‘Thuiswerken zal een blijvertje blijken’

‘Ellek nadeel hep se voordeel,’ orakelde een groot Nederlands voetballer ooit. Bij de Volksbank, moederorganisatie van SNS, ASN BANK, RegioBank en BLG Wonen, namen ze deze zegswijze ter harte. Ook de or. Or-voorzitter Frans-Willem van Abeelen vertelt hoe zijn organisatie de coronacrisis te lijf gaat en welke rol de or daarbij speelt.

In het plan van aanpak speelt volgens Van Abeelen crisisbeheersing een prominente rol: ‘Jaarlijks oefenen we een aantal keren op eventualiteiten. Zo weet ieder wat zijn of haar taak is als er werkelijk iets aan de hand is. Hierdoor hadden we niet alleen meteen de juiste spelers op de juiste plaats bij de uitbraak van de coronacrisis; ze slaagden er ook in als team samen te werken.

• Tip! Leer in een dag alles over de mogelijkheden er zijn om als or bij te dragen aan het functioneren van de eigen organisatie tijdens de Masterclass OR & Strategie van de Organisatie op 23 maart 2021. Schrijf je nu in!

Daarnaast is visie belangrijk. Doordat we bij de Volksbank sinds 2009 bezig zijn met het nieuwe werken (HNW), verliep de overgang naar vrijwel volledig online werken soepel. Bovendien speelde de professionele lenigheid van onze medewerkers een aanzienlijke rol in het omgaan met de crisis.

Arbo-proof

Inmiddels heeft Volksbank het plan van aanpak volop aan de praktijk kunnen toetsen, en het blijkt te voldoen. Van Abeelen: ‘Als or-voorzitter spreek ik veel met bestuurders en personeelszaken. De medezeggenschap staat in goed contact met collega’s. De lijntjes zijn kort en we geven frequent terugkoppeling. Zo werkte een deel van het personeel nog niet structureel een of twee dagen thuis, bijvoorbeeld de medewerkers van onze callcenters. Hiervoor hebben we direct aandacht gevraagd. De bestuurder stelde daarop extra middelen beschikbaar waardoor ook hun thuiswerkplek arbo-proof kon worden gemaakt.’

Maar dan nog bleef er een kleine groep over die simpelweg niet thuis kón werken, vertelt Van Abeelen verder. ‘Bijvoorbeeld de net afgestudeerde nieuwe collega’s die wij van hun studentenkamer naar de kantoren hebben gehaald omdat ze vanaf hun bed aan het werk waren. Datzelfde gold voor collega’s die op een tweekamerflatje moesten werken met spelende kinderen om zich heen.’

De sociale component

Op de vraag hoe de ondernemingsraad zich vanaf de uitbraak van corona manifesteerde, antwoordt Van Abeelen: ‘Oog voor de mentale kant van thuis werken heeft steeds hoog op ons lijstje gestaan. Is er voldoende individuele aandacht voor de kleine ongemakken en grotere zorgen? Vergeet niet dat juist de sociale component zo belangrijk is in het dagelijks werk op kantoor. Je collega’s zien, met ze kunnen sparren, lachen en huilen als dat moet. Zulke algemeen menselijke zaken vervallen zodra je gedwongen thuis moet werken. Hiervoor hebben we dus alternatieven moeten bedenken.’

• Tip! Seksuele intimidatie, agressie en geweld, werkdruk en pesten. Het leidt tot psychosociale arbeidsbelasting (PSA) en minder (of helemaal geen) plezier in je werk. Tijdens de studiedag Werkdruk/werkstress en de rol van de OR op 16 maart 2021 krijg je van Geraldo Kumeling tips hoe de or optimale invloed kan uitoefenen op het beleid en een actieve bijdrage kan leveren aan het reduceren van werkdruk en werkstress.

‘Uit de koker van collega’s kwamen de creatiefste voorstellen: een online borrel bijvoorbeeld, gewoon via beeldbellen, een virtuele pubquiz; alles wat de sociale cohesie maar kan bestendigen, ook al is het op afstand. En natuurlijk blijven communiceren, je collega’s in beeld blijven houden. Dat is ook wat we onze leidinggevenden steeds op het hart drukken.’

