Gevoelige materie

0

Wie betrokken is bij OR-werk
krijgt te maken met zaken en informatie die vertrouwelijk behandeld dienen te worden.
Sommige zaken vereisen zelfs geheimhouding. Maar wat houdt die geheimhouding
precies in? Wanneer is informatie vertrouwelijk? En hoe dient een OR hier mee om
te gaan?

Vertrouwelijke informatie

Geheimhouding noodzakelijk

Goede afweging

Dubbelrol door functie in bedrijf

Wijken voor een groter belang

 

OR: een democratisch orgaan

 
Iedere OR moet in principe over alle onderwerpen met zijn achterban kunnen praten. Dat is de regel en dat moet ook de drijfveer van de OR zijn. Een democratisch orgaan als de OR heeft dan ook alle belang bij openheid. Sterker nog, openheid is een voorwaarde en norm die altijd moet worden gerespecteerd.

Maar daarmee is de kous niet af. Naast openheid is het namelijk ook nodig sommige zaken en bedrijfsinformatie vertrouwelijk te behandelen, bijvoorbeeld als de concurrentie daar zijn voordeel mee zou kunnen doen. Nog zo’n vanzelfsprekend onderwerp voor geheimhouding zijn persoonlijke gegevens van functionarissen en sollicitanten. Dit soort informatie dient altijd geheim te worden gehouden.

Vertrouwelijke informatie
 
 
De Wet op de ondernemingsraden (WOR) stelt het volgende in artikel 20:
De leden van de ondernemingsraad en de leden van de commissies van die raad, alsmede de overeenkomstig artikel 16 geraadpleegde deskundigen, zijn verplicht tot geheimhouding van alle zaken- en bedrijfsgeheimen die zij in hun hoedanigheid vernemen, alsmede van alle aangelegenheden ten aanzien waarvan de ondernemer dan wel de ondernemingsraad of de betrokken commissie hun geheimhouding heeft opgelegd of waarvan zij, in verband met opgelegde geheimhouding, het vertrouwelijk karakter moeten begrijpen.
 
Wat zegt de WOR?
 
 
Met andere woorden: er zijn duidelijke grenzen als het gaat om het geven van openheid van zaken. Soms is geheimhouding noodzakelijk. De passage ‘alle aangelegenheden (…) waarvan de ondernemer dan wel de ondernemingsraad geheimhouding heeft opgelegd’ gaan over de afspraken die worden gemaakt bij de behandeling van stukken of afspraken die voor een langere periode tussen ondernemingsraad en bestuurder zijn gemaakt en vastgelegd in bijvoorbeeld een convenant.

Ten slotte zegt de WOR: ‘of waarvan zij, in verband met opgelegde geheimhouding, het vertrouwelijk karakter moeten begrijpen.’ Zo’n geheimhoudingsplicht strekt zich dus bovendien uit over een onbekend gebied van onderwerpen, en ook nog zonder dat het uitdrukkelijk hoeft te worden benoemd. 
 
Geheimhouding staat echter op gespannen voet met het principe van ‘vertegenwoordiging’ en democratie. Beide begrippen veronderstellen immers openbaarheid. Het is dan ook zaak dat de OR het wel en wee rondom geheimhouding goed regelt. Zo is het bijvoorbeeld ondenkbaar dat een OR advies uitbrengt over een onderwerp waarover hij de direct betrokkenen niet heeft kunnen raadplegen.

Geheimhouding noodzakelijk
 
Spanning tussen ‘vertegenwoordiging’ en democratie
 
 
 
 
Goede afweging
 
Een OR doet er dan ook goed aan zich eerst eens af te vragen of dit soort vertrouwelijke informatie wel gewenst is. De wet geeft een drietal voorwaarden die houvast kunnen bieden bij deze afweging.
1. Hoe lang geldt de geheimhouding?
Aan alles komt een eind, dus ook aan de noodzaak om informatie vertrouwelijk te houden. Vertrouwelijke vóórinformatie kan de OR helpen alvast een eigen visie te ontwikkelen en een plan van aanpak voor het moment dat de informatie algemeen bekend wordt.
2. Ten aanzien van wie geldt de geheimhouding?
Doorgaans zijn er ook anderen in de organisatie die op de hoogte zijn van de betreffende informatie. Staffunctionarissen, leidinggevenden, enzovoorts. Voor een OR kan het, zeker bij ingrijpende plannen, prettig en nuttig zijn de geheimhouding alvast met enkele anderen te bespreken.
3.  Ten aanzien van wat geldt de geheimhouding?
Als de ‘te treffen maatregelen’ geheim zijn, geldt dit dan ook voor de achterliggende financiële informatie die aanleiding is tot deze maatregelen? Om misverstanden te voorkomen is het goed hier vooraf duidelijkheid over te krijgen.

