Online-trainingen voor de or: effectief en efficiënt, maar …

Nederland is massaal overgestapt op online vergaderen nu fysieke bijeenkomsten tijdelijk geblokkeerd zijn. En hoe zit het met online trainingen voor de ondernemingsraad, wat zijn de ervaringen daarmee? Dat vroegen we begin mei, via e-mail, aan vijf or-trainers. Het rendement van online-leren is vaak hoog, zo blijkt. Maar er zijn ook bedenkingen.

Door Jac. Janssen, met bijdragen van trainers Rob van Etten en Hans Hautvast, Saskia Reijnen, Rob Latten en Tineke Visser

De fysieke ontmoeting is voor leerprocessen belangrijker dan we aannemen

Rob Latten, Rob van Etten en Hans Hautvast trainen sinds kort online. Hautvast: ‘omdat de klant erom vroeg en omdat we al langer experimenteren met (milde) vormen van online leren.’

Saskia Reijnen is sinds 2012 bezig met de ontwikkeling van nieuwe media en online toepassingen voor de or, zowel voor training als voor de communicatie van de ondernemingsraad met de achterban. ‘Online trainen is effectief, je kunt focussen op de kern. En het is efficiënt, want het kost veel minder tijd, zeker in de zorg waar tijd/werkdruk altijd een thema is en nu al helemaal.

Je moet alle middelen aangrijpen die er zijn. Het is niet het één of het ander, je kunt een goede mix maken van online en fysiek leren. Uit onderzoek* blijkt trouwens dat het rendement van online trainingen hoog is.’

Tineke Visser had ook al ervaring met online trainen: ‘Sowieso als docent voor de Haagse hogeschool voor het vak presenteren, we gingen daar online lesgeven omdat de school dichtging. Maar ook voor een kick-off WOR, ter vervanging van een ‘live’ WOR-basistraining voor nieuwe leden.’

 

Tip: De Or wetgeving en actualiteitendag op 10 juni, een live online seminar, brengt je helemaal op de hoogte van de nieuwe wet- en regelgeving en de laatste ontwikkelingen, ook met betrekking tot corona.

Werkte je al langer met online-trainingen of gebruik je hiervoor een speciaal ‘format’?

Visser: ‘Nee, nu noodgedwongen, ik zag het nooit zo zitten maar moest nu wel. Ik gebruik een format van reguliere training, maar eventueel met extra instructie vooraf voor deelnemers.’

Rob Latten: ‘Onze branche is niet ingericht op online-trainingen. De doelgroep is hier vaak niet voor te porren en ze hebben er niet alleen moeite mee, maar vinden het ook gewoon niet leuk.

Daarnaast zijn er veel trainingen die vooral met elkaar moeten plaatsvinden, zoals voor vaardigheden. We moeten voor ogen houden dat dit een noodoplossing is en dat niet alles online kan.’

Een vaste methodische opbouw

Reijnen: ‘Voor online-trainingen heb ik geen specifiek format, maar de training heeft wel een vaste methodische opbouw. Eerst een ‘tech-check’; ik loop met de deelnemers de functionaliteiten door. Ik besteed aandacht aan de breakoutrooms** want daar maak ik veel gebruik van.

Maar ook alle digitale hulpmiddelen zet ik in, zoals Kahoot en Mindmap. Dan is er de interactieve kennismaking, en bespreken we programma, doelen, spelregels en de uitgangspunten: samen leren en zelfwerkzaamheid. Daarna ga ik pas aan de slag, in blokken van 1,5 uur met daarna een pauze.’

Van Etten en Hautvast hebben een platform voor online-trainingen in de markt gezet, NIVOR. ‘Dat bestaat uit een Netflix-achtige omgeving met e-learnings van verschillende aanbieders, met de mogelijkheid van online coaching. NIVOR is sterk gericht op individueel leren. Ook bestaat de mogelijkheid om vragen te stellen aan en ervaringen uit te wisselen met andere or-leden die lid zijn van het platform.

