De moderne mens wordt meer in beslag genomen door mobiel en digitaal verkeer dan ooit. Een lust met vele mogelijkheden, maar ook een opslurper van tijd en aandacht. Dit artikel biedt tips en or-tools in het omgaan met de ‘verslaving’ aan prikkels en het gevaar van versnippering van tijd en taken van leden van de ondernemingsraad.
Door Walter van der Ploeg
Prikkels van sociale media als Whatsapp, Snapchat, Facebook maar ook e-mail kunnen verslavend werken. Net als bij lichamelijk verslavende middelen wordt bij gebruik van sociale media het beloningscentrum in het brein geactiveerd door adrenaline, endorfine en dopamine, stofjes met een aantrekkende en verslavende werking.
In werk- en or-verband kunnen sociale media van nut, maar ook tot last zijn: het gebruik ervan kan dwangmatig worden. De vraag is of dit gebruik bestreden moet worden; het moet in ieder geval gehanteerd worden. De meest simpele aanpak: telefoons uit tijdens besprekingen, in ieder geval gedurende een bepaalde tijd. Weten wanneer de prikkel weer beschikbaar is, geeft rust.
Overtuigende uitstraling ondernemingsraad
In situaties dat de ondernemingsraad overtuigend moet overkomen bij zijn gesprekspartners, is het belangrijk om voldoende tijd te nemen voor voorbereiding. Zonder grondig doorspreken van de strategie bereik je minder goed je doelen.
Wat wil je precies bereiken, hoe wil je het gesprek aangaan, waarop te anticiperen, wat is ‘plan B’, etcetera. Vaak kun je niet volstaan met het ‘delegeren’ aan dat ene lid of de voorzitter die het voorbereid heeft.
Tools tijdsdruk en infostress
Meer tijd investeren in de ondernemingsraad is niet altijd nodig. Slimmer en bewuster gebruiken van tijd levert ook veel op. Hieronder praktische tips voor de ondernemingsraad om efficiënt goed werk te leveren.
- Polls
Polls op het intranet geven snel een reactie van de achterban. Plaats één of enkele goed gestelde vragen tegelijk.
- Luchtige berichtjes
Gebruik media als Yammer, WhatsApp etcetera voor korte berichtjes, grapjes, filmpjes etcetera. Spreek af welk medium je voor de meer zakelijke communicatie gebruikt.
- Regie voeren
Leden mogen gerust korte berichtjes sturen, maar iemand moet regie voeren. Spreek af wie. Vergelijk met projectmatig werken: zonder projectleiding en regie wordt het niets.
- Visie geeft richting
Werk een visie van de ondernemingsraad uit en formuleer enkele concrete doelen en speerpunten. Zorg dat het or-werk hieraan opgehangen wordt. Het geeft richting, juist wanneer de communicatie vluchtiger dreigt te worden.
- Tools
Maak groepsmailboxen in Outlook. Maak 1 persoon (de secretaris?) verantwoordelijk voor het archiveren.
- Meer tools
OneNote is voor sommigen een ideale opslagplek voor krabbels, geheugensteuntjes, notities en meer. Machtig primair de or-leden. Je kunt selectief groepen toelaten bij bestanden. Met OneNote-apps uit de appstores kun je in principe overal en met ieder apparaat bij je notities. Let op: hou het voor ieder overzichtelijk!
- Gebruik aanwezige kwaliteiten
Laat ‘early adopters’ nadenken hoe nieuwe media in te zetten, naast of misschien in plaats van andere media die gebruikt worden. Zorg dat leden die niet zo handig of snel zijn, ook kunnen meekomen.
- Complementaire kwaliteiten
Sommigen willen snel, anderen willen juist de diepte in. Er zijn vast enkele talenten in je or-team die goed zijn in het onderzoeken van feiten, voorziene en onvoorziene gevolgen, alternatieven, etcetera. Laat deze leden voorwerk en voorstellen doen, met een bondige presentatie of verslag.
- Werkafspraken over besluitvorming
Maak werkafspraken voor welke onderwerpen digitale communicatie afdoende is en voor welke formele vergaderingen gewenst zijn. Maak onderscheid tussen lichte onderwerpen en zaken die een meer afgewogen discussie en besluitvorming vergen. Bespreek dit in de vergadering, of neem meer tijd tijdens een training of heisessie.
- Geen tool maar een werkwijze
Wil je even bij elkaar komen maar niet uitgebreid vergaderen: gebruik ‘stand-up meetings’. Je komt bijeen om kort nieuwe of lopende zaken te bespreken. Niet helemaal doorakkeren, wel vlot afhandelen of afspreken hoe en wanneer het terugkomt.
- De pauzestand
In navolging van onze buurlanden: spreek af om na werktijd niet door te appen of mailen. Net als telefoons uit tijdens besprekingen, geeft het tijd om op adem te komen.
- Timemanagement
Minder in de mode, maar nog steeds nuttig: een cursus timemanagement, liefst met de hele or. Leer met elkaar versnippering van tijd en taken te voorkomen. Doe dat samen in combinatie met het formuleren van visie, concrete doelen en speerpunten. Dat leidt tot meer focus, commitment en richting.
Diepgang gewenst?
In de volgende situaties moet je het niet hebben van simpele tools:
- Voorgenomen besluiten tegen het licht houden: de gevolgen, het besluit zelf, eventuele alternatieven?
- De analyse of het voorgenomen besluit problemen oplost, of juist nieuwe problemen opwerpt
- Eigen vooronderzoek or bij initiatieven en uitwerking van ideeën
- Formuleren van beleidsuitgangspunten door de or.
Walter van der Ploeg is senior trainer/adviseur/(team)coach bij Zuidema Personeelsmanagement & Medezeggenschap BV. walter.vd.ploeg@zuidema.nl
Dit artikel is eerder gepubliceerd in OR magazine.
Meer weten over slim gebruik van or-tools?
Kom naar het congres Medezeggenschap op koers op 2 november en volg bijvoorbeeld de workshop Or-tools van de toekomst, tijd om je toolbox te vernieuwen.
Je maakt onder meer kennis met de meest recente tools in medezeggenschapland en je leert een nieuwe wijze van overleggen.
Geef een reactie