Ernst en Young: betere communicatie

0

Het contact met de achterban moest beter, besloot de ondernemingsraad van Ernst & Young. Hij gaf het nieuwe beleidsplan de vorm van een magazine, dat onder alle medewerkers werd verspreid. ‘We proberen de achterban op alle mogelijke manieren te bereiken’, aldus secretaris Paul van Nierop.

Ernst & Young is een bedrijf dat vooral actief is op het gebied van accountancy en belastingadvies. De ondernemingsraad kan daarom putten uit veel hoogopgeleide, gespecialiseerde medewerkers. Daarmee kan de OR geregeld zijn voordeel doen. Zo is het bijvoorbeeld heel handig om een accountant of belastingadviseur in de raad te hebben. Het precies uitrekenen wat de fiscale mogelijkheden zijn bij secundaire arbeidsvoorwaarden, is voor deze persoon immers een peulenschil.

Secretaris Paul van Nierop beaamt dat dit zo zijn voordelen heeft. Zelf werkt hij als belastingadviseur, en is daarbij gespecialiseerd op het onderwerp ‘grensoverschrijdende arbeid’. De samenstelling van de negentienkoppige ondernemingsraad laat, ondanks het grote gehalte aan adviseurs en accountants, toch een aardige dwarsdoorsnede van de gehele organisatie zien. ‘Naast dit soort functies hebben we ook een vertegenwoordiging uit de ondersteunende diensten, zoals een secretaresse. Maar we hebben ook een administratief medewerker en een IT-deskundige.’

Soepel overleg
Ondanks de grote verschillen in functies, verloopt zowel het onderlinge overleg als dat met de bestuurder soepel. Van Nierop: ‘We zijn met z’n allen bezig om de ondernmingsraad goed te laten functioneren, ongeacht onze positie in het bedrijf. We zijn bovendien een OR die veelal het harmoniemodel wil hanteren. Dat lukt ons doorgaans ook. Ik heb in mijn OR-periode nog nooit een botte confrontatie meegemaakt.’

Het feit dat het voeren van overleg aan de orde van de dag is binnen deze organisatie, speelt volgens Van Nierop hierbij een belangrijke rol. ‘We zijn een zeer platte organisatie waar veel wordt geregeld en opgelost via overleg. Het voeren van overleg is eigen aan onze cultuur. In de OR wordt deze traditie dan ook naadloos voortgezet. En zelfs zo ver dat we twee keer per jaar overleg voeren met de OR’en van de drie andere grote advieskantoren. We bespreken dan thema’s die voor ons allen leven, zonder ze uiteraard een concurrentiegevoelig kijkje in de keuken te geven. Dat doen we al meer dan tien jaar.’

Eigenwijze mensen
Het gehalte aan goed opgeleide professionals heeft volgens Van Nierop ook de nodige nadelen voor de ondernemingsraad. ‘Bijna al onze medewerkers zijn hoogopgeleide professionals die vaak een tikkeltje eigenwijs zijn. “Ik regel het zelf allemaal wel. Daar heb ik geen OR voor nodig”, zo wordt vaak gedacht. Diegenen die hier net binnen zijn, zijn bovendien de eerste paar jaren voornamelijk bezig met hun carrière. Ze hebben weinig oog voor de werkzaamheden van de OR. Dat komt meestal pas na een jaar of drie wanneer ze er achter komen dat ze misschien toch niet alles zelf kunnen en weten.’

Een en ander maakt het ook voor deze OR bijzonder lastig om voldoende kandidaten te vinden. Van Nierop: ‘Elke zittingsperiode hebben we te maken met dit probleem. Dat is ook precies de reden geweest dat we hebben besloten onze beleidsplannen op een aantrekkelijke manier vorm te geven en rond de sturen onder de medewerkers. We hopen dat we daarmee de aandacht kunnen vestigen op het or-werk.’

Kostbaar beleidsplan
In totaal werken er zo’n vijfduizend mensen bij Ernst & Young in Nederland, verdeeld over zo’n vijftig kantoren. Een kostbare aangelegenheid dus, dat beleidsplan. Van Nierop: ‘De bestuurder gaf ons desalniettemin toestemming er iets moois van te maken. Een OR-beleidsplan is immers ook een vorm van communicatie naar buiten toe. Daar moet je als bedrijf eigenlijk niet op bezuinigen. We hebben hiervoor dan ook een extern communicatiebureau ingeschakeld.’

