Organisaties en daarmee ondernemingsraden hebben zichzelf opnieuw moeten uitvinden met online werken. Thuiswerken is de norm geworden. Met de omslag naar een meer hybride werkvorm moet ook de or zich bemoeien.
Waar een paar jaar geleden nog veel weerstand bestond tegen thuiswerken, zijn veel organisaties nu tevreden over de digitalisering. Er wordt meer werk gedaan zonder te veel afleiding. En werknemers kunnen hun werkdagen vrijer indelen en de balans tussen werk en privé kan zelf worden aangepast.
Hybride werken: voor- en nadelen
Verschillende onderzoeken laten zien dat een groot deel van de medewerkers en werkgevers positieve ervaringen heeft met hybride werken. Hybride werken is de term voor de werkvorm waarbij medewerkers de vrijheid hebben om zowel thuis als op kantoor te werken. Hybride werkenden ervaren meer werkgeluk, productiviteit en duurzaamheid.
- Tip! Organisaties zijn aan het reorganiseren, herstructureren en fuseren. Soms kan je het als or moeiteloos volgen. Maar er zijn ook veranderingen waar je het nut maar moeilijk van inziet. Volg de Studiedag OR verandertrajecten op 11 oktober 2022 en je stuurt als or-lid het veranderproces makkelijker in de gewenste richting.
Een nadeel is wel dat een kwart meer werkdruk ervaart en het gevoel heeft nooit vrij te zijn. Daarnaast is er een grote behoefte aan de gezelligheid van de collega’s en de saamhorigheid binnen de organisatie. Een combinatie van beide kan de uitkomst zijn. Nieuw beleid, nieuwe regelingen en daarmee volop werk voor de or, want er gaan (weer) zaken veranderen.
Lees ook:
Achterban
Al heeft thuiswerken voor veel mensen een positief effect, er zijn ook genoeg werknemers die digitaal “moe” zijn geworden. Deze mensen snakken naar gesprekken met collega’s; ze kunnen geen beeldscherm meer zien. Het gebruik van online manieren om de achterban te betrekken, zal niet voor iedereen meer van toepassing zijn. Het is dus aan de or om actief te vragen waar medewerkers tegenaan lopen. En om daar op een veilige, maar creatieve manier op in te spelen.
Interne samenwerking
Als or-lid moet je niet alleen thuis en kantoor afwisselen, maar ook de or-taken met het “normale” werk. Duidelijke afspraken maken en grenzen aangeven wordt belangrijker bij hybride werken. Er wordt flexibiliteit in plaats en tijd gevraagd van de or om productief te zijn. De werkzaamheden van de or hoeven niet altijd synchroon te lopen. Ook al wordt er aan dezelfde taak gewerkt.
Duidelijke afspraken maken en grenzen aangeven wordt belangrijker bij hybride werken
Het is aan te raden om opnieuw te kijken naar de werkwijze in het reglement. Het gebruik van een goed bijgehouden online archief en een or-mailbox (waar ieder or-lid in kan), zal helpen met een soepele uitvoering van de or-taken. Benoem ook vergaderdoelen met elkaar en wanneer het nodig is om met elkaar te vergaderen. Het is geen schande om een keer niet te vergaderen. Een van de meest voorkomende ergernissen tijdens het thuiswerken is het vele vergaderen.
(Agenda-)overleg met de bestuurder
Bedenk als ondernemingsraad welke vergaderingen online gevoerd kunnen worden, en welke overleggen het prettigste zijn om fysiek bij te wonen. Zowel fysiek als online heeft zo zijn voordelen. Onlineoverleg is vaak efficiënter. Bij een fysiek overleg kan je eerder om uitleg vragen en heb je meer tijd voor elkaar. Zo kan het nuttig zijn om met de bestuurder en het dagelijks bestuur een afstemmingsoverleg over de agenda af te spreken. Laat het uitgangspunt zijn: welke punten besproken moeten worden, en of alle stukken zijn aangeleverd. Voorkom dat bij een agenda-overleg al inhoudelijk wordt ingegaan op de agendapunten.
Gluurcultuur
Veel organisaties gebruiken systemen waarmee het personeel wordt gecontroleerd. Het inzetten van digitale systemen valt onder het instemmingsrecht volgens artikel 27 van de WOR: een ‘regeling inzake voorzieningen die gericht zijn op of geschikt zijn voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag en prestaties van de in de onderneming werknaam personen’. Je kunt hierbij denken aan verschillende apparaten of controlemiddelen. Bijvoorbeeld hoeveel muisklikken of toetsaanslagen een medewerker maakt of op welke tijd iemand inlogt.
Lees ook:
Maar wat als de or online controles pas ontdekt terwijl ze al worden uitgevoerd? De or kan een instemmingsplichtig besluit nietig verklaren binnen een maand na de bekendmaking. Ook als de or er pas later achter is gekomen. Maar let op: kon de or logischerwijs weten dat er werd gecontroleerd, dan is nietig verklaren niet meer mogelijk.
Preventief in kaart brengen
Het is handig om nu alvast in kaart te brengen welke systemen waarvoor worden gebruikt, en wat er mogelijk is. Tot op heden lijken er geen regels te gelden voor een werkgever die thuiswerkende werknemers controleert. Wel moet een werkgever kenbaar maken:
- dat er kan worden gecontroleerd;
- dat er een doel en noodzaak moet zijn voor de controle (en dat dit belang zwaarder weegt dan het belang van de werknemer), en;
- dat de werkgever rekening moet houden met de privécommunicatie van de werknemer.
Privacy en controle zijn gevoelige onderwerpen voor medewerkers. Daarom is het slim om hier preventief mee aan de slag te gaan.
Flexibele werkplek
De or heeft op het gebied van arbeidsomstandigheden een stimulerende taak, volgens artikel 28 van de WOR. Het is aan te raden om bij nieuwe arbeidsomstandigheden de RI&E te herzien. Maak van het thuiswerk-RI&E een vast onderdeel van de “traditionele” RI&E. Voor zowel thuis als op het kantoor is een gezonde werkplek vereist.
Voor thuiswerken geldt een verlicht arbo-regime. Maar dit verlichte regime ontslaat de werkgever niet van de verplichting om te zorgen voor een ergonomisch ingerichte werkplek. Controle op naleving van de arbo-regelgeving is mogelijk. En als de werkgever hierin tekortschiet, is hij hiervoor aansprakelijk. Aan de or de taak om hierop toe te zien en de gesprekken over deze verandering van start te laten gaan.
Charlotte Breetveld, trainer en adviseur bij TRAINIAC charlotte@trainiac.nl
Hybride werken voor de or
Hybride werken gaat niet alleen over thuiswerken. Het betekent werken op basis van vertrouwen en verantwoordelijkheid. Waar medewerkers voorheen fysiek in beeld waren, werken ze nu op afstand. Hybride werken is een heel andere werkwijze, voor managers, en ook voor de or zelf. Volg daarom de eendaagse training ‘Hybride werken voor de OR’ op 20 september 2022.
Geef een antwoord