Effectief vergaderen

0

Een openhartig en kritisch gesprek tussen nieuwe voorzitters en secretarissen over taakverdeling, besluitvorming en het leiden van vergaderingen.

Moet je als OR-voorzitter iedereen het woord geven? Hoe zorg je dat de vergadering niet uitloopt? Moet je wel of niet naar eensgezindheid bij de besluitvorming streven? En hoe verdeel je de taken onderling? Nieuwe voorzitters en secretarissen van verschillende bedrijven en organisaties gingen openhartig en kritisch met elkaar in gesprek tijdens een training van opleidingsinstituut MEDE.

Woord geven

Een OR voorzitten is een kwestie van je pappenheimers kennen’, zegt een OR-lid met een glimlach. ‘In elke OR zitten een paar “stille Willies”. Ik probeer ze altijd als eerste het woord te geven, want anders komen ze nooit aan het woord. Als het hun beurt is, dan zeggen ze “ik sluit me hierbij aan.” Ik vind het vervelend dat sommige OR-leden altijd denken dat ze het zo goed weten en constant het woord willen.

Geen discussie

De meeste aanwezigen knikken instemmend. ‘Als voorzitter moet je vooral geen discussie voeren over de procedure’, zegt OR-trainer Van der Pol. ‘Je moet slechts vertellen hoe je de vergadering gaat leiden en waarom. Als mensen tegenstribbelen, moet je je overgewicht als voorzitter gebruiken, want je bent niet voor niets gekozen.

Consensus

Sommige OR’en streven altijd naar consensus, terwijl andere de meerderheid laten beslissen. Het nadeel van consensus is dat het veel tijd kost om iedereen op één lijn te krijgen. Het voordeel is dat de bestuurder bij de overlegvergadering eventuele tegenstemmers niet voor zijn karretje kan spannen. Ook als je de meerderheid van de OR-leden laat beslissen, moet je opletten dat je als eenheid naar buiten treedt.

Verdeeldheid

‘Veel OR’en weten dat, maar in de praktijk lijkt het alsof de bestuurder het kan ruiken dat de OR verdeeld is’, zegt Marga van Meurs, OR-voorzitter van Scania Bears. ‘In het verleden werden we een keertje tegen elkaar uitgespeeld, omdat onze bestuurder de dwarsligger wist te ondervragen. Onze voormalige voorzitter greep niet in. Ik heb twee pennen opgegeten en op een gegeven moment vroeg ik of we dat discussiepunt niet konden verschuiven. Na afloop van de overlegvergadering, heb ik tegen de boosdoener gezegd: ‘Realiseer je je dat je verdeeldheid gecreëerd hebt? De bestuurder genoot van je verhaal. Later ben ik zelf tot voorzitter gekozen. Als zoiets ooit weer voorkomt, kap ik het punt meteen af.

Voorzitterschap

De aanwezige OR-leden bleken totaal verschillend te denken over het voorzitterschap van de overlegvergadering. De een vond het uitstekend dat de bestuurder altijd de voorzitter was, een ander vond dat het om en om hoorde. En weer een ander wilde liever niet dat de bestuurder de vergadering leidde, omdat hij anders de hele tijd zelf aan het praten was. Volgens Van der Pol is het vooral een kwestie van voorkeur en capaciteiten hoe het voorzitterschap geregeld wordt. ‘Het gaat erom de regie van de overlegvergadering zo veel mogelijk in eigen handen te houden.

 

De allereerste keer een vergadering voorzitten vond ik het moeilijkst, omdat ik plotseling in het middelpunt van de belangstelling stond’, vertelt Marga van Meurs, OR-voorzitter van Scania Bears, tijdens een pauze. ‘Aan de andere kant kreeg ik veel steun, omdat ik de enige vrouw was. Mijn collega’s behandelen me nog steeds heel attent en ik vind dat hun betrokkenheid bij het OR-werk geleidelijk gegroeid is. De leukste opdracht tijdens deze cursus vond ik dat we om de beurt een aantal mini-vergaderingen moesten voorzitten, terwijl we van tevoren aangaven wat onze sterke en zwakke punten waren. Dat leidde tot heel komische situaties, want als iemand zei dat hij niet tegen mensen kon die traag van begrip waren, probeerden we massaal domme vragen te stellen en als iemand aangaf om niet van geklets tussendoor te houden, moest’ie ons vervolgens stil zien te krijgen. Dit soort opdrachten stellen je capaciteiten echt op de proef.

