Fysieke aanwezigheid bij or-vergadering?

Mogen tijdens een or-vergadering de afwezige leden ook telefonisch of per e-mail hun mening geven en stemmen over een besluit?

In jullie reglement zal ongetwijfeld ook iets staan over hoeveel mensen er minimaal in een vergadering aanwezig moeten zijn om te kunnen vergaderen. En daarnaast zal er een zinsnede zijn opgenomen ten aanzien van de besluitvorming in de or-vergadering.

Bij de meeste ondernemingsraden moet de helft plus één van het aantal or-leden aanwezig zijn, om van een rechtsgeldige vergadering te kunnen spreken. Wordt aan die eis voldaan, dan kan de or in die vergadering ook een rechtsgeldig besluit nemen. Het gaat er dus om dat de or-leden fysiek in de vergadering aanwezig zijn. En meestal geldt dan ook dat bij meerderheid (de helft plus één) besloten wordt.

Als er verder niets in jullie reglement geregeld is over stemmen bij volmacht, per telefoon of e-mail, dan is dit niet toegestaan.

Ook vanuit praktisch oogpunt niet aan te raden

Ook vanuit praktisch oogpunt is het niet aan te raden om dit toe te staan. De afwezigen kennen immers niet de inhoud van de discussie en de argumenten voor en tegen. Zij hebben de gezamenlijke beeld- en oordeelsvorming niet meegemaakt. Als je hen desondanks laat meestemmen, neem je het risico de kwaliteit van het besluit te verminderen.

Is het voor or-leden soms niet mogelijk om fysiek aanwezig te zijn in een vergadering, dan kun je regelen dat zij via een Skypeverbinding of videoconferentie toch aan de vergadering en de besluitvorming kunnen deelnemen in de toekomst. Je zult dat dan wel in jullie reglement moeten vermelden.

De vragenservice wordt vanuit het CAOP gecoördineerd door Harry Hartmann. Het CAOP biedt trainingen aan voor betekenisvolle medezeggenschap en biedt ambtelijke ondersteuning voor ondernemingsraden.