De OR moet zich vooraf kunnen beraden over het al dan niet accepteren van de vertrouwelijke informatie. Weigeren kan een informatieachterstand veroorzaken. Accepteren kan daarentegen een blokkade opwerpen voor contacten met de achterban. Hierdoor loopt de OR het risico om medeplichtige te zijn. Hoe de keuze ook mag uitvallen, belangrijk is dat er sprake is van een bewuste keuze.
 

Accepteren of weigeren van vertrouwelijke informatie
 
 
Accepteren van vertrouwelijke informatie schept nu eenmaal verplichtingen. Het OR-lid mag deze vertrouwelijkheid niet schenden. Het schenden van geheimhoudingsplicht kan immers ook voor OR-leden een reden voor ontslag opleveren. Daarnaast is een OR gedurende de geheimhoudingsplicht in zekere zin ‘monddood’ gemaakt. Dat hoeft niet onoverkomelijk te zijn, zolang het functioneren van de OR en het vertrouwen van de achterban niet worden aangetast.
 
 
 
Tot dusver gingen we ervan uit dat in het overleg tussen bestuurder en OR vooraf wordt gesproken over het opleggen en al of niet accepteren van geheimhoudingsplicht. Hoewel de WOR inderdaad stelt dat de geheimhouding zoveel mogelijk vooraf moet worden gemeld, kan het ook achteraf. De wet geeft de bestuurder en de ondernemingsraad de mogelijkheid geheimhouding pas ná het verstrekken van de vertrouwelijke informatie in te lassen. Maar let op! Een dergelijke praktijk van de bestuurder verzwakt de positie van de OR als het gaat om het nader invullen van de voorwaarden van de geheimhouding. Van bezinning op de vraag ‘doen we het wel of doen we het niet?’ kan al helemaal geen sprake meer zijn. Het verdient daarom sterk aanbeveling van tevoren met de overlegpartner afspraken te maken die deze situaties uitsluiten.
Sommige OR-leden hebben te maken met een specifiek probleem als het gaat om informatie van vertrouwelijk aard. Dit zijn OR-leden die op grond van hun functie in de organisatie al beschikken over extra informatie van vertrouwelijke aard. Sommigen voelen zich hierdoor opgelaten en bezwaard. Anderen flappen er binnen de OR alles uit en vertrouwen op de zorgvuldigheid van de overige leden. Vaak helpt het wanneer zo’n lid met zijn leidinggevende afspreekt dat deze laatste heel duidelijk aangeeft of informatie vertrouwelijk is. Voor het betreffende lid resteren dan nog volop mogelijkheden om de OR op het goede spoor te zetten, zonder de persoonlijke risico’s die gepaard gaan met ‘schending van vertrouwen’.

Ook kan er een situatie ontstaan waarin de OR meent dat al of niet uitdrukkelijk opgelegde geheimhouding moet wijken voor een groter belang: wetsovertreding, financieel wanbeheer, mismanagement, enzovoorts. De werkgever kan hierop reageren met disciplinaire maatregelen tot en met dreiging met ontslag. De geschiedenis leert dat een OR bij een eventuele procedure voor de kantonrechter veel sterker staat als:
• de OR zoveel mogelijk gezamenlijk is opgetreden;
• de kwestie met alle mogelijke middelen intern in het overleg met de bestuurder aan de orde is geweest. De OR moet en kan zorgvuldigheid betrachten en toch effectief zijn.
 

Dubbelrol door functie in bedrijf
 
Wijken voor een groter belang
 
Zie ook: Geheimhouding in vier stappen.
Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedInEmail this to someonePrint this page

Over Auteur

Redactie ORnet

De redactie van ORnet zorgt er gezamenlijk voor dat jij op de hoogte blijft van van innovatieve, inspirerende en vooral betrouwbare vakinformatie over OR gerelateerde onderwerpen.

Reageer