Dwarsligger

Als de bestuurder een dwarsligger aan het woord wil laten, moet de OR meteen ingrijpen en vertellen dat iemand anders als woordvoerder op dat punt is benoemd. De uitdaging is om nog voor de vergadering na te denken wat je ermee wilt bereiken. Ik vind het trouwens niet verstandig om in de overlegvergadering én voorzitter én belangrijkste woordvoerder van de OR te zijn. Het beste is om het woordvoerderschap te verdelen onder de OR-leden. Als de bestuurder de vergadering voorzit, kun je afspreken dat één van de OR-leden schaduwvoorzitter is. Dan kan hij voorstellen om een uitvoerig verhaal van de bestuurder dat voor de OR niet zo interessant is af te ronden of op het juiste moment een ander OR-lid het woord te geven.

Taakverdeling

De juiste taakverdeling binnen de OR, riep veel vragen op. Van der Pol was daar duidelijk over: ‘Ik geef jullie wel een checklist, maar dit is geen voorschrift. Als voorzitter kun je best af en toe de vice-voorzitter de vergadering laten leiden, als die ervaring op wil doen. De secretarissen zijn vaak de werkpaarden van de OR.

Ambtelijk secretaris

Als je een ambtelijk secretaris hebt, kun je een heleboel taken afstaan. Tot de taken van de secretaris behoort het voorbereiden van de vergaderingen, notuleren, bewaken van afspraken en procedures, correspondentie en de OR-begroting. Als een OR-lid over meer financiële kennis beschikt, is het verstandiger om de begroting aan hem over te laten. Taken die niet vastliggen zijn bijvoorbeeld het aansturen van commissies en werkgroepen, scholing en publiciteit regelen en het inwerken van nieuwe OR-leden. De kunst is om iedereen een taak te geven die hij of zij aankan en daarnaast leuk vindt. Als je iets niet kunt, hoeft dat geen probleem te zijn, mits je gemotiveerd bent om het te leren. Notuleren bijvoorbeeld is iets dat vaak wordt onderschat.’

De deelnemers wisselen elkaars notulen uit en komen tot de conclusie dat ze helemaal niet op elkaar lijken. ‘Ik kom haast niet toe aan verslagen maken, want ik ben nog steeds bezig om de archieven en de documenten van mijn voorganger op een begrijpelijke manier te ordenen’, zegt OR-secretaris Theo Hoogervorst van gemeente Bodegraven. ‘Misschien moet je de boel de boel laten en je op de huidige ontwikkelingen concentreren’, adviseert Van Meurs. ‘Het is vervelend als je iets niet snel in het archief terug kan vinden, maar je kunt nu eenmaal niet alles tegelijk.’ Als je notuleren moeilijk vindt, moet je de voorzitter vragen om vaker samen te vatten’, geeft Van der Pol als tip.

Prioriteiten stellen

Tijd is ook een belangrijke factor in het OR-werk. Vergaderingen lopen vaak uit door een te volle agenda en gebrek aan prioriteiten. Het is verstandig om de tijdsduur van tevoren in te schatten. Als iemand veel te lang aan het woord is en in herhaling vervalt, moet je hem als voorzitter onderbreken tijdens een ademhaling en zijn standpunt samenvatten. Doe dat niet midden in een zin, want dat vindt niemand leuk.

De cursus

Zo’n cursus is heel nuttig voor beginnende OR-voorzitters en secretarissen’, vindt ook René Zoethoutmaar, die net begonnen is als OR-voorzitter van de gemeente Bodegraven. ‘Ik heb meteen gezien wat ik de eerste keer verkeerd heb gedaan. Ik ben te lang aan het woord geweest en ik heb me te veel met de onderwerpen bemoeid. Ik vond het ook een goede tip om de agenda op te bouwen door eerst een informatieve inleiding te houden, dan te discussiëren en vervolgens een conclusie te trekken. De eerste keer gingen we meteen discussiëren. Ik wil trouwens dat we met z’n allen mijn voorzitterschap over een half jaar evalueren. Ik sta open voor kritiek en als mijn collega’s vinden dat ik het niet goed genoeg doe, geef ik het stokje gewoon over. Wat ik aan deze cursus heel verhelderend vond, was de verdeling van taken binnen de OR. Nu we gezien hebben hoeveel taken een ambtelijke secretaris bij andere OR’en op zich neemt, gaan we erop in zetten dat we ook ondersteuning krijgen.’

 
Lees hier tien tips voor effectief vergaderen»

Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedInEmail this to someonePrint this page

Over Auteur

Redactie ORnet

De redactie van ORnet zorgt er gezamenlijk voor dat jij op de hoogte blijft van van innovatieve, inspirerende en vooral betrouwbare vakinformatie over OR gerelateerde onderwerpen.

Reageer