Vergoeding kosten van de ondernemingsraad

Van de zaken over medezeggenschap die in de afgelopen jaren voor de rechter kwamen had een relatief niet onbelangrijk aantal betrekking op de vergoeding van de kosten van de rechtsbijstandverlener voor het adviseren van de ondernemingsraad.

In de praktijk gaat op dit punt dus nog wel eens iets mis. Reden om in deze bijdrage aandacht te besteden aan de vergoeding van de kosten van de door de ondernemingsraad ingeschakelde deskundige en vooral in te gaan op een aantal praktische tips.

Juridisch kader

De Wet op de ondernemingsraden (WOR) bepaalt dat alle kosten die de OR en zijn commissies redelijkerwijze noodzakelijk moeten maken om de taak van de OR(-commissie) te kunnen vervullen, voor rekening van de ondernemer komen. Het betreft niet alleen de kosten van vakliteratuur en de doorgaans geringe vergaderkosten, maar ook de wat omvangrijkere kosten van secretariële ondersteuning.

Kosten rechtsgedingen

Ten aanzien van de kosten van het raadplegen van deskundigen en de kosten verbonden aan het voeren van rechtsgedingen stelt de WOR een extra voorwaarde: deze komen alleen voor rekening van de ondernemer indien deze kosten vooraf aan hem zijn meegedeeld. De kosten verbonden aan het voeren van rechtsgedingen vallen in drie soorten uiteen: (1) de kosten van rechtsbijstand, (2) zuivere proceskosten als griffierechten en de kosten van het horen van getuigen en deskundigen en (3) de proceskosten van de wederpartij.

De WOR ziet uitsluitend op de eerste twee categorieën. Indien van de kosten van een door de OR(-commissie) in te schakelen deskundige van tevoren geen nauwkeurige opgave kan worden verkregen, zal (de deskundige van) de OR(-commissie) een voorlopige schatting van de kosten aan de ondernemer moeten geven. De bedoeling van de voorafgaande mededeling is dat de ondernemer – vanwege de hoogte van de kosten die daaraan doorgaans verbonden zijn – vooraf zowel bezwaar kan maken tegen de noodzaak van het inschakelen van een deskundige en/of het voeren van een rechtsgeding, als tegen de omvang van de daaraan verbonden (geschatte) kosten. De WOR stelt geen vormvereisten aan deze mededeling. Vanuit bewijsoogpunt is het verstandig dit schriftelijk te doen.

Ondernemer heeft bezwaar

Indien de ondernemer bezwaar heeft tegen de inschakeling van de deskundige of het voeren van een rechtsgeding, dient hij dit tijdig aan de ondernemingsraad kenbaar te maken. In een poging de OR(-commissie) over te halen af te zien van het maken van de kosten, verdient het aanbeveling dat de ondernemer zijn bezwaar goed motiveert.

De kantonrechter

Komen de ondernemer en de OR(-commissie) er desondanks niet uit, dan kan de OR het geschil, nadat bemiddeling door de bedrijfscommissie heeft plaatsgevonden, voorleggen aan de kantonrechter. De kosten van die procedure komen altijd voor rekening van de ondernemer. De kantonrechter zal dit geschil vervolgens beslechten aan de hand van de vraag of de inschakeling van de deskundige redelijkerwijs noodzakelijk is voor de vervulling van de taak van de OR(-commissie). Daarbij zullen onder meer in aanmerking moeten worden genomen: (1) de aard en het belang van het onderwerp waarvoor de deskundige dient te worden ingeschakeld, (2) de hoogte van de daaraan verbonden kosten en (3) de financiële draagkracht van de ondernemer.

Tijd

De gang naar de kantonrechter – en de daaraan voorafgaande bemiddeling door de bedrijfscommissie – kost tijd. De verleiding bestaat dan om de deskundige toch maar alvast met zijn of haar werkzaamheden te laten beginnen, maar dat is niet zonder risico’s. Acht de kantonrechter het bezwaar van de ondernemer gegrond, dan hoeft deze de kosten van de deskundige namelijk niet te betalen. De deskundige kan de leden van de OR(-commissie) in dat geval persoonlijk aansprakelijk stellen voor de betaling van zijn factuur (tenzij de ondernemingsraad vooraf met de deskundige heeft afgesproken dat de deskundige dit risico zelf zal dragen).

