Wie betrokken is bij OR-werk
krijgt te maken met zaken en informatie die vertrouwelijk behandeld dienen te worden.
Sommige zaken vereisen zelfs geheimhouding. Maar wat houdt die geheimhouding
precies in? Wanneer is informatie vertrouwelijk? En hoe dient een OR hier mee om
te gaan?
Maar daarmee is de kous niet af. Naast openheid is het namelijk ook nodig sommige zaken en bedrijfsinformatie vertrouwelijk te behandelen, bijvoorbeeld als de concurrentie daar zijn voordeel mee zou kunnen doen. Nog zo’n vanzelfsprekend onderwerp voor geheimhouding zijn persoonlijke gegevens van functionarissen en sollicitanten. Dit soort informatie dient altijd geheim te worden gehouden.
De leden van de ondernemingsraad en de leden van de commissies van die raad, alsmede de overeenkomstig artikel 16 geraadpleegde deskundigen, zijn verplicht tot geheimhouding van alle zaken- en bedrijfsgeheimen die zij in hun hoedanigheid vernemen, alsmede van alle aangelegenheden ten aanzien waarvan de ondernemer dan wel de ondernemingsraad of de betrokken commissie hun geheimhouding heeft opgelegd of waarvan zij, in verband met opgelegde geheimhouding, het vertrouwelijk karakter moeten begrijpen.
Ten slotte zegt de WOR: ‘of waarvan zij, in verband met opgelegde geheimhouding, het vertrouwelijk karakter moeten begrijpen.’ Zo’n geheimhoudingsplicht strekt zich dus bovendien uit over een onbekend gebied van onderwerpen, en ook nog zonder dat het uitdrukkelijk hoeft te worden benoemd.
Geheimhouding staat echter op gespannen voet met het principe van ‘vertegenwoordiging’ en democratie. Beide begrippen veronderstellen immers openbaarheid. Het is dan ook zaak dat de OR het wel en wee rondom geheimhouding goed regelt. Zo is het bijvoorbeeld ondenkbaar dat een OR advies uitbrengt over een onderwerp waarover hij de direct betrokkenen niet heeft kunnen raadplegen.
Aan alles komt een eind, dus ook aan de noodzaak om informatie vertrouwelijk te houden. Vertrouwelijke vóórinformatie kan de OR helpen alvast een eigen visie te ontwikkelen en een plan van aanpak voor het moment dat de informatie algemeen bekend wordt.
Doorgaans zijn er ook anderen in de organisatie die op de hoogte zijn van de betreffende informatie. Staffunctionarissen, leidinggevenden, enzovoorts. Voor een OR kan het, zeker bij ingrijpende plannen, prettig en nuttig zijn de geheimhouding alvast met enkele anderen te bespreken.
Als de ‘te treffen maatregelen’ geheim zijn, geldt dit dan ook voor de achterliggende financiële informatie die aanleiding is tot deze maatregelen? Om misverstanden te voorkomen is het goed hier vooraf duidelijkheid over te krijgen.
De OR moet zich vooraf kunnen beraden over het al dan niet accepteren van de vertrouwelijke informatie. Weigeren kan een informatieachterstand veroorzaken. Accepteren kan daarentegen een blokkade opwerpen voor contacten met de achterban. Hierdoor loopt de OR het risico om medeplichtige te zijn. Hoe de keuze ook mag uitvallen, belangrijk is dat er sprake is van een bewuste keuze.
Ook kan er een situatie ontstaan waarin de OR meent dat al of niet uitdrukkelijk opgelegde geheimhouding moet wijken voor een groter belang: wetsovertreding, financieel wanbeheer, mismanagement, enzovoorts. De werkgever kan hierop reageren met disciplinaire maatregelen tot en met dreiging met ontslag. De geschiedenis leert dat een OR bij een eventuele procedure voor de kantonrechter veel sterker staat als:
• de OR zoveel mogelijk gezamenlijk is opgetreden;
• de kwestie met alle mogelijke middelen intern in het overleg met de bestuurder aan de orde is geweest. De OR moet en kan zorgvuldigheid betrachten en toch effectief zijn.
Geef een reactie