Exclusief toegankelijk Registreer voor onbeperkte toegang tot ORnet.nl Lees meer

Artikel

Een leesbaar jaarverslag

0 5743 OR-organisatie

De communicatieve waarde van een jaarverslag valt of staat met de leesbaarheid ervan. Hieronder enkele eenvoudige tips die de leesbaarheid bevorderen:
Een leesbaar jaarverslag
Foto: Stock Xchng

 

Tips voor een leesbare tekst

Hou het kort
Hoe langer hoe indrukwekkender, zo wordt vaak gedacht van teksten. Het tegendeel is waar. Maak de zinnen niet te lang en wijdt niet onnodig uit. De lezer is doorgaans vooral geïnteresseerd in de grote lijnen. Wees concreet en ‘to the point’. Richt je op resultaten en oplossingen.

Gebruik actieve taal
Om een levendige, frisse en leesbare tekst te maken, is het aan te raden de tekst zoveel mogelijk in de tegenwoordige tijd te schrijven. Vermijd daarbij de lijdende vorm. Dus schrijf liever: ‘de ondernemingsraad besluit’ in plaats van ‘er werd besloten’.

Gebruik zo min mogelijk afkortingen en vakjargon
Veel afkortingen zijn voor OR-leden gesneden koek (OV, WOR of HRM)  maar niet voor de achterban en zeker niet voor mensen van buiten het bedrijf. Handig is om bij een eerste gebruik van de afkorting altijd de volledige woorden te gebruiken en de afkorting er tussen haakjes achter te zetten. Daarna is gebruik van de afkorting mogelijk. Een verklarende afkortingenlijst achterin het verslag is aan te raden.

Breng een heldere structuur aan
Al bladerend moet de lezer een indruk kunnen krijgen van de structuur. Dat kan alleen als deze logisch is en helder is vormgegeven. Breng bijvoorbeeld een onderverdeling in thema’s aan in plaats van de informatie op chronologische wijze te behandelen. Dat laatste wordt snel saai.

Wees eerlijk en nuchter
Sommige ondernemingsraden hebben de neiging hun eigen functioneren op te kloppen. De meeste lezers prikken daar direct doorheen en raken geïrriteerd. Bij het bespreken van het eigen functioneren gaat het er vooral om de lezer te laten zien welke onderwerpen nog voor verbetering vatbaar zijn. Zie het maar als wenken voor toekomstige opvolgers.

Plaats feiten en bijlagen niet in lopende tekst
Het bevordert de leesbaarheid om nuttige en feitelijke informatie niet in de lopende tekst mee te nemen maar apart te behandelen. Denk hierbij aan:

Samenstelling ondernemingsraad
namen OR-leden met bijbehorende kiesgroep, telefoonnummers op de werkplek, lidmaatschap vakorganisatie voorzover daar sprake van is, functie in de raad, eventueel wie afgevaardigd zijn naar groeps- of centrale OR.
OR-commissies
namen leden, waar de eventuele niet-OR-commissieleden vandaan komen, taakstelling commissie, activiteiten in het verslagjaar, enzovoort.
Uitslag verkiezingen
voorzover ze zich in het verslagjaar voordeden, opkomstpercentage, aantal kandidaten, beoordeling succes verkiezingscampagnes, enzovoort.
Afspraken met directie
Vergaderingen van de ondernemingsraad zelf en met de bestuurder.
Budget OR overzicht begroting en werkelijke uitgaven.
Vermeld naam en adres van bedrijf
Lang niet altijd realiseren ondernemingsraden zich dat zo’n jaarverslag ook wel eens terecht komt bij een externe partij. Een bibliotheek bijvoorbeeld, de persdienst, enzovoort. Zorg er altijd voor dat naam en adres van de organisatie duidelijk vermeld staan op de omslag van het jaarverslag.

 

> Meer over het OR-jaarverslag.

door Redactie ORnet laatste update:20 dec 2013

reageer

Of registreer je om te kunnen reageren.