Crisismanagement voor de or: snelheid is nu belangrijk

Om zijn betekenis te behouden in tijden van crisis, moet de ondernemingsraad inleveren op de zorgvuldige procedures. Durf zonder ruggespraak vergaande beslissingen te nemen; snel schakelen is in deze tijd van corona even belangrijker.

 Door Hans van den Hurk

De or-voorzitter van een grote industriële onderneming had zojuist de nachtdienst beëindigd. Hij keek even op zijn horloge. Zeven uur. Mooi op tijd. In de auto checkte hij even de mail. Zijn oog viel op een mailtje met hoge prioriteit aan alle medewerkers.

Afzender: de directie

‘De gezondheid van onze medewerkers heeft voor ons in deze coronatijden topprioriteit,’ stond er. En: ‘Alle medewerkers die niet direct in de operatie zitten, werken tot nader order thuis. Medewerkers voor wie thuiswerken onmogelijk is, bijvoorbeeld wegens gebrek aan een werkruimte, vragen we om in samenspraak met de leidinggevende een oplossing te bedenken. Verder geldt dat we van alle thuiswerkers vragen om met hun leidinggevende afspraken te maken over hun taken en hun bereikbaarheid. Verder mogen zij de werkzaamheden plannen op tijden die hen het beste passen. Dit om de combinatie met kinderen thuis zo soepel mogelijk te maken.’

Formele bedenkingen dienen te worden vermeden

Een wijziging van de werktijdenregeling

Ondanks het vroege uur toetste onze or-voorzitter het nummer in van de bestuurder. ‘Tot vanochtend gelden, op grond van het bedrijfsreglement, vaste werktijden voor alle medewerkers,’ zei hij. ‘Als mensen massaal thuis moeten werken en ze zelf mogen weten wanneer ze werken, is dat een wijziging van de werktijdenregeling. En dat is instemmingsplichtig. En heb je wel aan de arbo-aspecten van thuiswerken gedacht? Komt er een RI&E voor de thuiswerkers?’

Een acute noodmaatregel uitstellen?

De bestuurder was even stil. Toen zei hij: ‘Je wilt me toch niet serieus vertellen dat we een acute noodmaatregel moeten uitstellen omdat de or een instemmingsprocedure wil? Ik kan me niet heugen dat de or ooit een instemmingsvraag afhandelde binnen twee maanden! Dat kunnen we de medewerkers toch niet aandoen? Kunnen we dit niet anders regelen? Ik ben best bereid om de or daarvoor extra te faciliteren. Kunnen we er niet vanavond onder een diner over praten?’

‘Daar kan ik niet alleen over beslissen,’ zei de or-voorzitter. ‘Ik moet dat eerst in het DB bespreken, en waarschijnlijk met de hele or.’ De bestuurder zei niets meer, maar belde een uur later terug.

‘Mijn jurist vertelt me dat de maatregel niet instemmingsplichtig is, omdat het een tijdelijke maatregel is,’ zei hij. ‘Ik voer het besluit dan ook onverkort door.’  De or -voorzitter riep daarop de or met spoed bijeen en belde zijn vaste adviseur.

• Tip! De Or wetgeving en actualiteitendag op 10 juni is een live online seminar dat je helemaal op de hoogte brengt van de nieuwe wet- en regelgeving en de laatste ontwikkelingen, ook met betrekking tot corona.

Ondernemingsraden werden verrast

Deze gebeurtenis stond de afgelopen weken niet op zichzelf. Vanaf het moment dat duidelijk werd dat het coronavirus niet halt zou houden bij onze landsgrenzen, werden ondernemingsraden verrast door maatregelen waarvan zij zich afvroegen of die niet aan hen zouden moeten worden voorgelegd.

Op internet verschenen binnen enkele dagen vele artikelen waarin werd beargumenteerd waarom maatregelen als werktijdverkorting of thuiswerken wel of niet instemmingsplichtig zouden zijn. Het was voor menig or-lid niet eenvoudig om te moeten kiezen tussen adequaat handelen in crisistijd enerzijds en het vasthouden aan or-rechten anderzijds.

• Lees ook: Noodmaatregel overbrugging voor werkgelegenheid: instemmingsplichtig?

Crisismanagement voor de medezeggenschap

In dit artikel gaat het niet om de vraag òf deze of gene maatregel instemmingsplichtig is. Het gaat erom wat wijs handelen is als de bestuurder een vergaande maatregel neemt. Zeg maar: crisismanagement voor de medezeggenschap.

