Heeft u verbinding?

1

Sommige ondernemingsraden maken gebruik van contactpersonen. Dat
zijn geselecteerde achterbanleden die namens de raad met de medewerkers in hun
omgeving contact onderhouden. Hoe pak je dat aan?

Goed contact met alle werknemers

Alleen kleinere ondernemingsraden kunnen zelf goed contact onderhouden met alle werknemers. In een onderneming van vijfhonderd medewerkers is dat onmogelijk. De ondernemingsraad bestaat dan ‘maar’ uit elf leden, en een afdeling is zelden groter dan dertig mensen. Probeer dan maar eens iedereen regelmatig te bereiken. De OR kiest dan vaak voor schriftelijke communicatie, maar hoe krijg je mensen aan het lezen? En dan nog: hoe kom je erachter wat ze ervan vinden?

Maar ook een ondernemingsraad van zeven mensen kan in de problemen komen als er 290 medewerkers worden vertegenwoordigd. Om nog maar te zwijgen van het veel voorkomend euvel van hardnekkige vacatures in de raad. Een serieuze en regelmatige benadering van de achterban doet dan al gauw een onverantwoorde aanslag op de beperkte tijd. Tenzij de raad gebruikmaakt van hulptroepen…

Contactpersonen instellen

Stel dat de ondernemingsraad best tijd wil investeren in een regelmatige communicatie met de achterban. Maar weer níet zoveel tijd dat iedere medewerker persoonlijk door een OR-lid kan worden opgezocht. Dan ligt het voor de hand dat vooral de directe collega’s van de zittende OR-leden worden gehoord. Omdat niet elk onderdeel rechtstreeks in de raad is vertegenwoordigd, ontstaan er dan al gauw ‘witte plekken’. Afdelingen die geen van de OR-leden echt bekend zijn en waarvan de medewerkers de OR niet kennen.

Het gevolg is niet alleen dat het voor de raad moeilijker wordt de mening van deze achterbanleden te kennen, maar ook dat deze medewerkers zich niet snel kandidaat zullen stellen bij verkiezingen. Om daar iets aan te doen kan de raad mensen vragen contactpersoon voor de ondernemingsraad te worden. Een contactpersoon is iemand die bereid is namens de OR te overleggen met de collega’s van de eigen afdeling.

Afspraken over informatiestrekking en raadpleging

Om te voorkomen dat de ene contactpersoon dit zegt en de ander dat, is het van belang dat mededelingen en vragen aan de achterban in grote lijnen het zelfde worden gedaan. Het werkt het best als de OR op de agenda van de eigen vergaderingen een vast agendapunt ‘contact achterban’ opneemt. Liefst aan het einde van de vergadering. Bij de behandeling van dat punt worden afspraken gemaakt over de informatieverstrekking en de raadpleging. Vaak zal het gaan om een samenvatting van de afspraken over onderwerpen die in de betreffende vergadering al eerder zijn gemaakt.

De terugkoppeling kan op de volgende vergadering bij het betreffende inhoudelijke punt plaatsvinden. Bij ‘contact achterban’ kunnen dan de resterende reacties met de andere OR-leden worden gedeeld.

Informeren en raadplegen 

Voor de afdelingen waar de OR-leden uit voortkomen gelden zijzelf natuurlijk als contactpersoon. Voor de overige onderdelen wordt gebruik gemaakt van ‘externe’ contactpersonen. Maar deze contactpersonen moeten wel worden geïnformeerd over de afspraken die de raad heeft gemaakt. Er moet dus een regelmatig moment komen waarop de uitwisseling tussen contactpersonen en ondernemingsraad kan plaatsvinden. Een delegatie van de raad kan zowel voor de briefing als voor de terugkoppeling optreden als verbindende schakel. De opbrengst van de raadpleging – het ‘rapport’ van de contactpersonen – kan door de delegatie weer worden ingebracht in de eerstvolgende OR-vergadering.

