Vergaderen is topsport

0

Voor mij kun je een vergadering verdelen in 3 elementen. De voorbereiding oftewel de warming up, de vergadering zelf oftewel de wedstrijd en als laatste de actielijst, het uitvoeren van besluiten oftewel de zorg tussen de wedstrijden in.

Door Stef Soons

En net als een sporter gaat dit niet zomaar en is afspraken maken niet alleen de weg naar succes.

Warming Up

Je ziet hoogst zelden een topsporter zonder warming-up meteen vol de wedstrijd in gaan. Ze zorgen ervoor dat de spieren goed opgewarmd zijn zodat ze tijdens de wedstrijd optimaal kunnen presteren. Dan is het raar dat veel mensen zonder voorbereiding of met een zeer korte voorbereiding de vergadering ingaan en verwachten dat deze efficiënt gaat verlopen.

Een goede voorbereiding zorgt voor een efficiënte vergadering. Maar wat is dan een goede voorbereiding? Het begint met een goede agenda die richtlijn moet geven aan de inhoud, de tijd, de doelen en de kennis die vooraf nodig is. Een goede agenda geeft regie of in wedstrijd taal wellicht de tactische bespreking van de wedstrijd. Hoe gaan we het aanpakken en waarom, stel dat het anders verloopt wat is dan plan B enz.

Daarnaast zijn er zaken als waar vind je de juiste informatie, wie spelen er mee en met welk doel, allemaal elementen die invloed hebben op de efficiëntie van de vergadering.

De wedstrijd

Hoewel ik zeker niet wil zeggen dat een vergadering een wedstrijd is. Hoewel ik zie dat er vaak onderling strijd is rondom belangen, macht e.d. zonder dat dit besproken wordt. Net zoals een teamsport heeft iedereen een taak maar is ook iedereen verantwoordelijk voor de teamprestatie. Dus de voorzitter heeft niet alleen de verantwoordelijkheid om de vergadering in een bepaalde structuur te laten verlopen. Net als een aanvaller ook verdedigende taken kan doen om de teamprestatie te vergroten.

Kun je de hele wedstrijd met volle energie in de aanval? Dat is vaak wel lastig als de wedstrijd langer duurt dan de 400 meter sprint, en zelfs daar zie je al een indeling in inspanning. Dat geldt ook voor een vergadering. Probeer in onderwerpen een indeling te maken in energie. Sommige onderwerpen kosten meer energie of meer denkwerk, andere vragen weinig energie.

Kent u de scene uit Monty Pyntons Flying Circle, 100m dash for people with no sense of direction? Na het startsein spurt iedereen maar een kant op, door elkaar heen zonder structuur. Een vergadering moet dus een structuur hebben en door elkaar heen praten heeft geen effect. Maar het is de verantwoordelijkheid voor elke deelnemer om hiervoor te zorgen. En de agenda kan hierin helpen.

Tussen de wedstrijden door

Een topsporter zal ervoor zorgen dat ook tussen de wedstrijden door hij of zij zorgt voor genoeg rust, oefening e.d. Als het goed is sluiten veel vergaderingen met een actielijst. Wie gaat wat doen en voor wanneer enz. Om de efficiëntie erin te houden is het natuurlijk van belang dat deze afspraken ook uitgevoerd worden. En, mocht er iets tussenkomen, wat dan de afspraken zijn.

Een belangrijk onderdeel hierbij is het verwachtingsmanagement van elkaar. Hoe spreken we elkaar aan op de afspraken die we maken of juist als we de afspraken niet kunnen nakomen. Hoe gaan we om met elkaar als iemand zich niet heeft voorbereid, steeds maar door de ander heen blijft praten, of anders.

Zorg dat je naast het concreet vergaderen ook ruimte neemt om deze zaken te bespreken. Want onderlinge machtsspelletjes, teleurstellingen omdat verwachtingen niet uitkomen en ander gedrag maakt dat er geen efficiëntie zal plaatsvinden, de topsport vervalt tot een amateurniveau.

Stef Soons, Trainer Merlijn Medezeggenschap

Stef verzorgt op de Landelijke OR-dag 2017 op 20 juni de workshop Topsport: de OR vergadering.

Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedInEmail this to someonePrint this page

Over Auteur

Redactie ORnet

De redactie van ORnet zorgt er gezamenlijk voor dat jij op de hoogte blijft van van innovatieve, inspirerende en vooral betrouwbare vakinformatie over OR gerelateerde onderwerpen.

Reageer