De overlegvergadering is het hoogtepunt van het OR-werk. Of het nu gaat om een adviesaanvraag of een instemmingsverzoek, bijna altijd zal daarover overleg met de
bestuurder plaatsvinden. Maar dan moet dat overleg wel goed worden voorbereid!
In de overlegvergadering moet de OR zaken doen. Die vergadering moet je dus goed voorbereiden. Dat is geen koud kunstje. Het begint er al mee dat de overlegpartner, de bestuurder, meestal over veel meer vergaderervaring beschikt dan de leden van de ondernemingsraad. De meeste OR-leden zijn typische doeners, die hooguit ervaring hebben opgedaan met puur functioneel overleg. Bovendien heeft de bestuurder een hoge hiërarchische functie. Dat stelt hem in staat desgewenst in zijn eentje een standpunt te bepalen. De ondernemingsraad is juist een groep van gelijkwaardige mensen, die geacht worden met elkaar één standpunt in te nemen. Op beide punten kan een goede voorbereiding de raad een stuk op weg helpen.
Inhoudelijke voorbereiding essentieel
Ondernemingsraden besteden (gelukkig) meestal veel tijd aan de inhoudelijke voorbereiding van de onderwerpen van het overleg. De centrale vraag is: ‘Wat vinden we ervan?’ Vaak neemt deze voorbereiding erg veel van de beschikbare tijd in beslag. Er is dan nauwelijks nog tijd om te bespreken hoe het overleg moet worden aangepakt. Het doel is namelijk om zoveel mogelijk van het eigen standpunt gerealiseerd te krijgen. En dat laatste is toch eigenlijk waar het allemaal om draait.
Ondernemingsraden besteden (gelukkig) meestal veel tijd aan de inhoudelijke voorbereiding van de onderwerpen van het overleg. De centrale vraag is: ‘Wat vinden we ervan?’ Vaak neemt deze voorbereiding erg veel van de beschikbare tijd in beslag. Er is dan nauwelijks nog tijd om te bespreken hoe het overleg moet worden aangepakt. Het doel is namelijk om zoveel mogelijk van het eigen standpunt gerealiseerd te krijgen. En dat laatste is toch eigenlijk waar het allemaal om draait.
Kies je strategie
De ondernemingsraad kan verschillende strategieën kiezen voor het overleg met de bestuurder. In de praktijk heeft een or echter vaak één voorkeursstrategie. Het gedrag van de raad wordt hierdoor voor de bestuurder erg voorspelbaar. Zo zijn er bijvoorbeeld typische vechtraden, en ondernemingsraden die het liefst alles in samenwerking met de bestuurder willen bespreken.
De ondernemingsraad kan verschillende strategieën kiezen voor het overleg met de bestuurder. In de praktijk heeft een or echter vaak één voorkeursstrategie. Het gedrag van de raad wordt hierdoor voor de bestuurder erg voorspelbaar. Zo zijn er bijvoorbeeld typische vechtraden, en ondernemingsraden die het liefst alles in samenwerking met de bestuurder willen bespreken.
De hoofdstrategieën zijn:
– Samenwerken. De ondernemingsraad ziet zichzelf bijna op één lijn met de bestuurder. Er zijn misschien wat accentverschillen, maar met een goede uitwisseling van argumenten moet het mogelijk zijn tot een gezamenlijke oplossing te komen.
– Onderhandelen. De ondernemingsraad weet dat er een verschil van mening is met de bestuurder, maar voelt zich op hem aangewezen om tot een oplossing te komen. Het wordt een kwestie van geven en nemen. De raad is bereid wat water bij de wijn te doen.
– Vechten. De OR is niet van plan een duimbreed af te wijken van het eigen standpunt. De raad is bereid alle machtsmiddelen te gebruiken om zijn gelijk te krijgen.
– Toegeven. De ondernemingsraad acht zichzelf niet in staat de bestuurder in de richting van het eigen standpunt te bewegen. Het kan ook zijn dat er niet eens sprake is van een eigen standpunt, maar van het oprechte vertrouwen dat ‘de bestuurder wel weet wat goed voor ons is’.
– Samenwerken. De ondernemingsraad ziet zichzelf bijna op één lijn met de bestuurder. Er zijn misschien wat accentverschillen, maar met een goede uitwisseling van argumenten moet het mogelijk zijn tot een gezamenlijke oplossing te komen.
