Wat de or moet weten over thuiswerken

Het kabinet roept werkgevers op om afspraken met werknemers te maken om thuiswerken te stimuleren. Hoe regel je als or momenteel zo veel mogelijk goeds voor de thuiswerkers? En voor de mensen die daar niet kunnen, willen of mogen werken? Je leest het in dit dossier.

Spring snel naar..

Thuiswerkers controleren
Thuiswerkvergoeding
Thuiswerkbeleid en thuiswerkregeling?
Wetsvoorstel Werken waar je wilt

De meningen over thuiswerken blijven verdeeld. Uit de tsunami aan onderzoeken over het fenomeen in 2020 en 2021 blijkt dat een krappe meerderheid overwegend positief, en een ruime minderheid negatief denkt over thuiswerken. Om de nadelen zo veel mogelijk te vermijden en de voordelen (flexibiliteit vooral) te behouden kiezen veel organisaties voor een hybride werkvorm. Halve werkweek thuis, andere helft op kantoor. Bepaal de verdeling in onderling overleg.

Thuiswerkvergoeding?

Een vergoeding voor thuiswerken staat steeds vaker in cao’s. Volgens onderzoek van werkgeversvereniging AWVN bevat nu de helft van de nieuwe of vernieuwde cao’s uit 2021 afspraken over een thuiswerkvergoeding. Die is meestal 2 euro per werkdag, conform de berekening die het Nibud daar vorig jaar over maakte. Informatie van het Nibud uit maart 2022 geeft aan dat 3 euro per werkdag realistischer is.

Vanaf 1 januari 2022 kunnen werkgevers een onbelaste vergoeding geven voor thuiswerk van 2 euro per dag. De onbelaste reiskostenvergoeding is alleen mogelijk voor de dagen dat de werknemer naar kantoor gaat.

Lees ook:

• Onbelaste vergoeding voor thuiswerken
• Aantal thuiswerkvergoedingen stijgt snel

Thuiswerkers controleren

Een werkgever die mensen die thuis werken tijdens hun werk wil controleren moet goed beargumenteren waarom die controle nodig is. Kan het ook door resultaatafspraken te maken over wat een werknemer moet doen op een dag, en hoe de werknemer zich daarover kan verantwoorden? De controles op werken thuis mogen niet anders zijn dan de controles op het werk.

• Tip! Ondernemingsraden hebben een stimulerende taak bij de naleving van de in de onderneming geldende voorschriften, volgens artikel 28, lid 1 van de WOR. Sommige onderdelen kunnen zelfs instemmingsplichtig zijn, waaronder regels over controle van medewerkers. Check de details in de Kennisbank OR in de Praktijk.

Volgens artikel 27 l van de WOR heeft de or instemmingsrecht met elke regeling ‘inzake voorzieningen die gericht zijn op of geschikt zijn voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van de in de onderneming werkzame personen.’ En dat geldt zeker als deze gegevens zijn te herleiden tot individuele werknemers. De werkgever moet dus eerst overleggen met de ondernemingsraad voordat hij controles op thuiswerk uitvoert. Die controles kunnen onderdeel zijn van het thuiswerkbeleid. Voordat hij gaat controleren moet de werkgever de thuiswerker(s) laten weten dat controles mogelijk zijn.

Lees ook:

• Controle thuiswerkers kan, onder strikte voorwaarden
• Ondernemingsraad, er is huiswerk voor thuiswerk

Een werknemer die vermoedt dat de (digitale) controle niet in overeenstemming is met de geldende voorwaarden kan hierover eerst in gesprek gaan met zijn werkgever. Ook kan hij hiervoor terecht bij de ondernemingsraad of de vertrouwenspersoon, indien aanwezig. Helpt dat alles niet (voldoende), dan is een melding mogelijk bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Ontwikkel een thuiswerkbeleid

Bedrijven die hun mensen weer laten terugkeren naar de zaak spreken meestal een hybride werkvorm af. Zoals: 2 dagen per week thuis werken, 3 dagen op de zaak. Dit thuiswerkbeleid kan concreet vorm krijgen in een thuiswerkregeling. Hierin is meestal vastgelegd wie mag thuiswerken, wanneer en hoe lang en wie wat betaalt en onderhoudt. Je kan hiervoor criteria gebruiken uit de Handreiking: Algemene criteria thuiswerken. Deze Handreiking bevat een beschrijving van allerlei mogelijke situaties rond thuiswerken. Kort samengevat komen die neer op 5 situaties waarin minstens deels op locatie werken onvermijdelijk is:

