Studiedag Ambtelijk Secretaris: professionele ontwikkeling en netwerken

Studiedag Ambtelijk Secretaris: professionele ontwikkeling en netwerken

Persoonlijke ontwikkeling en netwerken staan centraal in deze jaarlijkse studiedag voor ambtelijk secretarissen. Want de ambtelijk secretaris heeft ook een belangrijke verbindende rol naast het notuleren van vergaderingen. Zo'n zestig deelnemers verzamelden zich op een frisse septemberochtend in het Beatrixgebouw in Utrecht om te werken aan de eigen (vak-) ontwikkeling.

De studiedag geeft veel ruimte om je eigen persoonlijke programma samen te stellen. In twee workshoprondes komen thema’s aan bod zoals het versterken van de positie van de ambtelijk secretaris, het netwerken door intervisie en het begeleiden van teamgesprekken. Ook gaat het over de rol van de ambtelijk secretaris bij overnames en over het or-jaarplan.

Flirten als succesfactor

Mirjam Wiersma, auteur van de bestseller ‘Zakelijk flirten’ mag de aftrap doen. Ze geeft aan dat we tijdens de coronatijd productiever waren door het thuiswerken, maar minder goed in samenwerken. Uit onderzoek blijkt dat wanneer je als professional succesvol wilt zijn, je een intern netwerk moet hebben. Het gaat daarbij zowel om aandacht hebben voor een ander als om jezelf op de kaart zetten. Een tip van Wiersma is om geregeld complimenten aan collega’s te geven. ‘Doe dit met een volle glimlach en kijk de ander écht aan, het werkt!’ 

‘Een compliment geven werkt ook heel goed bij een ontmoeting met een nieuwe collega, daarmee doorbreek je meteen het eerste, vaak wat onhandige moment.’”

Or Jaarplan

Een heel ander onderwerp komt aan bod in de workshop van Peter Clark. Hij maakt de deelnemers wegwijs in de ins & outs van een or-jaarplan. Het or-jaarplan is een soort van activiteitenplan voor ondernemingsraden voor het komende jaar. In dit jaarplan kan de or opnemen wanneer welke vraagstukken verwacht worden, zoals een begroting, sociaal jaarverslag en de data van belangrijke overleggen. Ook kan een or hierin zelf gesignaleerde thema’s agenderen.

  • Tip! Met de 7 skills van moderne medezeggenschap maak je jezelf als or in één dag interessant en relevant voor het hele bedrijf. Dit jaar te volgen op 8 december 2022. Bekijk het programma!

Clark adviseert om als or niet te veel op de formele kant te gaan zitten. ‘Ga eerst het open gesprek aan, duik in het proces met de bestuurder. Een formele adviesaanvraag komt dan later wel. Het gaat om het hebben van invloed.’ 

Effectieve achterbanraadpleging

Achterbanraadplegingen van de or hebben vaak een lage respons. Trainer en adviseur Johan Berends geeft tips hoe je hier effectiever mee om kan gaan. Zijn overtuiging is dat veel medewerkers graag willen adviseren, maar dat ze dan wel invloed willen hebben. ‘Vaak is een achterbanraadpleging een geval van mosterd na de maaltijd.’

‘Een goed advies geef je niet in een paar minuten’”

Berends benadrukt dat het belangrijk is om medewerkers ruim voldoende tijd te geven bij een achterbanraadpleging. ‘Een goed advies geef je niet in een paar minuten.’ Daarbij is hij voorstander van het stellen van open vragen. Zoals bijvoorbeeld: ‘Op welke thema’s moet de or zich richten in 2023 volgens jou?’

Wat vinden deelnemers van de studiedag?

Karin Arkink, ambtelijk secretaris bij de gemeente Hengelo, heeft vooral veel geleerd door het met andere deelnemers in gesprek te gaan. ‘Wij hebben elke twee weken een OV, maar dat blijkt op andere plekken niet zo te zijn.’ Het onderdeel “zakelijk flirten” vond ze heel verrassend. ‘Want netwerken is extra belangrijk in zo’n solistische functie. Je hoeft natuurlijk niet zelf alles op te lossen.’

Lees ook:

Ook Ilona Mijs, werkzaam bij Vivantes ouderenzorg en bij de GGZ-instelling Levanto, heeft goede tips gekregen. Ze geeft aan dat ze van nature niet zo outgoing is, maar nu praktische handvatten heeft gekregen om vaker naar de werkvloer toe te stappen.

Peer van den Bouwhuijsen is journalist en ambtelijk secretaris 

Peer van den Bouwhuijsen is freelance journalist en ambtelijk secretaris.

Beeld: Shutterstock

Jongeren enthousiast krijgen voor de or: 10 tips

Ondernemingsraden vergrijzen, zo blijkt uit allerlei onderzoeken. Met meer jonge mensen haal je frisse ideeën binnen. Hoe krijgt de ondernemingsraad...

Beeld: Shutterstock

Zo werf je nieuwe or-leden

Het aantrekken van medewerkers voor de ondernemingsraad is een vak apart. We geven een stappenplan om succesvol aan de slag te gaan met de werving...

Beeld gecreëerd met hulp van Dall-e.

Rechter verwerpt poging wantrouwige or om uitvoering van besluit te...

De or vindt dat de bestuurder adviesplichtige besluiten heeft genomen en stapt naar de Ondernemingskamer om de uitvoering te verbieden, maar krijgt...

Beeld: Shutterstock

Dilemma bij de or: de balans tussen openheid en geheimhouding

Een open en transparante relatie tussen de bestuurder en de or vereist vaak vertrouwelijkheid over de besproken zaken. Deze vroege betrokkenheid in...

Beeld: Shutterstock

Kan een medewerker van een buitenlands dochterbedrijf lid worden van...

In de rubriek Vraag & Antwoord beantwoordt een expert een vakinhoudelijke vraag. Deze keer gaat het over het toevoegen van een or-lid van een...

(op de afbeelding staat niet een van de geïnterviewden)

Lomoz: al 40 jaar het leidende platform voor medezeggenschap in de...

Lomoz, al ruim 40 jaar het platform voor or's in de zorg, organiseert jaarlijks 4 drukbezochte ledendagen. Het motto is duidelijk: 'We delen alles...

Beeld: Shutterstock

Wat is een redelijke termijn voor advies of instemming?

Onze ondernemingsraad houdt in overleg met onze bestuurder al sinds jaar en dag vast aan een 6-wekentermijn waarin we een advies of instemming gereed...

Beeld: Shutterstock

Moet mijn or bij een fusie opgaan in een bor?

Als organisaties gaan fuseren, komt vaak de vraag aan de or's om met elkaar een bijzondere ondernemingsraad (bor) te vormen. De Wor-bestuurders...