 

‘E-learning is nog niet echt aangeslagen in de MZ-wereld’

‘Veel or-trainingen zijn collectief ingestoken, terwijl de kennis en ervaring binnen een or vaak sterk verschilt. De noodzaak voor individuele training en (bij-)scholing zou dus groter kunnen zijn. Maar e-learning is tot op heden nog niet echt aangeslagen in de MZ-wereld. Wij verwacht(t)en niet dat online-trainingen dat wel massaal gaat doen.

Nu geven we, door corona gedwongen, soms onlinetrainingen met een vergaderplatform als MS Teams, Zoom of Google Meet, afhankelijk van de voorkeuren of eisen van onze klanten. Bij deze platforms kun je ook PowerPoint-presentaties delen en bijvoorbeeld gebruikmaken van tools als Kahoot, Mentimeter en dergelijke.

In feite gebruiken we een simpel ‘lesformat’, waarbij we een stukje uitleg geven en met Mentimeter de gelegenheid bieden voor respons, waarbij ook in groepjes kan worden overlegd. We gebruiken zulke tools ook om het geleerde te toetsen, bijvoorbeeld in de vorm van een quiz.’

Van Etten en Hautvast gebruiken in hun trainingen al langer digitale tools, en kunnen die nu ook goed toepassen in de online-trainingen.

‘Het gaat met name om de kunst van de interactie’

Een online-training is heel wat anders dan een fysieke training en je kunt deze niet één op één overnemen, stelt Saskia Reijnen. ‘Het gaat met name om de kunst van de interactie en om deze optimaal in te bouwen in je training. Je moet gebruik maken van veel verschillende werkvormen en dit vooraf bedenken en uitwerken in een draaiboek.

Je moet terughoudend zijn met informatie; alleen de hoofdthema’s doceren en max 10 minuten; steeds structuur en overzicht bieden.’

Kleine korte sessies

‘Het is niet alleen een technisch verhaal’, zegt ook Latten: ‘Het moet onderwijskundig en didactisch anders: kleine korte sessies, die je vervolgens met interactievere momenten moet inrichten. Van opdrachten gezamenlijk tot uit elkaar in break out-rooms, een quiz, enzovoort.

Ik werk nu bijvoorbeeld met een starttraining van 4 x 2 uur online les, met een tussenliggende periode. Er wordt veel meer voorbereiding van de mensen verwacht. Je moet veel zelf doen en vervolgens in de onlinesessie met elkaar.

Iedereen wilde in het verleden echt naar een online leeromgeving … dus met allerlei learning managementsystemen (LMS’en); veel te veel en te groot. Nu moet iedereen veel sneller en makkelijker nadenken en zullen die grote LMS’en wel minder de voorkeur krijgen.’

Visser: ‘Ik heb Zoom-webinars gevolgd over online lesgeven, en vooral gekeken hoe je het interactief kunt maken, met ruimte voor uitwisseling tussen deelnemers. Met praktische tips, dus niet voor een volle boekenkast gaan zitten; goede wifi en geluid. Ik werk bij voorkeur met oortjes.’

• Tip! Met de kennisbank OR in de praktijk heb je altijd toegang tot een schat aan tools, adviezen en artikelen. Nu met vrij toegankelijk Coronavirusdossier. Neem nu een abonnement met 50% korting!

Welke media of apps gebruik je daarvoor en waarom heeft dat je voorkeur?

Zoom*** en Teams worden het meest genoemd. ‘Daarvoor is geen extra software bij de klant nodig, je kunt met grote groepen tegelijk werken en je kunt als trainer je scherm delen met iedereen. Dat biedt de mogelijkheid voor ondersteuning met Powerpoint, Youtube en andere op interactie gerichte tools,’ melden Hautvast en Van Etten. Visser vindt Zoom gebruiksvriendelijk en ‘handig met polls en subruimtes.’ Reijnen noemt daarnaast Webex en Skype (voor adviesgesprekken).

