1. Keerzijden
Powerpoint is een prima middel om presentaties te ondersteunen. Het heeft echter ook keerzijden: de aandacht gaat snel naar het scherm. Daarnaast zijn te veel en onleesbare sheets een hele opgave. Niet voor niets stelt marketeerschrijver Seth Godin als regel één voor het gebruik van Powerpoint: niet doen! Ga met elkaar in gesprek en laat media niet in de weg staan.

2. Denk na over je boodschap
Als je Powerpoint gebruikt, denk dan goed na over je boodschap. Wat is de kern? Dat is prima op dia’s te zetten. Zet details, uitwerkingen en dergelijke in een hand-out. Verstrek die voorafgaand aan presentaties, zodat het gehoor weet wat er te weten is. In een hand-out kunnen diagrammen, tabellen,definities, artikelen tot hun recht komen, terwijl ze op sheets snel onleesbare dia’s opleveren.

3. Let op de duur
Erger dan slechte presentaties zijn presentaties waarvan je niet weet hoelang ze nog duren. Neem hiervoor de 10-20-30 regel in acht. Gebruik maximaal tien dia’s, praat maximaal twintig minuten en gebruik geen lettergrootte kleiner dan dertig. Deze vormeisen dwingen tot presenteren van hoofdlijnen en het kort houden van de spanningsboog. Essentieel is dat het idee centraal staat en in een beknopte presentatie uit de doeken gedaan wordt.

4. Aandacht aan vorm
Laat illustraties het verhaal ondersteunen. Cartoons, geestige Finse reclamefilmpjes of poezen die piano spelen, leiden eerder af dan dat ze iets toevoegen.

5. Toehoorder centraal
Kijk als presentator niet naar het scherm, want dan staat u met de rug naar het gehoor. Kijk naar de laptop of print de sheets. Echt overzicht biedt Powerpoint in Presenter’s view. Op het scherm ziet u dan wat het gehoor ziet, maar ook de hele dia (dus ook met alle onderdelen die nog opgebouwd worden), de vorige en volgende dia. Daarmee heeft u, en ook uw publiek, meer overzicht over de presentatie.

6. Structureer het betoog
Om de toehoorder te helpen met de structuur van het betoog, is het handig de inhoudsopgave aan te bieden en tussen onderdelen door terug te laten komen. Markeer waar u bent. Probeer op elke sheet te laten zien waar die sheet onderdeel van is.
 

Bron: Praktijkblad Ondernemingsraad | nr. 12 | 2008