Voorwaarden voor succes

Om het werken met contactpersonen kans van slagen te geven, moet aan een aantal voorwaarden worden voldaan.

Status
De functie ‘contactpersoon OR’ moet door de onderneming worden erkend. Met een bestuurder die overtuigd is van de meerwaarde van een OR zal dat niet moeilijk zijn. Hij realiseert zich dat de mate waarin de raad erin slaagt de medewerkers daadwerkelijk te vertegenwoordigen voor een belangrijk deel bepalend is voor die meerwaarde.
Contactmogelijkheden
De contactpersonen moeten in staat worden gesteld om de eigen collega’s te informeren en te raadplegen. Het werkoverleg is de meest geschikte gelegenheid, mits dit regelmatig wordt georganiseerd en er zoveel mogelijk medewerkers aan deelnemen. De OR kan hierover met de bestuurder afspraken maken.
Tijd
Contactpersonen moeten in de gelegenheid worden gesteld onder werktijd met (een delegatie van) de OR te overleggen. Ook hierover behoort de raad met de bestuurder afspraken te maken.
Zicht op het resultaat
Om de motivatie voor deze bemiddelende taak hoog te houden, moeten de contactpersonen het effect van hun werk zien. De OR moet dus regelmatig laten weten wat hij met de opbrengst van de achterbanraadpleging doet. Dat is iets anders dan het slaafs overnemen van de mening van anderen of het ten volle realiseren van de wensen van de achterban.

Voordelen van werken met contactpersonen

Het werken met contactpersonen heeft meer voordelen dan alleen het contact met de achterban. Het verlaagt bijvoorbeeld de drempel voor de kandidaatstelling. De OR kan deze mogelijkheid versterken door een vaste commissie voor achterbanraadpleging in te stellen. Daarin zitten dan behalve de OR-delegatie ook de contactpersonen. Het instituut ‘contactpersoon’ wordt daarmee verder geformaliseerd. Tijdsfaciliteiten zijn dan gemakkelijker te regelen en er ontstaan scholingsrechten voor alle commissieleden. Door de commissie extra te betrekken bij het OR-werk ontstaat bovendien een meer vloeiende overgang naar het OR-lidmaatschap.

Een andere mogelijkheid die het werken met contactpersonen biedt, is de combinatie met het plaatsvervangend OR-lidmaatschap. Met name in ondernemingen met een hoge werkdruk is het een gebruikelijk verschijnsel dat een of meer OR-leden de vergadering verzuimen omdat ze op dat moment in hun reguliere functie niet gemist kunnen worden. Contactpersonen zijn redelijk ingewerkt in de actualiteit van het OR-werk en kunnen dus gemakkelijk vervangen. Voorwaarde voor het plaatsvervangend lidmaatschap is een aanpassing van het reglement en het laten kiezen van plaatsvervangers. Het werken met contactpersonen versterkt hoe dan ook het draagvlak van de OR. Een bestuurder voelt feilloos aan of OR-leden namens zichzelf of vanuit de werknemers spreken. Hoe meer achterbanleden zijn gehoord, des te sterker staat de OR in zijn schoenen.

 

Door: Theo van Leeuwen

Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedInEmail this to someonePrint this page

Over Auteur

Redactie ORnet

De redactie van ORnet zorgt er gezamenlijk voor dat jij op de hoogte blijft van van innovatieve, inspirerende en vooral betrouwbare vakinformatie over OR gerelateerde onderwerpen.

1 reactie

  1. Wij kinderopvangpurmerend zijn begonnen met het oprichten van een klankbord groep.
    Wij zijn een Or van 7 leden met 280 medewerkers, elk Or lid krijgt 2 klankbordgroepers die zij op het zelfde moment als alle andere van info voorziet.
    De klankbord groeper ventileerd de stelling/vraag bij zijn team en koppelt dit weer terug naar het or lid.
    Zo krijgen we een duidelijk beeld en inzicht in de achterban.
    Groet Joyce

Reageer