Latten merkt dat het verschilt per klant. ‘Juist dit maakt het zo ingewikkeld. Eigenlijk was ik al bezig om langzaam meer online te gaan, maar niemand wilde en het vorderde maar langzaam. Nu is er een soort van ‘big bang’ en moet iedereen, en nu blijkt dat de infrastructuur niet goed is in heel Nederland.’

De wifi kan het niet aan

‘De wifi kan het niet aan (als mijn kinderen thuis zijn wordt het lastig). IT-afdelingen die echt doorslaan in het reguleren.’ Hij ziet dat meestal MS Teams wordt gebruikt. ‘Probleem van Teams is dat het weer veel te groot en omvattend is, waardoor het een chaos wordt. Het vergt veel capaciteit van de computer, dus het is ook een kwestie van organiseren.’ Whereby of whatsapp kunnen een alternatief bieden bij vergaderingen.

Hoe werkt het in de praktijk? Tegen welke beperkingen liep je aan?

Latten noemt als belangrijkste beperking de ICT-omgeving. ‘En dan het feit dat je bij verschillende klanten in verschillende protocollen terechtkomt, en dus vaak en flexibel moet schakelen.’

Or-leden zijn vaak niet gewend met ICT te werken. ‘Iedereen komt met goede oplossingen of ideeën en zoekt door de bomen maar het goede bos. Zeker als ICT-beheer zich ermee gaat bemoeien loopt het nog meer op, omdat we nu niet de tijd hebben om rustig te kijken naar beheer.’

Hautvast & Etten: ‘Het blijkt dat in de praktijk nog niet elke werknemer de beschikking heeft over een digitaal scherm. Wij hadden daar geen last van, maar mensen gebruiken wel vaak hun eigen tablet of mobieltje; dat biedt een beperkt scherm. Mensen moeten regelmatig ook eerst nog zaken installeren voordat ze kunnen deelnemen.’

De spanningsboog is kleiner dan bij fysieke trainingen

‘Verder is natuurlijk het echte fysieke samenzijn afwezig; je ziet mensen maar beperkt. Non-verbale communicatie is daardoor moeilijker te zien. Bovendien blijkt de spanningsboog veel kleiner dan bij fysieke trainingen. Het kan dus geen hele dag(-en) duren, maar dat kun je oplossen door met blokjes te werken en opdrachten tussendoor.’

Visser ervoer dat anders: ‘Eigenlijk vielen de beperkingen mee, een enkel or-lid had bijvoorbeeld geen camera op de pc, of een student had slechte wifi.’

Reijnen evenzo. ‘Laat je niet verrassen en bereid (de deelnemers) goed voor. Voor mij persoonlijk is het niet geschikt voor procesinterventies of teambuilding. Verder heb ik al mijn presentaties flink omgebouwd zodat ze rustiger zijn en kernachtiger. De beleving is echt anders in een zaal met presentatie op een scherm dan op je computerscherm.’

Zijn er ook voordelen? Welke springen eruit?

Reijnen is enthousiast: ‘Kennisoverdracht en de verwerking lopen super. Ik heb de indruk dat de deelnemers in een halve dag meer leren dan in een hele dag fysieke training. Als adviseur kan ik online aansluiten om de advies/instemmingsaanvragen te bespreken.’

Ook Visser is niet ontevreden: ‘Je wordt gedwongen kort, krachtig en heel duidelijk dingen uit te leggen, bondig. Ik kreeg van studenten een compliment, zij vonden korte lessen prettiger.’

Latten: ‘Het is op den duur wel efficiënter. We vergaderen sneller en komen sneller tot de kern. Het overleg gaat beter. Maar voor echt trainingen geven is dit niet het alternatief. Dan moet het toch een combinatie blijven.’