1. De werknemer moet fysiek aanwezig zijn voor de voortgang van een noodzakelijk bedrijfsproces of om dringende sociale redenen.
2. Je kunt niet werken zonder hardware of software die gebonden is aan één locatie, zoals zware machines of programmatuur (apps) die bijzondere beveiliging vereisen die niet over een netwerk is te realiseren.
3. Bij het werk moet je inzage hebben in vertrouwelijke documentatie die alleen op de bedrijfslocatie veilig is te raadplegen.
4. Werken op locatie draagt merkbaar bij aan de mentale gezondheid van de werknemer.
5. De werknemer kan thuis geen werkbare werkplek inrichten. De werknemer heeft hier fysiek en mentaal last van. Werken op locatie bevordert de gezondheid en het welbevinden van de werknemer.

Het ministerie van SZW wil dat een werkgever deze criteria, in overleg met de ondernemingsraad of pvt vergelijkt met het bestaande bedrijfsbeleid in de onderneming. En indien nodig aanpassingen doet.

Wat kan er concreet staan in een thuiswerkbeleid?

• Wie kan er (deels of geheel) thuis werken (functies, functiegroepen);
• Hoeveel dagen per week, maand werken deze mensen doorgaans thuis;
• Welke werkzaamheden voeren deze mensen doorgaans / vooral / met name of zelfs uitsluitend thuis uit;
• Op welke tijden moet de thuiswerker bereikbaar zijn voor klanten en collega’s?
• Op welke werkdagen moeten er mensen op de zaak aanwezig zijn? Hoe spreiden we dat zo eerlijk mogelijk?
• Hoe ziet een ergonomisch verantwoorde werkplek thuis er uit voor deze mensen (met name stoel, scherm, keyboard, mogelijk ook een printer en headset voor concentratieklussen – bied aan om de arbodienst hiernaar te laten kijken);
• Wie betaalt de inrichtingskosten voor de thuiswerkplek?
• Welke vergoeding biedt de werkgever voor thuiswerken?
• Hoe maakt de thuiswerker veilig verbinding met internet? Ook op locatie of zelfs in de auto? Wie is daarvoor verantwoordelijk? Welke hulp kan de thuiswerker hierbij krijgen? Heeft de thuiswerker een telefoon van de zaak (inclusief bundel)?
• Hoe en waar slaat de thuiswerker bedrijfsgevoelige informatie en inlogcodes op?
• Hoe moet de thuiswerker omgaan met persoonsgegevens van klanten en collega’s?
• Hoe zit het met de controle op gewerkte uren, geleverde prestaties? Zijn die verschillend van de normale controles op de werkplek?
• Heeft de leidinggevende genoeg tijd voor voldoende één op één gesprekken met elke thuiswerker? Komt hierbij ook de ontwikkeling van de thuiswerker aan bod,en de carrièrewensen en mogelijkheden?
• De sancties als de thuiswerker het thuiswerkbeleid overtreedt.

Nb. Dit is geen uitputtende verzameling; aanpassen afhankelijk van de situatie in de eigen organisatie.
Lees ook:

• Thuiswerken na corona? Maak een passend thuiswerkbeleid
• Wat de or moet weten over terugkeren naar de zaak

Gezondheid thuiswerkers hoort ook bij thuiswerkbeleid

Behalve de financiële zaken vraagt ook de gezondheid van thuiswerkers om extra aandacht van de werkgever. En dat gaat verder dan de wiebelende bureaustoel en het kampeertafeltje. Volgens onderzoekers van TU Delft en TU Eindhoven zijn de gezondheidsklachten van thuiswerkers niet alleen fysiek. Bijna een kwart (24%) van de mensen die verplicht thuiswerken ervaart een zwaardere werkdruk en heeft het gevoel nooit vrij te zijn. Toch wil ruim driekwart (78%) van de thuiswerkers blijven thuiswerken, ook als het niet meer moet.