Hoofd leeg maken

Uiteraard hield de or volgens Van Abeelen de vinger aan de pols waar het ging om de uitvoering van het plan van aanpak: ‘Toen 13 maart de deuren sloten, hebben we goed gekeken welke maatregelen er werden ingesteld en waar deze schuurden. Door van corona een vast agendapunt te maken in alle meetings, was iedereen er zichzelf permanent van bewust dat we leefden en werkten in een bijzondere tijd. Door het overleg dat we voerden met collega-banken merkten we wel al snel dat ons HNW-beleid de Volksbank een voorsprong gaf in het organiseren van zaken. De ondernemingsraad draaide direct mee in een werkgroep die HNW naar een nieuw level moest tillen.’

Voorbeeldgedrag

Van Abeelen zegt dat hij ‘niet meteen een jubelverhaal wil maken’ van het massale thuiswerken bij de Volksbank. Maar het lijkt volgens hem inmiddels wel duidelijk dat (gedeeltelijk) thuiswerken een blijvertje zal zijn. ‘Om dit succesvol te laten zijn is voorbeeldgedrag van directeuren mede-bepalend. Gelukkig is dat bij ons het geval. Onze Chief Risk Officer (CRO) is een enthousiaste blogger en schrijft regelmatig over zijn thuiswerkervaringen. Als je dan leest dat hij dagelijkse vaker zijn werk onderbreekt om een ommetje te maken, een eind te gaan fietsen en zijn hoofd even helemaal leeg te maken, dan stimuleert dat jou ook zoiets te doen.’

Onze CRO bleek een enthousiast blogger

‘Doordat je mensen een eigen verantwoordelijkheid geeft, zie je dat de productiviteit stijgt en het ziekteverzuim daalt. Niettemin zagen we dat het sociale gemis, zeker tijdens de tweede lockdown, voelbaarder was. Daarom is het belangrijk dat je medewerkers perspectief biedt voor de tijd dat dit allemaal achter de rug is. Licht aan het einde van de tunnel. Daaraan werken we dus dagelijks samen met de bestuurder.’

Echte verbinding

Structuur is een van de allerbelangrijkste succesfactoren voor het nieuwe werken, zegt Van Abeelen. ‘Vergelijk het maar met je vakantiereis naar Zuid-Frankrijk. Dan stop je ook elke twee uur om even je benen te strekken. Zo is dat met thuiswerken ook. Natuurlijk is het niet altijd even makkelijk om je aan die regelmaat te houden. Je vergadering loopt uit, die ene notitie is nog niet af en over een half uur komen de kinderen uit school met wie je nog even thee wilt drinken.’

Hoe je het ook draait of keert: thuiswerken doet iets met je mentale en fysieke fitheid, vindt Van Abeelen. ‘Juist op het stimuleren daarvan zal de komende maanden meer focus komen, ook vanuit het bedrijf. Denk daarbij aan apps, een vitaliteitsprogramma en challenges. Maar bovenal blijven we contact zoeken en het gesprek aangaan. Hoe gaat het met je, hoe voel je je, hoe is het thuis? Alleen echte verbinding maakt dat we samen verder kunnen blijven gaan.’

Vertrouwensrelatie met bestuurder

Over het overleg met de bestuurder is Van Abeelen goed te spreken. Volgens hem verloopt dit altijd constructief en open. ‘Wij hebben al langer een relatie waarin gezegd kan worden wat nodig is en met wederzijds begrip over elkaars standpunten. En dan maakt het niet uit wie nu precies met wie het gesprek voert. Het past bij ons bedrijf dat we elkaar, ook in deze coronatijd, snel en direct weten te vinden. Dan helpt het als je al een vertrouwensrelatie hebt. Uiteraard kunnen we het overleg op verschillende niveaus en momenten voeren.’

‘Zo spreek ikzelf meerdere keren per maand met onze CEO en HR-directeur. En vergadert de gezamenlijke or minimaal een keer in de maand met hen en leden van de Raad van Commissarissen. De onderdeelcommissies spreken geregeld met leden van de Raad van Bestuur en de directeuren in hun werkveld. Zelf mocht ik in april de aandeelhoudersvergadering toespreken. En dan blijkt ook daarin veel aandacht te bestaan voor de bijzondere omstandigheden van vandaag. Soms zenden we, soms ontvangen we, maar veel vaker voeren we samen met de bestuurder de dialoog. Zo borgen we dat we straks na de corona verder kunnen, misschien wel sterker dan ooit.’

Lees ook:

• Coronacrisis en de maatregelen: wat de or moet weten (liveblog – UPDATES)
• Or en corona: strategisch netwerken is nu cruciaal