introductie nieuw personeel

Een eerste kans voor persoonlijk contact met een medewerker is tijdens de introductie van nieuw personeel. Houdt de organisatie hiervoor regelmatig een bijeenkomst, vraag dan of de OR hier een korte presentatie mag verzorgen. In deze presentatie kan de OR aandacht besteden aan de rol en taken van de OR, de werkwijze van de OR en de bereikbaarheid. Geef de aanwezigen ook de gelegenheid om zelf met vragen te komen, zodat de interactie op gang komt.

3. Jaarvergadering

Het verschijnen van het OR-jaarverslag kan aanleiding zijn om een OR-jaarvergadering te houden. Tijdens deze bijeenkomst legt de OR verantwoording af over het door hem gevoerde beleid en kan hij zijn plannen voor de toekomst bekendmaken. Om een grotere opkomst te garanderen, kan de OR aan deze bijeenkomst een interessant thema koppelen. Kies een tijdstip uit waarop de meeste medewerkers in staat zijn om te komen. Een informele afsluiting biedt de OR-leden de gelegenheid om nog even te netwerken.

4. Focusgroepen

Wil de OR een eigen werkplan opstellen, dan kan hij hierover eerst input vragen aan de achterban. Dit kan door middel van het instellen van focusgroepen. Deze focusgroepen bestaan uit medewerkers uit verschillende lagen van de organisatie. Met deze focusgroepen kan de OR bijvoorbeeld twee keer per jaar een bijeenkomst organiseren. Hierbij kunnen de medewerkers aangeven welke problemen zij binnen de organisatie zien of welke thema’s zij belangrijk vinden voor de OR.

5. Klankbordgroepen

De OR kan binnen de organisatie een aantal klankbordgroepen instellen. Dit zou per afdeling kunnen. Speelt er binnen een afdeling een belangrijk thema, dan kan de OR zijn oor te luister leggen bij de betreffende klankbordgroep. Leden van een klankbordgroep kunnen extra achtergrondinformatie geven, waardoor de OR zaken beter in een kader kan plaatsen.

6. Contactpersonennetwerk

Functioneert de OR in een organisatie met meerdere locaties, dan kan de OR per locatie een contactpersoon aanstellen. Aan deze contactpersonen kan de OR allerlei vragen voorleggen om zo input van medewerkers te krijgen bij zijn besluitvorming. Ook kan de OR de contactpersonen jaarlijks of eens per half jaar uitnodigen voor een bijeenkomst. De OR kan dan bijvoorbeeld de vraag stellen hoe de contactpersonen de nieuwsbrief van de OR beoordelen en hoe de werkwijze van de OR de afgelopen periode is ervaren. Maar de deelnemers kunnen ook vooruitkijken en de OR input meegeven over lopende zaken.

7. Spreekuur

De OR kan een spreekuur instellen, waarbij op een vast tijdstip iedere week of maand twee OR-leden aanwezig zijn voor medewerkers die zaken aan de OR willen voorleggen. Voor een spreekuur kan de OR een formulier ontwikkelen, waarop de OR-leden aantekeningen maken over de vragen die de medewerkers voorleggen. Deze formulieren kan de OR dan tijdens de OR-vergadering bij de ingekomen post bespreken.

8. Achterbanberaad of brainstormsessies

Bij belangrijke ontwikkelingen in de organisatie kan de OR een achterbanberaad of brainstormsessie organiseren. Dergelijke bijeenkomsten vragen om een goede voorbereiding. De OR moet een concrete agenda aan de medewerkers sturen en hierbij het doel van de bijeenkomst helder maken. Tijdens de bijeenkomst moet de OR opletten dat hij geen toezeggingen aan de medewerker doet die hij niet waar kan maken. Er zijn verschillende interactieve werkvormen die de OR hierbij in kan zetten. Vergeet niet aan de medewerkers terug te koppelen wat de OR gaat doen met de verkregen informatie en wat het uiteindelijk heeft opgeleverd.

9. Interview

Wil de OR bij een bepaald onderwerp een specifiek deel van de achterban benaderen, dan kan een interview hiervoor een effectief middel zijn. Belangrijk hierbij is om vooraf goed af te stemmen welke informatie de OR wil krijgen. Maak een vragenlijst met vooral open vragen.
Door gesloten vragen te stellen krijg je minder informatie. Denk ook goed na wie de juiste personen zijn voor een interview.

10. Werkoverleg bezoeken

Om concrete informatie over een bepaalde afdeling te krijgen, kan de OR het werkoverleg bezoeken.
Bepaal ook hier weer vooraf wat het doel van het bezoek is en welke informatie de OR wil krijgen of brengen. Neem hierover vroegtijdig contact op met de leidinggevende van de afdeling, zodat de leidinggevende het bezoek van de OR op de agenda kan plaatsen.

11. Betrekken medewerkers bij het OR-werk

Stelt de OR voor een tijdelijk onderwerp vaak een projectgroep in, dan kan hij ervoor kiezen om ook niet OR-leden hiervoor uit te nodigen. Deskundigen uit de organisatie kunnen zo een bijdrage aan het werk van de projectgroep leveren. Bovendien levert dit de OR ook weer netwerkcontacten op.
De OR kan ook niet-OR-leden zitting laten nemen in zijn vaste commissies. Een andere mogelijkheid voor het meer betrekken van medewerkers bij de OR is de verkiezingscommissie uit niet-ORleden te laten bestaan.

door Redactie ORnet laatste update:22 aug 2014

Eén reactie

  • # 1

    maarten cordenier

    Dag,
    ik ben vooral benieuwd in hoeverre er afstemming moet zijn met de bestuurder of het contact dat met de achterban wordt opgezet binnen of buiten werktijd plaats moet vinden. Schrijft de WOR hier iets in voor?

reageer

Of registreer je om te kunnen reageren.