Werkgever betaalt kosten thuiswerkplek

Volgens de arbowet is de werkgever verplicht om te zorgen voor een veilige (en gezonde) werkplek. De kosten daarvan komen voor rekening van de werkgever. Want volgens artikel 44 van de arbowet mogen die kosten niet ten laste van de werknemers komen. Meer over de wettelijke vereisten aan thuiswerken is te vinden bij ArboPortaal.

• Tip! Als de bestuurder voor de werknemers een regeling voor thuiswerken inricht, dan heeft de ondernemingsraad instemmingsrecht. Lees er alles over in de Kennisbank OR in de Praktijk. Probeer het een maand voor maar 10 euro.

Met deze informatie kunnen werkgever en ondernemingsraad een thuiswerkreglement opstellen. Een thuiswerkregeling raakt op verschillende punten aan het instemmingsrecht van de or, bijvoorbeeld bij de vaststelling van arbeidstijden, arbeidsomstandighedenregeling, de RI&E en wellicht ook de personeelsbeoordeling.

Werken waar je wilt

Voor de liefhebbers van thuiswerken is er mogelijk nog beter nieuws op komst. De Kamerleden Van Weyenberg van D66 en Smeulders van GroenLinks willen werknemers meer mogelijkheden geven om thuis te werken. Ze hebben het ‘Wetsvoorstel werken waar je wilt’ opgesteld. Het wetsvoorstel is bedoeld als aanpassing op de Wet Flexibel Werken (WFW). Volgens deze WFW mag een werknemer nu vragen om andere werktijden, korter of langer werken en ook om werken op een andere plek. Van Weyenberg en Smeulders vinden dat een werkgever verzoeken om te werken op een andere plek nu te gemakkelijk kan afwijzen.

In de tekst van het Wetsvoorstel werken waar je wilt is nader gespecificeerd waarop de werkgever een verzoek om aanpassing van werktijden of werkplekken moet beoordelen.

• Gaat het om aanpassen van de arbeidsduur (lengte van de werktijd) of de werktijden (waaronder begin en einde van de werkdag en onderbrekingen) dan moet de werkgever een verzoek goedkeuren tenzij zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen zich daartegen verzetten.
• Gaat het om aanpassing van de arbeidsplaats, dan moet de werkgever het verzoek inwilligen tenzij hij, gelet op alle omstandigheden van het geval, oordeelt dat zijn belangen naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid daarvoor teveel moeten wijken. Ook kan de werknemer dan alleen kiezen tussen zijn eigen woonadres als dat binnen het grondgebied van de Europese Unie ligt, of een voor de arbeid passende arbeidsplaats van waaruit gebruikelijk voor de werkgever werkzaamheden worden verricht.

Een verzoek om andere werktijden en werkplekken moet de werknemer schriftelijk indienen bij de werkgever. Dat moet 2 maanden vooraf. Hij of zij moet de reden(en) goed onderbouwen, en de werkgever moet een zorgvuldige afweging maken tussen zijn eigen belangen en die van de werknemer. De werkgever reageert schriftelijk, uiterlijk één maand voor de ingangsdatum. Anders mag de werknemer aannemen dat de werkgever akkoord is. De Tweede Kamer heeft het wetsvoorstel op 5 juli 2022 aangenomen. Volg de voortgang van de behandeling via deze link.

Het ‘Waarjewerkt-budget’

Werkgevers pleiten voor aanpassing van de huidige vergoedingsregelingen voor woon-werkverkeer. Ook willen ze thuiswerkvergoedingen belastingvrij kunnen verstrekken. AWVN adviseert werkgevers die reiskosten en/of thuiswerkkosten willen vergoeden om een ‘waarjewerkt-budget’ in te voeren. Daaruit kan de werkgever per werknemer vergoeden wat nodig is om goed te kunnen werken: de ene werknemer krijgt een vergoeding voor reiskosten tussen woning en werk, de ander een vergoeding voor thuiswerken. Fiscaal zou de overheid dat moeten ondersteunen met een gerichte vrijstelling. Compensatie voor de kosten van thuiswerken is ook steeds vaker opgenomen in cao’s.

Lees ook:

• Het taboe van thuiswerken
• Hoe kom je uit de spaghetti die hybride werken heet?