Omgaan met geheimhouding: 10 tips voor de or

Geheimhouding kan een rol spelen bij onderwerpen die op het bordje van de ondernemingsraad liggen. Soms is het begrijpelijk en redelijk; maar soms komt een goede afweging door de or in het gedrang. Zijn er grenzen aan het opleggen van geheimhouding door bestuurders? Die zijn er zeker. De ondernemingsraad hoeft geheimhouding niet altijd (helemaal) te accepteren.

Door Walter van der Ploeg

In sommige organisaties is het bijna standaard: adviesaanvragen worden onder geheimhouding aan de or voorgelegd. Soms het gehele adviestraject, totdat het definitieve besluit door de directie in de onderneming gecommuniceerd wordt.

Algemene geheimhoudingsverklaring

Nog sterker: in sommige organisaties wordt aan or-leden gevraagd een algemene geheimhoudingsverklaring of NDA (non-disclosure agreement) te ondertekenen. Of de geheimhouding wordt in de or-reglementen als standaard opgenomen. Dat brengt grote problemen voor het goed functioneren van de or met zich mee.

• Tip: Meer weten over omgaan met geheimhouding, informatierecht en achterbancontact? Tijdens de digitale  Landelijke Or-dagen (25 en 26 november) wijdt advocaat Martijn Vaessen er een speciale sessie aan.

Argumenten om zaken geheim te houden

Veel voorkomende redenen voor geheimhouding zijn: beursgevoeligheid van de informatie of angst voor concurrentie van andere bedrijven. Financiële cijfers worden ook vaak als vertrouwelijk bestempeld. Het meest genoemd is angst voor onrust in het bedrijf. Wordt het ook vaak in jouw organisatie gezegd: ‘het geeft anders te veel onrust’?

Last van geheimhouding

De meeste ondernemingsraden hebben last van de geheimhouding. Het leidt tot minder diepgaande beoordeling van de directievoornemens, omdat deskundige of betrokken collega’s niet kunnen worden geraadpleegd.

De achterban kan de or niet goed volgen of heeft zelfs kritiek op de opstelling van de or. Het leidt dikwijls tot verdeeldheid in de or. Wanneer alleen de voorzitter zaken in vertrouwen te horen krijgt en het niet kan delen met de andere leden, kan dat tot leiden kritiek op de voorzitter, of zelfs tot persoonlijke stress bij de voorzitter.

Kortom, het werk van de or wordt er moeilijker door.

• Lees ook: Geheimen delen met de bestuurder? Liever niet

Hoe wordt geheimhouding in de rechtspraak getoetst?

Er is recentelijk nog uitspraak gedaan door de kantonrechter in Amsterdam: oplegging van geheimhouding kan niet zomaar. In juridische termen: ‘had niet in redelijkheid kunnen plaatsvinden’. De rechter stelt hoge eisen ten aanzien van welk bedrijfsbelang met de opgelegde geheimhouding gediend kan worden.

Ophef over voorgenomen wijzigingen, of het nu een reorganisatie betreft of een wijziging in personele regelingen? Het is zonder goede onderbouwing geen zwaarwegend belang waarvoor geheimhouding kan worden opgelegd. Anders gezegd: het veel genoemde ‘voorkomen van onrust’ is op zich niet steekhoudend. De rechter toetst ook of de or in redelijkheid zijn werk kan doen. Het raadplegen van betrokken werknemers hoort daarbij en moet mogelijk zijn.

Geheimhouding: 10 tips voor de ondernemingsraad

Je hoeft als or niet alle geheimhouding te accepteren. En je hoeft het niet onbesproken te laten. Met andere woorden: ga erover in gesprek wanneer het aan de orde is. Wanneer het regelmatig of structureel voorkomt dat zaken onder geheimhouding opgelegd worden, ga er dan in een aparte sessie over in gesprek. Wij geven hier een aantal tips voor, oplopend qua stevigheid:

1: Soms moeten zaken echt geheim blijven
Accepteer dat sommige zaken echt geheim moeten blijven. Of voor een bepaalde periode. Een goede medezeggenschap heeft er baat bij dat partijen in een vroeg stadium informatie over mogelijke besluiten delen. Het besef dat geheimhouding hier soms helpt om vertrouwelijk in alle openheid met elkaar te kunnen spreken, zal de medezeggenschap alleen maar vooruithelpen.

