‘Lage drempel vergroot je zichtbaarheid!’

Veel ondernemingsraden worstelen met hun zichtbaarheid bij de achterban. Hierdoor kost het vaak moeite om voor verkiezingen nieuwe mensen te interesseren om zich kandidaat te stellen. Zo niet bij Waterschap De Dommel in Boxtel. Het geheim? Laagdrempelig communiceren vergroot de zichtbaarheid.

Lenna van Kollenburg – Vlemminx en Ellen Mathijssen zijn respectievelijk voorzitter en lid van de 11-hoofdige ondernemingsraad van Waterschap de Dommel. Ze werken bij een organisatie die werk biedt aan ongeveer 450 mensen verdeeld over hoofdkantoor en buitenlocaties. Het personeelsbestand is zeer divers qua leeftijd, functie en opleidingsniveau.

Ellen: ‘Het is best lastig om al die mensen te bereiken. Wat het best werkt, leert de ervaring, is om gewoon naar de mensen toe te gaan. Dan leer je wat er leeft of speelt in de organisatie. Bovendien hebben we een site op het intranet die we regelmatig up-to-date houden met interessante weetjes en nieuws over de voortgang van bepaalde thema’s.’

• Tip! De relatie met de achterban is voor menig or een bron van informatie, maar ook van zorg. Volg daarom de training Communiceren met de achterban, op 4 oktober 2021. Leer in één dag hoe je het beste communiceert met al die verschillende doelgroepen in je organisatie.

Breed draagvlak

De or van het waterschap pakt onderwerpen die de hele organisatie betreffen plenair op. Voor bescheidener thema’s worden ‘thematrekkers’ uit de ondernemingsraad aangesteld. Zij betrekken op hun beurt collega’s die niet in de or zitten, maar wel actief deelnemen in de totstandkoming van een verandering of verbetering van een bepaalde situatie. Voorbeelden van plenaire thema’s zijn toekomstbeleid, of een herstructurering. Voorbeelden van bescheidener thema’s zijn procesveranderingen op een afdeling, veiligheid of een fietsregeling.

Ellen: ‘De fietsregeling kwam tot stand op initiatief van een manager. Die werd dus in opdracht van de ondernemingsraad thematrekker. Samen met een aantal fietsenthousiasten, die we hadden geworven via het intranet, werd een werkgroepje gevormd. Dat bedacht een regeling die wij als or vervolgens hebben besproken met de bestuurder, die er op haar beurt goedkeuring aan hechtte. Overigens stemmen wij als or pas in als we zien dat participatie door collega’s ook daadwerkelijk de kans heeft gekregen. Vooraf weet je dan of een bepaalde verandering breed gedragen is.’

Koffiemoment

Goede communicatie is daarbij uiteraard van belang. ‘Wij stemmen de communicatiemiddelen af op de behoefte,’ zegt Lenna. ‘Stel dat er ergens onrust is op een buitenlocatie. Dan is het goed om gewoon eens polshoogte te gaan nemen tijdens een koffiemoment om te horen wat er nu precies speelt. Stuur je enkel een mailtje, dan krijg je vaak geen reactie of kom je niet tot de kern van het probleem. Verwijs je ze naar het intranet dan zullen ze dat ook niet snel doen omdat collega’s op de buitenlocaties minder digitaal gericht zijn. Bij andere groepen medewerkers, op kantoor bijvoorbeeld, werkt het vaak wel weer goed om een meeting via Teams te beleggen.’

Snel schakelen

Door de zichtbaarheid van de ondernemingsraad weten de collega’s van Ellen en Lenna de or snel te vinden. Op zijn beurt kan de or hierdoor snel schakelen op zaken die spelen in de organisatie. Maar niet alleen dat. Tijdens de laatste or-verkiezingen bracht liefst tachtig procent van alle medewerkers zijn stem uit, in de meivakantie nota bene.

