Exclusief toegankelijk Registreer voor onbeperkte toegang tot ORnet.nl Lees meer

Artikel

Samenwerken op afstand

0 3664 OR-organisatie

Veel agendapunten van de OR-vergadering kunnen ook op een andere wijze afgehandeld worden. Doe apart wat apart kan en samen wat samen moet. Moderne technieken bieden daar volop mogelijkheden voor.

Een bijeenkomst plannen voor een ondernemingsraad is soms lastig. Zeker als je meerdere vestigingen hebt, OR-leden met verschillende werktijden, vrije dagen of zelfs ploegen. En wat doe je dan in die bijeenkomst: notulen vaststellen, informatie uitwisselen, eerste oordelen geven en de rondvraag. Veel vergaderpunten kunnen op afstand van elkaar gedaan worden op een tijd en manier waarop het de deelnemers schikt. Dan houd je in bijeenkomsten dat deel van de agenda over waar het echt om gaat: met elkaar in gesprek zijn.

1 Meerwaarde van vergaderen

Ga eens na wat je op afstand kunt doen en wat samen. En als je het samen doet, heeft het dan een meerwaarde om fysiek bij elkaar te komen?

2 Eigen tempo

Informatie uitwisselen in een vergadering is snel complex. Of iemand nu veel vertelt of een berg sheets heeft, het is in veel gevallen vermoeiend. Vragen die ad hoc gesteld worden, zijn niet altijd de beste. Veel makkelijker om dat in eigen tempo te doen. Schrap dat van een agenda. De toelichting kan van meerwaarde zijn, maar richt die op de hoofdlijn, de discussiepunten of organiseer de toelichting naar aanleiding van voorbereide vragen.

3 Beschikbaarheid documenten

Zorg dat documenten, sheets, notulen en dergelijke voor deelnemers beschikbaar zijn, zodat ze die in hun eigen tempo kunnen verwerken voor de vergadering. Sommige ondernemingsraden richten een projectsite in. Op zo’n site staat een kalender met belangrijke data, een actielijst, ruimte om berichten te posten en ruimte om documenten te plaatsen. Niet alleen is alle informatie rond een project dan op één plaats voorhanden, ook is te zien wie wanneer online zijn en wat doen. En dus ook wie er al een poos niet gekeken hebben op de site.

Handig is het als een document online, dus via internet, beschikbaar is en alle OR-leden erin mogen schrijven. Zodoende kan iedereen zijn vragen kwijt en kunnen OR-leden zien wat anderen voor opmerkingen hadden. Eventueel kan de ‘eigenaar’ van het document of iemand uit de OR periodiek alle opmerkingen ordenen.

In Google is er naast het klassieke zoeken ook de mogelijkheid samen aan documenten te werken. Dat onderdeel heet Google Docs. Daarin is precies te regelen wie welk document mag zien of mag bewerken. Ook kunnen er mailwaarschuwingen gemaakt worden, zodat er een berichtje komt als er iets gewijzigd is. Op die manier zijn ook rondvragen of opmerkingen over het verslag te verzamelen. Dat is handiger dan mail omdat op één plek de brontekst en reacties te vinden zijn. Dat scheelt meerdere mails met elkaar vergelijken.

Zie ook:
Effectief vergaderen

door Redactie ORnet laatste update:7 dec 2010

reageer

Of registreer je om te kunnen reageren.