Het observeren en registreren van mensen en hun gedragingen is een hype in deze tijd van informatisering en automatisering. Ook in bedrijven en instellingen neemt het vastleggen van menselijke activiteiten hand over hand toe. Voor de veiligheid worden camera’s geïnstalleerd. En al is dat vaak niet (soms wel) de bedoeling: medewerkers voelen zich bekeken, soms zelfs gewantrouwd. Verzamelde gegevens kunnen opeens opduiken in beoordelingsgesprekken of aangelegde dossiers. Alle reden om het instemmingsrecht van de ondernemingsraad zorgvuldig toe te passen.

 

Instemmingsplicht
Zodra de onderneming het voornemen heeft een regeling te treffen over het verzamelen, het omgaan en het bewaren van persoonsgegevens moet dit ter instemming aan de raad worden voorgelegd. Ook het wijzigen of intrekken van een bestaande regeling valt hieronder. Soms ontbreekt echter de bereidheid om het verzamelen van gegevens te reglementeren. Er worden beveiligingscamera’s geïnstalleerd en het management maakt zich niet druk over de toegankelijkheid van de monitoren en videobanden. Of er komt een nieuwe telefooncentrale zonder dat er afspraken worden gemaakt over het al dan niet gebruiken van de meeluisterfaciliteit. Ook de voorziening zelf valt echter onder het instemmingsrecht. Daarbij is het zelfs niet van belang óf er daadwerkelijk personeelsgegevens verzameld gaan worden. Het enkele feit dat die mogelijkheid met deze voorziening bestaat, verplicht al tot het vragen van instemming. De OR kan hiermee de totstandkoming van een bijpassende regeling afdwingen. Het instemmingsrecht beperkt zich niet tot geautomatiseerde of technologische gegevensverzameling. Ook het handmatig bijhouden van op het individu herleidbare informatie valt er onder.

 

Wettelijke privacyregels
Voor het verzamelen en omgaan met persoonsgegevens bestaat een wettelijk kader, de Wet bescherming persoonsgegevens. Deze wet geeft algemene plichten aan degene die registreert en rechten aan de geregistreerde. Uit deze wettelijke normen kan de ondernemingsraad elementen voor de toepassing van het eigen instemmingsrecht ontlenen.

 

Belangrijke vragen uit de privacybescherming zijn:
 

- Dient de registratie een redelijk doel? Het management moet de raad daarbij overtuigen van het belang van het verzamelen van deze gegevens en van het feit dat dit middel het best bij dat doel past;
 

- Worden de gegevens openlijk verzameld? De werknemer moet zich bewust kunnen zijn van de momenten waarop welke gedragingen worden geregistreerd. Hij moet op de hoogte zijn van het soort persoonlijke gegevens dat verzameld wordt;
 

- Wie heeft toegang tot de gegevensverzameling en wie is verantwoordelijkvoor opslag en beheer? Persoonlijke gegevens zijn per definitie vertrouwelijk van aard. De toegang moet dan ook beperkt blijven tot één of enkele functionarissen. Ook moet er iemand aan te spreken zijn op het naleven van de afspraken;
 

- Is er een inzagerecht van de werknemer? Geregistreerden hebben een wettelijk recht om te weten wat er waar over hen staat genoteerd. Dat recht geldt ook binnen de onderneming;
 

- Is er een correctierecht van de werknemer? Er kunnen fouten of verouderingen optreden in een gegevensverzameling, die door de betrokkene het best kunnen worden vastgesteld.

Algemene regeling
Elke onderneming telt op dit moment al meerdere gegevensverzamelingen.
Van tijd tot tijd moeten de afspraken over het omgaan daarmee worden herzien. Daarmee komt het instemmingsrecht onherroepelijk in beeld. Ook de voortschrijdende technologische ontwikkelingen leiden tot nieuwe investeringen en daarmee naar het instemmingsrecht. In plaats van elke wijziging en uitbreiding op het gebied van de registratie van het gedrag van en de gegevens over het personeel stuk voor stuk voor instemming aan de ondernemingsraad voor te leggen, kan er ook worden gekozen voor een algemene regeling. Een algemene (kader)regeling vervangt de afzonderlijke weliswaar niet, maar brengt deze wel terug tot een aantal bijzonderheden dat als aanvullende regeling ter instemming kan worden aangeboden aan de raad.

 

In de uniforme regeling passen afspraken over zorgvuldigheid, openbaarheid, geheimhouding, inzage en correctie. Een inventarisatie van de bestaande personeelsgegevens met een opsomming van het type gegevens, plaats van opslag, toegankelijkheid en verantwoordelijkheid kan als bijlage worden toegevoegd. Ook het management heeft belang bij een algemene regeling op hoofdhoofdlijnen. Het bespaart een hoop werk bij afzonderlijke regelingen en bevordert de uniformiteit. Voor de ondernemingsraad is het een mogelijkheid de al bestaande praktijk van het verzamelen alsnog onder het instemmingsrecht te brengen en het overzicht te behouden.

 

Checklist voor beoordelen instemmingsverzoek
De toenmalige Registratiekamer heeft in samenwerking met het Hugo Sinzheimer Instituut van de Universiteit van Amsterdam in het verleden een belangrijke aanzet gegeven tot het formuleren van toetsingspunten voor ondernemingsraden. Zowel voor het beoordelen van een algemene als een afzonderlijke regeling kan gebruik worden gemaakt van de checklist voor het beoordelen van een instemmingsverzoek op het gebied van het registreren van en omgaan met personeelsgegevens.

Klik hier voor een uitgebreide checklist