 Dat de OR er werk van heeft gemaakt, blijkt wel uit het eindproduct. Maar liefst vijftien pagina’s telt het document, dat de titel ‘streven naar balans draagt’. Het ziet eruit als een heus magazine dat de moeite waard is om op zijn minst even door te bladeren. De teksten zijn gelardeerd met tekeningen, strips en foto’s.

Tuinieren en schaken
De balans tussen werk en privé is één van de aandachtspunten voor de OR. Daarom besloot de voltallige OR zich te laten fotograferen, ieder met zijn favoriete vrijetijdsbesteding. Van Nierop: ‘Zo laten we zien dat het ene OR-lid graag schaakt, de ander liever vist en weer een anderen zich bezighouden met tuinieren of koken. Op deze manier proberen we het onderwerp op een ludieke manier onder de aandacht te brengen. Ook willen we de OR een gezicht geven, zodat deze meer gaat leven voor de achterban.’

Met striptekeningen probeert de OR in het beleidsplan de achterban erop te wijzen dat het ook voor de carrière niet eens zo’n slechte stap is om in de OR zitting te nemen. Van Nierop: ‘Deel uitmaken van een OR is namelijk bijzonder leerzaam. Daar wijzen wij collega’s ook op. Zo krijgt een OR-lid een aardig kijkje in de keuken over hoe het management functioneert. Maar ook leert hij vooruitkijken met betrekking tot de organisatie zelf. Hij krijgt kortom de kans om verder te kijken dan zijn eigen omgeving.’

E-mail uit 2004
Om te illustreren dat OR-werk ook alles te maken heeft met rekening houden en kijken naar de toekomst, laat het magazine een fictieve e-mail uit 2004 zien. Daarin blikt de OR-voorzitter vanuit zijn hotelkamer in Londen terug op het OR-werk van de afgelopen jaren. Van Nierop: ‘Alle lid-firma’s van Ernst & Young, waaronder de Nederlandse, zijn druk bezig met internationaliseren. Het is dus heel goed mogelijk dat een OR-lid over drie jaar een overlegvergadering heeft in Londen.’

Ook de andere OR-onderwerpen worden in het beleidsplan op een aantrekkelijke manier vormgegeven. De arbeidsvoorwaarden à-la-carte zijn bijvoorbeeld vertaald in een boodschappenlijstje. En een fictief memorandum laat zien dat de werkplekken bij cliënten waar accountants vaak moeten werken, niet altijd aan de arbo-eisen voldoen.
 

Actieve opstelling
Oktober vorig jaar werd het magazine rondgestuurd. De belangrijkste vraag is natuurlijk of het in de smaak is gevallen. Van Nierop: ‘We hebben de indruk van wel. In elk geval is sindsdien het aantal vragen toegenomen dat de OR ontvangt. Men weet ons dus in elk geval beter te vinden.’ Maar de OR laat het daar niet bij zitten. Van Nierop: ‘Het contact met de achterban kan en moet ook nu nog beter. We verzinnen wat dat betreft van alles. Zo hebben we inmiddels op het intranet de mogelijkheid gecreëerd voor medewerkers om hun grieven en wensen te uiten. Maar ook vergaderen we op diverse plaatsen in het land waar we bovendien de plaatselijke kantoorcommissies uitnodigen om deel te nemen aan de bijeenkomst.’

Bovendien bezoekt de OR regelmatig de diverse kantoren. De raad nodigt de kantoorbevolking uit om met de OR in gesprek te gaan, en de OR laat zijn gezicht zien tijdens introductiedagen van nieuwe medewerkers. ‘We blijven zoeken naar middelen om die achterban te bereiken. Dat vraagt van ons een actieve opstelling, waartoe we ook zeker bereid zijn. We gaan gewoon door. De achterban zal weten dat de OR bestaat.’

Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedInEmail this to someonePrint this page

Over Auteur

Redactie ORnet

De redactie van ORnet zorgt er gezamenlijk voor dat jij op de hoogte blijft van van innovatieve, inspirerende en vooral betrouwbare vakinformatie over OR gerelateerde onderwerpen.

Reageer