‘Hoe we dat bereikt hebben?’ herhaalt Ellen de vraag. Om gelijk te antwoorden: ‘voor de verkiezingen hebben wij erg ons best gedaan qua participatie. Zo hebben we met de mobiele telefoon filmpjes gemaakt van mensen op de buitenlocaties die we over hun werk aan het woord lieten. Deze portretjes plaatsten we vervolgens op intranet. Meestal kijkt niemand van hen ernaar, maar omdat het nu hun directe collega was, deden ze dat wel. Dan ging het van: “Jongen, je moet kijken; ik zit in dat filmpje!” Zo hebben we, heel strategisch, mensen uit de hele organisatie op camera gezet.’

Aangeboren talent

Lenna: ‘Als or zijn we ook steeds op zoek op zoek naar specifieke talenten van onze collega’s. Zo zochten wij voor de verkiezingen naar een nieuw logo met een bloem. Dan gaan wij niet naar een reclamebureau, maar plaatsen we op intranet een oproep aan mensen die goed kunnen tekenen. Een van de collega’s bleek over een aangeboren talent te beschikken. Haar bloemboeket gebruiken we nu in al onze communicatie-uitingen. Zo kunnen ook mensen die niet in de or zitten hun steentje bijdragen. Daarnaast laten we met dit soort acties zien dat de ondernemingsraad helemaal niet zo statisch is en anoniem, maar juist eigentijds en zichtbaar. En dat soort dingen hebben ons in de verkiezingen erg geholpen.’

Broodje kroket

Lenna vult aan: ‘In de communicatie met de achterban zoeken we steeds andere manieren om onszelf in beeld te houden. “Met participatie op pad” luidde onze slogan in de afgelopen termijn. En dat deden we op elke locatie, met een broodje kroket voor iedere medewerker. Die geste werd overal gewaardeerd, zowel in het veld als op het hoofdkantoor. Zo’n actie breekt in al zijn eenvoud het ijs. Daarnaast geeft hij jou als ondernemingsraad meteen de kans om je verhaal te doen.’

“Met participatie op pad” luidde onze slogan

Wat de zichtbaarheid van de ondernemingsraad volgens Lenna ook behoorlijk vergroot, is een speciaal introductieprogramma voor nieuwe medewerkers bij Waterschap De Dommel. ‘Dat programma voorziet onder meer in een rondleiding door het hoofdkantoor en over de waterzuivering. Daarnaast worden nieuwe mensen geïntroduceerd bij de ondernemingsraad. En als je dan kijkt naar de aanmeldingen van de or: de helft daarvan werkt nog maar minder dan drie jaar bij ons.’

Simpel

‘Eigenlijk is het heel simpel,’ zegt Ellen. ‘We willen laagdrempeligheid uitstralen als ondernemingsraad. Dat begint al met de samenstelling van de or. Dat is bij ons een getrouwe afspiegeling van de organisatie. Vroeger leefde bij Waterschap De Dommel het sentiment dat de ondernemingsraad de representatie was van de medewerkers op het hoofdkantoor. Onze laagdrempelige aanpak heeft dat weggenomen. Doordat er ook mensen uit de basis van onze organisatie in de or zitten, horen we ook van zaken die daar spelen. Dit leidt ook tot nieuwe inzichten bij collega’s die nooit op de buitenlocaties komen. Dat is de kracht van onze or.’

Lees ook:

• Drie rollen om de regie te pakken
• De or kan meer zijn dan een passieve politieagent
• Het werk van de or moet zichtbaar zijn

Vertrouwen

‘Omdat het waterschap op zoveel terreinen actief is,’ zegt Ellen, ‘kan de directie onmogelijk weten wat waar allemaal speelt op welk moment. Doordat wij onze voelsprieten overal in de organisatie hebben, kunnen wij dat wel. In die zin zijn wij een heel nuttig adviesorgaan voor de directie. Dat zagen we laatst trouwens letterlijk terug in een directieverslag over het eerste thema dat de nieuwe or in samenspraak met de bestuurder had afgerond. Hierin stond letterlijk dat de directie de toekomst met de nieuw samengestelde or met vertrouwen tegemoetziet. Die konden we mooi in onze zak steken.’