2: Check of álles geheim moet blijven
Het is goed mogelijk dat niet álles geheim moet blijven. Hak het voornemen in onderdelen op en bespreek de noodzakelijke geheimhouding en de termijn daarvan per onderdeel. Bijvoorbeeld: geheimhouding is begrijpelijk bij concurrentiegevoelige informatie. Welke onderdeel van de informatie is écht concurrentiegevoelig? Over de rest moet je als or dan wel voldoende kunnen overleggen met collega’s. Ander voorbeeld: spreek af dat je na datum x wel in alle openheid kunt spreken én formeel adviseren over de noodzakelijke en gewenste opvangmaatregelen.

3: Hoe langer het duurt, hoe minder geheim mag blijven
Vraag aan de bestuurder hoe lang de geheimhouding duurt, ten aanzien van welke gegevens en welke personen. Het is logisch dat de plicht tot geheimhouding minder wordt of stopt naarmate het besluitvormingsproces naar zijn einde komt: bijvoorbeeld niet wat betreft alle informatie en/of alle personen (zie tip hierboven).

Het is ook logisch dat er meer noodzaak ontstaat tot contact met de achterban. Dus: maak duidelijk dat raadpleging van de achterban, over onderwerpen die voor die hen van wezenlijk belang zijn, niet gehinderd mag worden. Zeker niet in de periode direct voorafgaande aan het geven van advies of instemming.

4: Claim achterbanberaad
Claim altijd tijd voor achterbanberaad over het besluit met de sociale gevolgen. Weet dat de Ondernemingskamer het belangrijk vindt, dat de or in de gelegenheid is gesteld de achterban te horen. Wanneer dat onmogelijk wordt gemaakt, doet de OK eerder een voor de bestuurder kritische uitspraak.

5: Een betere gesprekspartner
Afgezien van je wens om de achterban te spreken, kun je als or ook draagvlak voor de besluiten krijgen door collega’s te spreken. Dat is ook in het belang van de onderneming en de bestuurder. En het geeft de or meer zeggingskracht in het adviesproces.

6: Externe deskundigen raadplegen
Spreek altijd af dat je deskundigen moet kunnen raadplegen. Ook externen. Vakbondsbestuurders horen daar desgewenst ook bij. Die kunnen de or bijstaan en het adviesproces bevorderen. Zo kun je naar je collega’s tonen hoe je als or je verantwoordelijkheid neemt.

7: Accepteer ‘onrust onder de werknemers’ niet als enig argument
Dit veelgehoorde argument van de directie is te weerleggen: mensen moeten het toch een keer horen. Je kunt het ook omdraaien: je voorkomt juist onrust door openbaarmaking van de informatie en het transparant en tijdig delen van informatie aan de medewerkers!

8: Alleen het argument ‘onrust’ is te licht voor langdurige geheimhouding
Weet, dat ‘angst voor onrust’ op zichzelf onvoldoende argument is voor geheimhouding, zeker indien de gevolgen voor de werknemers aanzienlijk zijn (werkgelegenheid, arbeidsvoorwaarden). Zodra het voorgenomen besluit voldoende duidelijk is, moet de or dit met betrokkenen en de achterban kunnen bespreken. Geef daarom aan dat de or geen totale geheimhouding accepteert.

9: Voorkom dat de voorzitter geïsoleerd raakt
Word je meer dan eens als voorzitter bij de bestuurder geroepen en krijg je vertrouwelijk zaken te horen die je niet mag delen? Dat kan niet de bedoeling zijn. Je raakt meer geïsoleerd dan wenselijk is. Ook al is die informatie nog zo interessant. Maak dat bespreekbaar.

Je hebt drie opties: 1. geef aan dat je voortaan dergelijke informatie niet meer wilt hebben; 2. geef met behulp van voorgaande tips aan wanneer de geheimhouding niet terecht is; 3. Wees helder en zeg dat wat je in je functie als or-voorzitter verneemt, je ook met de andere leden deelt.

10: Agendeer een protocol voor geheimhouding
Onze laatste tip: ga in een aparte sessie in gesprek over geheimhouding. Zeker wanneer regelmatig of structureel zaken onder geheimhouding opgelegd worden. Onderteken voortaan niet zomaar een algemene geheimhoudingsverklaring of NDA (non-disclosure agreement).

In de plaats daarvan: agendeer zelf het geheimhoudingsvraagstuk in het overleg met de directie. Maak afspraken wanneer wel en niet geheimhouding aan de orde kan zijn, en hoe daar mee omgegaan moet worden. Leg dit bij voorkeur vast in een convenant of protocol.

Walter van der Ploeg is trainer/adviseur bij Zuidema Personeelsmanagement & Medezeggenschap BV
(walter.vd.ploeg@zuidema.nl).

Lees ook:

• Geheimen delen met de bestuurder? Liever niet
• Laat je bestuurder eens links liggen
• Wanneer is informatie uit de ov vertrouwelijk?
• Or-communicatie in tijden van crisis