Hoe ziet dat eruit?

In de eerste plaats is van cruciaal belang dat de ondernemingsraad zich realiseert dat de gebruikelijke or-procedures niet werken in crisistijd. Dat is zo voor de tijd dat het coronavirus heerst, maar in gelijke mate in tijden van dreigende faillissementen of vijandige overnames.

Dan is snelheid van handelen, voortvarendheid, geboden. En dat verdraagt zich niet met het zorgvuldig componeren van een advies- of instemmingsvraag, waar de or de eerstvolgende vergadering over spreekt, en na een OV-vergadering tot een oordeel komt.

Inleveren op de gebruikelijke zorgvuldige procedures

De enige manier voor de ondernemingsraad om in crisistijd zijn betekenis te houden, is om in te leveren op de gebruikelijke zorgvuldige procedures – hoe paradoxaal dat ook klinkt.

Crisismanagement voor de medezeggenschap heeft twee facetten: de verhouding tot de bestuurder en de onderlinge verhoudingen in de or.

De bestuurder heeft recht op een doeltreffende reactie

De bestuurder die bereid is om in crisistijd royaal af te stemmen met zijn or, heeft recht op een snelle en doeltreffende reactie op zijn voorstellen.

Doeltreffend betekent in dit verband, dat de or bondig zijn mening geeft over de hoofdlijnen van een voorgenomen directiebesluit. Dus in een kort statement weergeeft of hij het voorgenomen besluit gewenst vindt, welke aanvullingen en correcties hij ziet, eventueel aangevuld met eigen ideeën of initiatieven.

De focus van de or hoort te liggen op het naderbij brengen van een gewenst resultaat. Formele bedenkingen, zoals het ontbreken van een correct instemmingsverzoek of het niet kunnen nemen van een besluit omdat het reglement van de or dat blokkeert, dienen tot het uiterste te worden vermeden.

• Lees ook: Dossier Coronavirus van Kennisbank or in de praktijk

Face to face afstemmen

Het is daarnaast zeer aan te bevelen dat de bestuurder en de or even face to face afstemmen. Omdat niet voortdurend alle or-leden kunnen worden vrijgemaakt, zal die afstemming met name plaatsvinden tussen de bestuurder en een afvaardiging van de or. Als de or een dagelijks bestuur (DB) heeft, is dat doorgaans de aangewezen partij.

Wat vergt dit facet van de or? Vertrouwen in de bestuurder, al is dat maar voor het moment. Verder korte lijnen tussen de bestuurder en de afvaardiging van de or, informele werkwijzen, de wil om snel te kunnen schakelen, via telefoon of andere digitale wegen. De durf om akkoord te gaan met een maatregel zonder dat de achterban of zelfs maar de voltallige or geraadpleegd is.

De or-leden onderling

Crisismanagement voor de medezeggenschap heeft voor de or-leden vergaande consequenties. De belangrijkste daarvan is dat de or-leden afstand doen van de gedachte dat ieder or-lid recht heeft op een inbreng voordat de or een besluit neemt.

De or-leden kunnen afspreken om zeer geregeld een forum te raadplegen, waar ieder een boodschap op kan achterlaten. Denk aan de mail, een groepsapp of een soortgelijk digitaal medium.

De or-leden die geregeld met de bestuurder communiceren, zetten een verslagje op dat forum. Wie commentaar of aanvullingen heeft geeft die per omgaande, wie dat niet kan staat even buiten spel. Ook voor de or zelf geldt dat het resultaat moet tellen, en dat alle formaliteit even moet worden vergeten.

Een groot vertrouwen in de afvaardiging

Wat vergt dit tweede facet van de or? Het vraagt dit: een groot vertrouwen in de afvaardiging die met de bestuurder praat, het vermogen om snel op de hoofdlijnen te reageren, en het geven van erg weinig prioriteit aan formele processen. En, ook hier, de durf om zonder ruggespraak vergaande beslissingen te nemen.

Vertrouwen in de bestuurder, vertrouwen in elkaar, korte lijnen, lak aan formaliteiten, snelle digitale besluitvorming … Misschien voelt dit wel zo goed dat we er na de crisis mee door willen gaan.

Hans van den Hurk is auteur en adviseur van ondernemingsraden.

Lees ook:

• ‘Or, bewaar de rust en blijf kritisch over arbeidsrechten’
• Noodmaatregel overbrugging voor werkgelegenheid: instemmingsplichtig?
• Or-communicatie in tijden van crisis
• Coronacrisis en de maatregelen: wat de or moet weten