Werknemers beoordelen met een systeem (deel 2)

3

Flexibele beloning is populair. Werkgevers willen graag een deel van de beloning afhankelijk
maken van de omzetgroei. Of van de daling van ziekteverzuim. Of van het gewenste
gedrag van werknemers. Voor dat laatste is een goed doortimmerd beoordelingssysteem nodig. Helaas schort het daar nogal eens aan.

Laatst was het weer raak. De personeelsvertegenwoordiging van een klein bedrijf kreeg een voorstel voor een beoordelingssysteem van de bestuurder. De indruk was namelijk gerezen dat het voorstel niet helemaal aan de normen voldeed. Dat bleek helaas maar al te waar te zijn. Het werkgeversvoorstel was broddelwerk. De werkgever stelde voor om eens per jaar een serie gesprekken te houden die hij ‘functioneringsgesprekken’ noemde.
 
Informatie inwinnen over werknemers
In die gesprekken moesten leidinggevenden beoordelen hoe hun werknemers functioneerden. Er waren geen formulieren, normen of procedures voorhanden. Ook wilde de werkgever dat de leidinggevenden  informatie over hun werknemers inwonnen bij ‘iedereen die daar iets zinnigs over te vertellen had’. De werkgever was van mening dat de kans dat de uiteindelijke beoordeling een slag in de lucht is, daardoor een stuk kleiner werd. Waarschijnlijk besefte hij niet dat zijn woordkeus niet erg vertrouwenwekkend was…

Aan dit werkgeversvoorstel mankeert alles!
Er is niet vastgelegd op welk gedrag de werknemers worden beoordeeld. Nergens staat welk handelen positief of negatief wordt gewaardeerd. Daardoor is de beoordeling afhankelijk van de algemene indruk van de leidinggevende. naar believen mag hij zijn bevindingen staven bij willekeurige collega’s! Een beroepsmogelijkheid is niet vastgelegd. Overigens zou dat in het voorstel ook weinig zin hebben. Hoe kun je nu in redelijkheid in beroep gaan tegen een indruk?

Met terugwerkende kracht…
Als klap op de vuurpijl wilde de werkgever zijn ‘beoordelingssysteem’ met terugwerkende kracht laten ingaan. Werknemers konden dus beoordeeld worden op hun gedrag in 2004, zonder dat met hen ‘prestatie-indicatoren’ of wat dan ook waren vastgelegd!

Hoe moet het wel?
Allereerst: bij een serieuze beoordeling gaat het erom te komen tot waarderende uitspraken over een werknemer. Een voorbeeld van een gegronde, waarderende uitspraak is: ‘Werknemer Oldhoven beheerst de competentie strategisch handelen op niveau 3, en de competentie organisatiesensitiviteit op niveau 4’. Zo ook: ‘Werknemer Jansen scoort op onderdeel klantvriendelijkheid volgens verwachting’.

Systematiek is een vereiste
Achter zulke beoordelende uitspraken hoort bij beoordelingssystemen een systematiek te liggen. Ruwweg betekent dat dat vooraf is vastgelegd wélk soort gedrag tot wélke beoordeling leidt. Dan valt er ook in redelijkheid over te twisten.

Regels over hulpmiddelen, afspraken en procedures
Daarnaast bevat een beoordelingssysteem altijd regels over hulpmiddelen, afspraken en procedures.
Procedures gaan over de frequentie van de beoordelingsgesprekken en de wijze waarop de werknemer tegen zijn beoordeling in beroep kan gaan.
Hulpmiddelen zijn, bijvoorbeeld, de formulieren die tijdens, voorafgaand aan of na het beoordelingsgesprek worden ingevuld.
Afspraken betreffen de gevolgen van de beoordeling en eventueel de herkansing. Wat gebeurt er bijvoorbeeld als een werknemer lange tijd ziek is geweest of het erg druk had met OR-werk?

Beoordelings- en functioneringsgesprekken
Idealiter maken beoordelingsgesprekken deel uit van een groter geheel van gesprekken tussen werknemer en leidinggevende. Wat vaak gebeurt is dat één keer per jaar een functioneringsgesprek plaatsvindt. Onderdeel van een functioneringsgesprek kan zijn dat de werknemer vastlegt op welke punten hij zich verder wil ontwikkelen. En punten waarop hij beter wil presteren.

Prestatie-indicatoren overeenkomen

Dit onderdeel kan worden aangescherpt door de werknemer en leidinggevende prestatie-indicatoren te laten afspreken. Een beoordelinggesprek dient voorts om na te gaan in hoeverre de voornemens zijn gerealiseerd. Maar het komt ook voor dat ieder jaar het totale handelen van de werknemer, aan de hand van vooraf vastgelegde categorieën, wordt geëvalueerd in een beoordelingsgesprek.

Kwaliteit leidinggevenden is cruciaal!

Beoordelingssystematiek correct invoeren? Daarbij is de kwaliteit van de leidinggevenden cruciaal. Nog steeds zien veel bedrijven onvoldoende in dat leidinggeven een vak apart is dat bovendien specifieke vaardigheden vereist. Bij het voeren van beoordelings- en functioneringsgesprekken gaat het er vooral om dat de werknemer de leidinggevende vertrouwt en dat diens integriteit buiten kijf staat.

