Een van mijn deelnemers tijdens de cursus ‘Financieel beleid voor de ondernemingsraad’ was duidelijk opgetogen toen zij te horen kreeg dat dit geen boekhoudcursus was. Financiën zijn meestal niet het meest sexy onderwerp voor de ondernemingsraad. Maar het is wel een thema dat er toe doet, zeker als we onzekere financiële tijden tegemoet gaan.
Veel gestelde vragen tijdens die cursus zijn: Wat moet je nu weten als or-lid? En welke vragen kun je stellen aan de bestuurder? En hoe weten we nu of het financieel goed gaat met onze organisatie? Dus hierbij wat tips om dit onderwerp aan te vliegen, en wat kengetallen op een rij.
De bril van de OR
Allereerst: bedenk wat jullie belangrijk vinden als ondernemingsraad. Wat zijn de speerpunten van de OR? Wat vinden jullie belangrijk? Waarvoor willen jullie je komend jaar of zittingsperiode inzetten?
- Tip! Over financiële zaken heb je als or adviesrecht. Volg de Verdiepingscursus Advies- en instemmingsrecht en je hebt duidelijker voor ogen wat het voorgenomen besluit exact inhoudt en welke gevolgen dat voor de werknemers heeft.
Neem dan met deze bril de financiële stukken door, wat vind je hiervan wel/niet terug? Kijk dan ook naar één of meer jaarplannen van de organisatie. Welke keuzes worden daarin gemaakt, staat er nieuwbouw op de rol, of een verhuizing, welke investeringen worden gedaan, welke ambitie ten aanzien van groei, of het personeel kun je in de plannen terugvinden?
Sluit aan op de beleidscyclus
Probeer met je vergaderingen van de commissie Financiën of de gehele ondernemingsraad aan te sluiten op de financiële cyclus van je onderneming. Behandel de begroting en jaarrekening op de tweejaarlijkse artikel 24-vergadering, of plan hier separaat een overlegvergadering voor in. Laat je hierbij informeren door je controller, laat hem/haar de cijfers toelichten, en eventuele risico’s benoemen.
Meestal heb je vóór de zomer een artikel 24-vergadering waar je uitstekend de jaarrekening van bijvoorbeeld 2020 kunt bespreken. Zorg dan dat je vooraf de cijfers hebt ontvangen, samen met de accountsverklaring en de managementletter. Hierin staat vaak waardevolle informatie voor de OR. In het najaar bespreek je dan de begroting voor het jaar erop, het liefst in concept zodat jullie op/aanmerkingen nog verwerkt kunnen worden.
Als je terugblikt is het prettig als je zicht hebt op een langere periode dan 1 jaar, zodat je trends en ontwikkelingen kunt ontdekken. Vraag dan ook naar de cijfers afgezet tot 2 jaar ervoor. Als OR kun je beter de vinger aan pols houden door aan te sluiten op de beleidscyclus. Je hebt dan ook zicht op eventuele adviesaanvragen die komen t.a.v. inhuur, reorganisaties, investeringen, verbouwingen etc.
Basisinformatie die je hoort te krijgen als OR
Basisinformatie die je conform het informatierecht behoort te krijgen zijn; het jaarverslag, de jaarrekening (balans winst &verlies), de begroting (budget) en eventuele investeringsbegroting, meerjarenplannen en maand of kwartaalcijfers of tertiaalcijfers (maraps).
- Tip! Hoe hou je invloed op de bedrijfsvoering in deze VUCA-tijden? Diverse workshops tijdens de OR workshopdag op 25 mei 2021 behandelen dat vraagstuk.
Kengetallen waarop je kunt zien hoe gezond een organisatie is, zijn bijvoorbeeld de winstgevendheid, de liquiditeit (boven de > 1), de solvabiliteit idealiter tussen de 30-40%, de rentabiliteit eigen vermogen (REV), bij voorkeur rond 4-5% en de debiteurentermijn, idealiter met een krediettermijn is een of twee maand gebruikelijk.
Als je organisatie een stevige solvabiliteit heeft van pakweg 40 % is er meestal wel ruimte om te investeren. Ook is het soms aardig om de jaarrekeningen van soortgelijke organisaties te bekijken. De meeste jaarrekeningen kun je gewoon online terugvinden en zijn veelal openbaar. Tegelijkertijd kun je bezien of de investeringen in verhouding staan tot de verwachte opbrengsten. Voor ICT zijn vaak grote investeringen nodig, die niet snel worden terugverdiend.
Or, laat je goed en tijdig informeren!
Kortom, zorg dat je je als OR je tijdig en goed laat informeren. Huur eventueel een adviseur in als je de cijfers niet vertrouwt, en blijf goed op de hoogte. Je hoeft zeker geen cursus boekhouden te volgen ,maar enige kennis van de terminologie is wel handig om serieuze sparringpartner te zijn. Dus beste ondernemingsraad, schrik niet voor de cijfers, maar kijk naar het beleid achter de cijfers, succes!
Tineke Visser is trainer, adviseur en procesbegeleider medezeggenschap en eigenaar TienOpleidingen.nl. Contact? Tineke.visser@Tienopleidingen.nl
Shutterstock
Zeven skills van moderne medezeggenschap op 15 april 2021
Medezeggenschap blijft mensenwerk. Wel zijn er skills, zeg maar combinaties van vaardigheid en stijl, die je als or-lid nodig hebt om nu succesvol te zijn in de medezeggenschap. Welke zijn dat? Je leert ze in een dag kennen tijdens het event ‘Zeven skills van moderne medezeggenschap‘ op 15 april 2021. Lees hier alle informatie over deze snelkookpan moderne medezeggenschap.
OR-en willen graag weten, op basis van de cijfers wat en of er iets op ze afkomt wat effect heeft op de organisatie en de medewerkers. Het verleden snappen is handig en weten hoe de onderneming ervoor staat. Het begrijpen op welke wijze de onderneming ‘haar geld’ binnen krijgt, waaraan het wordt uitgegeven en waar de ondernemer op stuurt is belangrijker dan het kennen van ratio’s of kengetallen. Maandelijkse rapportages zijn daarin belangrijk om te bepalen of en wanneer een interventie nodig is. Je bepaald namelijk ook niet op je jaaropgaaf wat je uitgeeft, wat je gaat sparen en wat je ‘reserveert’. Dit doe je meestal op basis wat je maandelijks binnenkrijgt en de stand van je spaarboekje, daardoor weet je of je moet sparen of je iets kunt kopen, of je moet (bij)lenen om te kunnen doen wat je doen en in deze tijd misschien wel wat je kunt en moet doen om te overleven. OR leer dus hoe de financiele huishoudportemonee eruit ziet en niet (alleen) hoe een jaarverslag uit het verleden in elkaar zit. Het gaat om financieel vooruitkijken om te weten of je iets kunt betalen en of daarvoor moet besparen, bezuinigen en of dit effect heeft op het personeel. Maak een commissie die zich hierin verdiept, u zult zien dat het niet zo moeilijk is!