– Onderhandelen. De ondernemingsraad weet dat er een verschil van mening is met de bestuurder, maar voelt zich op hem aangewezen om tot een oplossing te komen. Het wordt een kwestie van geven en nemen. De raad is bereid wat water bij de wijn te doen.
– Vechten. De OR is niet van plan een duimbreed af te wijken van het eigen standpunt. De raad is bereid alle machtsmiddelen te gebruiken om zijn gelijk te krijgen.
– Toegeven. De ondernemingsraad acht zichzelf niet in staat de bestuurder in de richting van het eigen standpunt te bewegen. Het kan ook zijn dat er niet eens sprake is van een eigen standpunt, maar van het oprechte vertrouwen dat ‘de bestuurder wel weet wat goed voor ons is’.
Elke strategie kan in een bepaalde situatie het meest succesvol zijn. Geen enkele strategie is dat in alle situaties. De OR moet zich in de voorbereiding afvragen hoe groot de meningsverschillen zijn, en hoe sterk hij wil en kan vasthouden aan zijn eigen standpunt. Met andere woorden: ‘Wat is de beste strategie voor dit onderwerp op dit moment?’
Ga ook tactisch te werk
De stap van het bepalen van de overlegstrategie naar de uitvoering ervan is te groot. Beter is het ook nog even stil te staan bij hoe je het overleg het best kan voeren. Op dit tactische niveau speelt de persoon van de bestuurder een belangrijke rol: wat is zijn typische communicatiestijl?
Deze stijl is een bijna onveranderlijk gegeven, dat bij elk overleg over welk onderwerp dan ook speelt. In het kader staan vier typen bestuurders beschreven, elk met een eigen communicatiestijl.
De stap van het bepalen van de overlegstrategie naar de uitvoering ervan is te groot. Beter is het ook nog even stil te staan bij hoe je het overleg het best kan voeren. Op dit tactische niveau speelt de persoon van de bestuurder een belangrijke rol: wat is zijn typische communicatiestijl?
Deze stijl is een bijna onveranderlijk gegeven, dat bij elk overleg over welk onderwerp dan ook speelt. In het kader staan vier typen bestuurders beschreven, elk met een eigen communicatiestijl.
Naarmate de leden van de ondernemingsraad meer ervaring opdoen met het overleg, leren ze vanzelf wat wel ‘werkt’, en wat niet. Een goede OR kent de gevoeligheden en zwakheden van de eigen bestuurder, en houdt daar rekening mee in de voorbereiding van het overleg.
Operationele voorbreiding
Veel ondernemingsraden maken afspraken over hoe het overleg wordt uitgevoerd:
– Wie voert vooral het woord;
– Welke argumenten op welk moment;
– Als…, dan…
Veel ondernemingsraden maken afspraken over hoe het overleg wordt uitgevoerd:
– Wie voert vooral het woord;
– Welke argumenten op welk moment;
– Als…, dan…
Ook gaan de afpraken over de toon, de te besteden tijd en de mate waarin pressiemiddelen worden ingezet.
In deze operationele voorbereiding moeten de keuze voor de overlegstijl en de kennis over de bestuurder elkaar ontmoeten. Wie van ons is het meest geschikt om contact te leggen met de bestuurder? Hoe moeten we onze boodschap aanbieden om een optimale kans op succes te hebben? Wat zijn de valkuilen waar we niet in moeten stappen?
Een goede voorbereiding vraagt tijd, meer tijd dan nodig is voor het bepalen van een gezamenlijk standpunt. En als deze tijd niet wordt ingepland, dan komt het er ook niet van! Sommige ondernemingsraden lossen dit op door met twee soorten OR-vergaderingen te werken. Kort na de overlegvergadering volgt een OR-vergadering waarin wordt gewerkt aan gezamenlijke standpunten (de inhoudelijke vergadering). In een volgende vergadering worden deze standpunten voorzien van een plan van aanpak. Hoe gaan we een en ander realiseren? Kort vóór de overlegvergadering komen de OR-leden dan nog even bij elkaar om de gemaakte afspraken op te frissen, en de laatste puntjes op de i te zetten.
|
Welke types bestuurder zijn er?
|
Geef een reactie