ORnet - Arbeidsvoorwaarden: Checklist Privacybescherming: Omgaan met persoonsgegevens

Tekstgrootte:

17 apr 2007

Een checklist over het omgaan met instemmingsrecht. Hoe pas je het instemmingsrecht optimaal toe bij het verzamelen, bewaren en gebruiken van persoonsgegevens?

Het instemmingsrecht bij het omgaan met persoonsgegevens is heel ruim. Het gaat niet alleen om het op papier en digitaal vastleggen van gegevens, maar ook om het observeren van gedrag met monitoren, telefooncentrales en chipkaarten. Zelfs het enkele feit dat er met een systeem gegevens kunnen worden verzameld, maakt de aanschaf ervan al instemmingsplichtig.

Zorg ervoor dat de ondernemingsraad zicht heeft op de gegevensverzamelingen die her en der in de onderneming al bestaan. Probeer te komen tot een algemene regeling voor het verzamelen, opslaan en omgaan met deze gegevens. Hierdoor kun je voor elke wijziging of uitbreiding volstaan met een aanvullende regeling.

Stel bij elke verandering of uitbreiding de vraag naar het doel van de verzameling. Staat het middel in verhouding tot dat doel en wordt de privacy van de medewerker niet onnodig aangetast?
Let vervolgens op de rol van werknemer. Weet hij dat er gegevens worden verzameld, heeft hij inzagerecht, kan hij zijn eigen interpretatie van de gegevens laten vastleggen, weet hij wanneer de gegevens worden geactualiseerd of vernietigd?

Besteed ook aandacht aan het gebruik en het beheer. Wie heeft er toegang tot de gegevens, is dat logisch gezien zijn functie, wie beheert de gegevens, zijn er zo min mogelijk mensen bij betrokken?
Let speciaal op de omgang met medische gegevens. Werkgever, arbodienst en verzekeringsmaatschappij kunnen op grond van hun gemeenschappelijke belangen al snel komen tot een vrije uitwisseling van gegevens zonder dat de betrokkene daarvoor om toestemming is gevraagd.

Onderzoek het draagvlak bij de achterban voor de voorgestelde regeling. Als de medewerkers de registratie voornamelijk als toezicht en druk ervaren, moet er op zijn minst nog het nodige aan voorlichting gebeuren. Misschien is er in dat geval echter ook wel sprake van een slechte regeling.

Gebruik de informatie uit de vorige stappen bij het beoordelen van de voor instemming voorgelegde regeling. Levert deze regeling werkelijk een bijdrage aan het door de raad als reëel ingeschatte doel?

Informeer regelmatig bij de achterban naar de ervaringen van medewerkers met het gebruik van hun gegevens. Informeer ook naar hun actuele kennis van de registratie van hun gedragingen.

Voor een zeer uitgebreide Checklist voor het beoordelen van een instemmingsverzoek op het gebied van het registreren van en omgaan met personeelsgegevens klik hier (pdf).