Heerst Big Brother op de werkvloer?

Eén blik online, in de kranten en de jurisprudentie leert ons dat privacy in toenemende mate een hot topic is geworden. Welke taak heeft de ondernemingsraad?

De WOR bepaalt dat de ondernemer instemming nodig heeft voor elk voorgenomen besluit tot vaststelling, wijziging of intrekking van ‘een regeling omtrent het verwerken van alsmede de bescherming van de persoonsgegevens van de in de onderneming werkzame personen.’

Ondernemer moet altijd langs de or

Eigenlijk komt het erop neer dat de ondernemer voor ieder voornemen waarmee de privacy van werknemers is gemoeid, langs de or moet. Dit geldt dubbel als sprake is van een regeling ‘inzake voorzieningen die gericht zijn op of geschikt zijn voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van de in de onderneming werkzame personen.’ Dat is immer een aparte categorie die ook onder het instemmingsrecht van de or valt. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het gebruik van camera’s op de werkvloer.

 Op WOR in de praktijk vind je alles wat je moet weten over het instemmingsrecht

Regels voor cameratoezicht

Wil de bestuurder cameratoezicht invoeren, let dan op de volgende regels:

• Excessief gebruik is niet geoorloofd;
• Passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen worden gehanteerd voor de gegevensverwerking als gevolg van het toezicht. De Autoriteit benadrukt dat voor een blijvend passend beveiligingsniveau de inbedding van een ‘plan-do-check-act cyclus’ noodzakelijk is. Kort gezegd komt dit erop neer dat risico’s vooraf moeten worden geïnventariseerd en beoordeeld en dat na implementatie regelmatig moet worden gecontroleerd en geëvalueerd (zijn de maatregelen nog voldoende, zijn er nieuwe mogelijkheden op de markt, etc.);
• Er is voldaan aan de verplichting om de voorgenomen gegevensverwerking in verband met cameratoezicht te melden bij de Autoriteit, vóórdat de camera’s worden ingezet. Melding is niet verplicht indien de verwerking binnen de kaders van artikel 38 Vrijstellingsbesluit WBP blijft (bijvoorbeeld als het cameratoezicht enkel wordt gebruikt voor de bescherming van de veiligheid en de beelden niet worden gedeeld buiten de onderneming, tenzij wettelijk verplicht);
• Betrokkenen (werknemers, klanten, bezoekers) zijn geïnformeerd dat cameratoezicht wordt toegepast, voor welke doeleinden dit gebeurt en wie daarvoor verantwoordelijk is. Uitgezonderd is de situatie dat informatieverstrekking onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning vergt. Dit mag niet lichtvaardig worden aangenomen. Zelfs in een winkel kan nog altijd met informatiebordjes voor de klant worden gewerkt;
  de persoonsgegevens als gevolg van cameratoezicht niet langer worden bewaard dan noodzakelijk voor de nagestreefde (en vooraf gecommuniceerde) doeleinden. De Autoriteit accepteert een algemene bewaartermijn van vier weken. Langere retentie is toegestaan als dit bijvoorbeeld nodig is voor het afhandelen van een geconstateerd incident;
• De or moet zijn instemming hebben verleend.

Dit is een samenvatting van het artikel Beteugel jij het toezicht van Big Brother? Lees het volledige artikel in OR informatie 9/2016. Auteur Ilya Hoekerd is advocaat bij Baker & McKenzie Amsterdam NV

Tip! Leer alles over medezeggenschap in privacyverband tijdens de OR informatie Workshopdagen