Genoodzaakt om meer to-the-point te werken

Van Etten en Hautvast zien als belangrijkste voordeel het wegvallen van de reistijd. ‘Meer losse leermomenten kunnen ook bijdragen aan een gerichtere ontwikkeling van de or. Je kunt de vorderingen ook meer volgen. Wellicht is ook de concentratie groter: door de kortere tijd ben je genoodzaakt om meer to-the-point te werken.

Als je de training invult door on- en offline-periodes, heb je meer gelegenheid om individueel te werken: tijdens de (collectieve) offline tijd, kun je individuele mensen coachen, vragen beantwoorden en dergelijke. Dat zou de individuele leercurve kunnen versnellen. Wij streven ernaar dat or-leden hun leerbehoeften meer individueel kenbaar maken. Dat gebeurt nog te weinig in het traditionele aanbod.’

Wat zijn de reacties van de deelnemers?

Visser: ‘Positief, ook de training WOR-basis ging erg leuk. De start was wat gedoe, mijn Teams werkte eerst niet lekker, uiteindelijk via het account van de klant ging het wel goed.’

Van Etten en Hautvast: ‘Deelnemers vinden het best leuk – vooral vanwege de nieuwe ervaring die ze opdoen en het kleinere tijdsbeslag. Eén groep zag het als een mogelijke invulling van ‘just-in-time-learning’: we zitten nu met een vraag en willen zo spoedig mogelijk antwoord! Met online kun je desnoods ook ’s avonds bij elkaar zitten. Tegelijkertijd merken de meeste ondernemingsraden wel op dat ze het echte contact missen, dat het non-verbale contact via de digitale middelen toch ontbreekt.’

Reijnen: ‘Heel positief, de tijd vliegt en ze vinden het leuk en vooral ook heel leerzaam.’

Latten: ‘Bij een webinar is het altijd wel prima. Dat is beperkt tot een korte krachtige sessie. De starttrainingen worden ook als goed ervaren. Wel moeten de or-leden nu meer zelf werken: minder ontvangen en meer actief zijn, dat zijn ze niet gewend. En je moet een trainer hebben die online kan activeren en minder vertellen. Als die randvoorwaarden goed zijn, heb ik alleen maar goede ervaringen gehoord (buiten de ICT).’

Blijf je dit doen nadat de beperkingen zijn opgeheven, en waarom wel/niet?

Visser: ‘Tja, geen idee, ik heb nu ook online coaching gedaan, best oké. Ook online vergaderen ging goed via Zoom.’

Latten: ‘Voor een deel wel, bijvoorbeeld om af te stemmen, maar voor een deel ook niet. Onze trainingen zijn beter en handiger met elkaar in een lokaal, of het nu kennis opdoen is of opstarten of een vaardigheid. Het is ook een groepsproces en dat vergt gewoon elkaar zien.
Maar kleinere onderdelen lijken goed online te borgen. Zo ga ik bij mijn studenten ook anders te werk: we maken een Powerpoint, les of college, zetten die op internet (de leeromgeving) en als we les hebben, gaan we ervan uit dat ze zich hebben voorbereid. Dan kunnen we actiever aan de slag op de training zelf.’

Reijnen: ‘Zeker! Het is en/en. Online-training is een krachtig leermiddel om te combineren met fysieke trainingen. Dus ik ga nog meer blended learning aanbieden.’

‘Leren staat in onze visie niet gelijk aan trainen’

Van Etten en Hautvast denken dat er een goed aanbod mogelijk is, als aanvulling op de reguliere opleiding en advies. ‘Leren staat in onze visie niet gelijk aan “trainen”: wij coachen ondernemingsraden vooral in het toepassen van wat je aangeboden krijgt tijdens cursussen van ons of van anderen. En we gebruiken daarvoor al langer digitale tools, vooral voor de tussentijdse coaching-momenten.’

