De aanpassing moet uiterlijk op 1 januari 2027 zijn afgerond. Uiterlijk op 1 januari 2025 moeten werkgever en or/werknemers definitief overeenstemming hebben bereikt over de nieuwe pensioenregeling, de uitvoering van deze regeling en over het transitieplan.
Let op:
- Voor pensioenregelingen ondergebracht bij een verzekeraar of premie-pensioeninstelling (PPI) kunnen latere deadlines gelden.
- Of de or instemmingsrecht heeft op de nieuwe pensioenregeling volgens artikel 27 WOR hang af van de manier waarop de huidige pensioenregeling is vormgegeven. Lees meer over het instemmingsrecht van de or bij pensioenregelingen in het artikel ‘Het nieuwe pensioenstelsel: welke stappen kan de or al zetten?’.
Stappen zetten
Praktisch gezien zal de or een aantal stappen moeten doorlopen op weg naar het nieuwe pensioenstelsel. Het 6-stappenplan in dit artikel is een algemeen voorbeeld. Afhankelijk van het bedrijf en de situatie kunnen aanpassingen of aanvullingen nodig zijn. Stem dit direct met de werkgever af.
Een tijdelijke transitiecommissie, met leden benoemd door het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, kan ondersteuning bieden via bemiddeling of zelfs een bindend advies.
Het stappenplan
1. De or kan beginnen met inventariseren door antwoorden te zoeken op de volgende vragen:
- wat is het huidige pensioensysteem (eind- of middelloonregeling, beschikbare premieregeling);
- bij welk type pensioenuitvoerder is de huidige pensioenregeling ondergebracht ;
- wat is het niveau van de huidige pensioenregeling (opbouw, dekkingen, werknemersbijdrage);
- wanneer eindigt de huidige uitvoeringsovereenkomst;
- hoe en wanneer dient deze uitvoeringsovereenkomst te worden opgezegd;
- zijn er eventuele extra financieringsverplichtingen voor de werkgever dan alleen de premie;
- wat betekent het eindigen voor (de indexatie van) de al opgebouwde pensioenen;
- hoe kunnen de werknemers worden gebonden aan de overstap naar de nieuwe pensioenregeling;
- zijn er andere stakeholders.
Let op
Er geldt overgangsrecht voor bepaalde op deze datum bestaande pensioenregelingen. Check of jullie pensioenregeling aan de voorwaarden voldoet. Zo nee, onderzoek en besluit dan op korte termijn of alsnog overstappen naar een dergelijke pensioenregeling gunstig is.
Stap 2. De or begint met de analyse-fase, waarin vooral berekeningen worden gemaakt. Denk hierbij aan het volgende:
- wat is het juiste premieniveau voor de nieuwe regeling;
- wat is de invloed op de te verwachten pensioenen;
- wat is de impact op de pensioenlasten;
- wat zou een adequate compensatieregeling kunnen zijn;
- wat zijn de mogelijkheden tot, en effecten van een compensatie in de pensioensfeer;
- wat zijn de mogelijkheden tot, en effecten van een compensatie in de loonsfeer;
- kan het reeds opgebouwde pensioen worden ingevaren;
- wat is de impact als reeds opgebouwd pensioen wordt ingevaren (‘dubbele transitie’);
- wat is de impact als reeds opgebouwd pensioen niet wordt ingevaren, maar wel gebruik wordt gemaakt van de bestaande mogelijkheid tot collectieve waardeoverdracht;
- wat is het juiste niveau van de risicodekkingen voor partner- en wezenpensioen;
- is er een voorkeur voor het solidaire contract met een solidariteitsreserve of het flexibele contract;
- hoe moet de solidariteitsreserve worden gevuld en wat is de verdeling van deze reserve.
Stap 3. Begin met de ontwerpfase voor de pensioenregeling. Het gaat dan om bijvoorbeeld:
- het premieniveau;
- de compensatieregeling in pensioen en/of in salaristoeslag, duur en hoogte;
- de financiering van de compensatieregeling;
- wel of niet invaren;
- hoogte partner- en wezenpensioen.
Stap 4. Begin met de selectiefase voor een pensioenuitvoerder:
- welke type pensioenuitvoerder is het meest passend;
- offertes opvragen en beoordelen;
- eventueel de pensioen- en compensatieregeling aanpassen als de pensioenuitvoering onverwachts niet overeenstemt met de uitgangspunten en kenmerken van de pensioenregeling;
- onderhandelen met de pensioenuitvoerder(s);
- concept juridische documenten (uitvoeringsovereenkomst en pensioenreglement) controleren.
Stap 5. De bestuurder doet een instemmingsaanvraag en vraagt de ondernemingsraad om een reactie.
Eventueel kan de or eerst een achterbanraadpleging organiseren om de mening van de collega’s te achterhalen. Dat kan natuurlijk ook al eerder in het traject.
Let op
Één geïntegreerd instemmingsverzoek heeft de voorkeur, zowel wat betreft de keuze voor de nieuwe pensioenregeling (inclusief de afspraken over het al opgebouwde pensioen en de compensatieregeling) als voor de pensioenuitvoerder. Dit voorkomt dat de or bij een instemmingsaanvraag voor alleen de nieuwe pensioenregeling moet reageren met “nee, tenzij (de or ook met de pensioenuitvoering blijkt te kunnen instemmen)”. Werkt de bestuurder samen met de or aan de totstandkoming van het geïntegreerde instemmingsverzoek, dan zal dit verzoek geen verrassingen meer opleveren. Dat is wel zo prettig voor beide partijen.
De werkgever moet ook instemming vragen aan de werknemers. Dat kan het beste met een goed doordacht communicatietraject, dat al is opgenomen in in het (geïntegreerde) instemmingsverzoek. In het communicatietraject kunnen de volgende activiteiten zijn opgenomen:
- presentaties aan de werknemers;
- informatiebrieven met individuele doorrekeningen;
- individuele pensioenadviesgesprekken;
- vragen om instemming door middel van de positieve optie (handtekening van de werknemer), of de negatieve optie (de werknemer krijgt een bezwaarperiode, geen bezwaar betekent dat hij of zij stilzwijgend heeft ingestemd);
- instellen van een bezwaarcommissie.
Stap 6. De implementatie bij de pensioenuitvoerder
Ook tijdens deze fase moet de werkgever blijven communiceren over de pensioenregeling. Dat hoort bij zijn zorgplicht. Zorg als or voor een meerjarenplan, bij voorkeur ook als onderdeel van het (geïntegreerde) instemmingsverzoek. Bijvoorbeeld:
- hoe worden nieuwe werknemers geïnformeerd;
- wat moeten werknemers weten over de te maken beleggingskeuzes;
- wat is de impact op het pensioen bij verlof, scheiding, ontslag etc.;
- worden oudere werknemers gefaciliteerd met gesprekken over pensioenplanning;
- wat is geregeld voor begeleiding bij pensioeninkoop.
Een actieve opstelling van jullie or in het hele transitieproces kan voor je collega’s het (pensioen)verschil maken!