Confronteren is prima… maar met respect
De leidinggevende moet enerzijds confronterend kunnen optreden. Anderzijds moet hij of zij dit doen in een sfeer van wederzijds respect. De leidinggevende moet kunnen invoelen welke emoties zijn beoordeling bij de werknemer kunnen losmaken, steun en coaching aanbieden, oog hebben voor verzachtende omstandigheden, maar wel consequent blijven optreden. Het allerbelangrijkst is dat de leidinggevende zonder persoonlijke voorkeuren te laten meespreken optreedt. Hij moet bereid zijn om het bereikte oordeel collegiaal te laten toetsen.

Subjectiviteit is onvermijdelijk
Geen enkel beoordelingssysteem is waterdicht. Altijd blijft een subjectief element over. Een werknemer die vindt dat hij onrechtvaardig behandeld is moet ergens terecht kunnen. Dat kan bij een speciaal beroepscollege, maar ook hertoetsing door een andere leidinggevende is goed denkbaar.

Heldere communicatie voorkomt wantrouwen
Zonder meer fnuikend voor de invoering van beoordelingssystemen is als de werknemers van het bedrijf er wantrouwig tegenover staan. Als ze er een ‘stok om de hond te slaan’ in zien! Heldere communicatie staat daarom voorop.
– wat beoogt de beoordeling?
– welke procedures worden gevolgd?
– welke consequenties hebben ze?
– wat zijn de rechten van werknemers?

Beloning
Vrijwel altijd zijn aan de beoordeling beloningsconsequenties gekoppeld. Daarmee wordt de noodzaak van heldere communicatie en het verwerven van draagvlak nog veel groter. Het is aan te bevelen een paar keer ‘droog te oefenen’ met het systeem voordat het beoordelingsresultaat écht meetelt voor de inkomensverbetering.

Werknemer afhankelijk van het werkgeversbudget?
Om draagvlak te krijgen kan een aantal statements van de directie zeer belangrijk zijn. Er bestaat een veelvoorkomende, niet onterechte angst onder werknemers. Ze vrezen dat de werkgever het van zijn budget laat afhangen hoeveel medewerkers ‘volgens verwachting’ of hoger mogen scoren. Een garantie dat altijd fair zal worden beoordeeld is dan veel waard. Eventueel met de bepaling dat niet kan worden gegarandeerd dat ook altijd het volle pond kan worden uitbetaald.

Heeft de OR bedenkingen?
Het behoeft weinig betoog dat aan het verwerven van draagvlak niet eens hoeft te worden gedacht als de OR of personeelsvertegenwoordiger zich tegen het systeem verklaart of er ernstige bedenkingen bij heeft. De meeste werkgevers begrijpen dit heel goed. De OR of personeelsvertegenwoordiger kan op de invoering van dergelijke HRM-instrumenten dan ook veel meer invloed uitoefenen dan hijzelf vaak doorheeft.

Tips voor de ondernemingsraad

– Let erop dat er voldoende draagvlak is vóór een beoordelingssysteem wordt ingevoerd.
– Let erop dat het systeem voor alle medewerkers duidelijk, doorzichtig en inzichtelijk is.
– Let erop dat de leidinggevenden de vereiste kwaliteiten hebben vóór een beoordelingssysteem wordt ingevoerd. ‘Alle leidinggevenden gaan op cursus’ kan verkeerd vallen. Of nog erger: ‘alle leidinggevenden krijgen een cursus aangeboden’.
– Let erop dat het systeem voorziet in een beroepsmogelijkheid.
– Let er bij invoering op dat vanaf de top wordt gestart: eerst de leidinggevenden zelf!
 

Naar deel 1 van dit artikel>

 

Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedInEmail this to someonePrint this page

Over Auteur

Redactie ORnet

De redactie van ORnet zorgt er gezamenlijk voor dat jij op de hoogte blijft van van innovatieve, inspirerende en vooral betrouwbare vakinformatie over OR gerelateerde onderwerpen.

3 reacties

  1. Graag wil ik u kennis laten maken met ons digitaal beoordelingssysteem, genaamd Trakstar.

    Hoewel dit artikel de voordelen van beoordelen goed representeert, kunt u dit nog gemakkelijker en gestructureerder toepassen binnen uw organisatie met ons digitale beoordelingssysteem Trakstar.

    Beoordelen zal niet meer de vervelende verplichting of dat een momentopname aan het eind van het jaar zijn. Uw managers blijven het hele jaar door in gesprek met de medewerkers en ze zullen beter beargumenteerde beoordelingen maken. Daarnaast stuurt het systeem automatische herinneringen, zodat iedereen op tijd herinnert wordt aan zijn taken en doelstellingen. Tot slot biedt het digitaal opslaan van de beoordelingen de mogelijkheid om beoordelingen direct met elkaar te vergelijken en om trends tijdig te herkennen.

    Dit is slechts een deel van de functionaliteiten van een digitaal beoordelingssysteem. Meer uitleg over deze beoordelingssoftware kunt u vinden op http://www.inkrease.nl.

Reageer