De fysieke ontmoeting en leerprocessen

‘Wellicht dat er nu ook meer vraag komt naar video-conferencing, waarbij het niet uitmaakt of dat voor een groep of individueel is. Voor de klant kan het een kostenbesparing opleveren, omdat reis- en accommodatiekosten wegvallen. Maar we moeten niet te hoge verwachtingen hebben. Na de vorige crisis was de verwachting dat e-learning een hoge vlucht zou nemen, mede uit kostenoverwegingen. Het blijkt dat de fysieke ontmoeting voor leerprocessen veel belangrijker is dan we steeds aannemen.

Wat dat betreft zou ook eens goed naar het reguliere onderwijs gekeken moeten worden. Daar zit de generatie die met nieuwe (online) leermethodes onbevangen kan kennismaken. Slaat het daar aan? Gaan docenten meer online doen? Wat is hun ervaring met onderwijs-op-afstand tijdens corona? Wij zijn daar erg benieuwd naar.’

Welke andere ervaringen wil je hierover kwijt?

Visser: ‘Nu je wel online moet trainen, brengt het ook veel, ook veel collegialiteit om een en ander uit te wisselen. Maar ik hoop toch weer gauw live te kunnen, in een ambiance van bossen en een leuk conferentiecentrum met meer rust en stilte; Zoomsessies zijn erg intensief.’

Latten: ‘We zijn mensen, die hebben behoefte aan contact. Daarom zal online trainen vooral een extra zijn. Maar het is niet de heilige graal. Het is dat we gedwongen zijn om nu snel te reageren, maar een deel zal teruggaan. En ik dacht dat we qua IT goed waren in Nederland, maar nu blijkt dat we toch echt nog helemaal niet zover zijn.

Vroeger dachten we dat we geen papier meer zouden hebben met digitaal werken. Niets is minder waar, en dat is ook logisch. Soms mis je online het overzicht, het contact. En wat nog lastig is: we moeten nu op afstand door iemand geholpen worden anders te werken. Je moet goed begeleid worden en dat kan online minder goed. Dus als we weer normaal kunnen gaan werken, kunnen we voor sommige delen wel zo blijven werken, maar vooral als we het goed uitleggen en mensen begeleiden.’

‘Ondernemingsraden moeten online-trainingen omarmen’

Reijnen zet haar aandachtspunten op een rij:

• ‘Ondernemingsraden moeten online-trainingen omarmen om zo effectiever en efficiënter met tijd en middelen om te gaan. Db-leden zouden zich ook moeten scholen om online de vergadering te leiden en deze interactief en aantrekkelijk te maken (wat een tijd en geld bespaar je!).
• Een online programma kan iedereen gebruiken, maar het gaat vooral om de methodische kwaliteiten van de trainer/begeleider.
• De grootste ‘klacht’ is dat online intensiever is dan fysiek. Misschien kunnen we dat omdenken. Je leert gewoon veel in korte tijd, en dat kost energie. Menig or-lid is ook vermoeid na een fysieke training. En nogmaals, het hangt veel af van de aanpak van de trainer.
• Oh ja, ik krijg soms vragen of de prijs dan ook lager is omdat er geen locatiekosten zijn. Huh nee, zeker niet. Het aantal voorbereidingsuren is vele malen hoger dan voor een reguliere training. Kwaliteit heeft nu eenmaal een prijs en dan weet je dat het goed is!’

Lees ook:

• Crisismanagement voor de or: snelheid is nu belangrijk
• Coronacrisis en de maatregelen: wat de or moet weten
• Gezond werken: tips voor thuis en op het werk
• Een slim scholingsplan voor de or in 5 stappen

 

*Bron: Open Universiteit; online modules Digitale didactiek, www.ou.nl

** breakoutrooms: je kan de groep opsplitsen in aparte online subruimte(s)

*** Van Zoom zijn klachten over veiligheid en privacy bekend, en ook dat organisaties zoals scholen daarom andere systemen gebruiken.