Kostenopgave

Hetzelfde geldt in de situatie waarin de (deskundige van de) OR(-commissie) in het geheel geen kostenopgave op voorhand heeft gedaan. De ondernemer hoeft deze kosten dan in beginsel – ongeacht of zij redelijkerwijs noodzakelijk zijn gemaakt – niet te betalen. Ook in dat geval kunnen de OR-leden door de deskundige in privé worden aangesproken om tot betaling van de factuur over te gaan. Heeft de ondernemer naar aanleiding van de mededeling van de OR(-commissie) geen (tijdig) bezwaar gemaakt, dan kan de OR hem in beginsel tot betaling van de kosten aanspreken. Als belanghebbende kan de deskundige ook zelf rechtstreeks betaling trachten af te dwingen.

De kosten verbonden aan het raadplegen van een deskundige door de ondernemingsraad, om te adviseren naar aanleiding van de vraag of een bepaalde adviesbevoegdheid toekomt aan de Centrale Ondernemingsraad (‘COR’) of de OR, worden in de jurisprudentie tot slot aangemerkt als voor de uitoefening van de taak van de OR redelijkerwijze noodzakelijk gemaakte kosten en dienen daarom door de ondernemer in beginsel te worden vergoed, ook indien de ondernemer daartegen tijdig bezwaar heeft gemaakt.

OR-budget

In sommige gevallen kent de ondernemer zijn ondernemingsraad jaarlijks een vast budget toe op basis waarvan de OR naar eigen inzicht zijn uitgavenpatroon kan bepalen. De WOR biedt de ondernemer en de OR de mogelijkheid om zo’n eigen budget samen af te spreken. Het voordeel daarvan is dat het de OR in financieel opzicht een meer onafhankelijke positie ten opzichte van de ondernemer geeft. Zo hoeft de ondernemingsraad geen voorafgaande mededeling meer te doen van de kosten verbonden aan het inschakelen van een deskundige en/of het voeren van een rechtsgeding.

Verstandig?

Toch kan men zich afvragen of de OR er verstandig aan doet om ten aanzien van deze kosten een vast budget met de ondernemer af te spreken. Het risico dat de redelijkerwijs te maken kosten het budget overschrijden, rust dan namelijk op de OR. Indien de ondernemingsraad kosten moet maken waardoor het jaarlijkse budget wordt overschreden, dan kan de OR aan de ondernemer weliswaar een aanvullend budget vragen (of de ondernemer vragen om deze specifieke extra kosten voor zijn rekening te nemen), maar de ondernemer is niet verplicht om positief op dat verzoek te reageren.

Risico groter

Naarmate er meer onzekerheid bestaat over het aantal en de aard van de adviesaanvragen en/of instemmingsverzoeken die de OR in een bepaald jaar van de ondernemer kan verwachten, is het risico verbonden aan het afspreken van een vast budget voor de OR logischerwijs navenant groter.

Praktische tips

Wij sluiten af met een aantal praktische tips voor de OR, de door de OR ingeschakelde deskundige en de ondernemer, gebaseerd op de uitspraken van rechters in de afgelopen jaren.

Tips voor de OR

• Leg voorafgaand aan het maken van de kosten aan de ondernemer een kostenopgave van de in te schakelen deskundige voor en vraag om schriftelijk akkoord alvorens de deskundige aanvangt met de werkzaamheden. Vraag de ondernemer hiervoor indien nodig om extra tijd.
• Leg op voorhand met de deskundige schriftelijk vast dat hij het risico van een onbetaalde declaratie zelf zal dragen.
• Vraag de deskundige te waarschuwen indien het door de ondernemer goedgekeurde bedrag uit de offerte dreigt te worden overschreden en leg de ondernemer in dat geval tijdig – dus vóór het maken van de aanvullende kosten – een aanvullende offerte ter goedkeuring voor.
• Indien de ondernemer bezwaar maakt tegen de inschakeling van de deskundige en/of diens (eerste of aanvullende) kostenopgave, dan wel te weinig tijd geeft om een kostenopgave van de deskundige te verkrijgen, weiger dan een positief advies of instemming af te geven ten aanzien van het door de ondernemer voorgenomen besluit vanwege het ontbreken van de gelegenheid om het besluit op een verantwoorde wijze – namelijk door middel van de inschakeling van een deskundige – te kunnen beoordelen (een dergelijke weigering fungeert in de praktijk vaak als ‘breekijzer’ om alsnog goedkeuring voor de inschakeling van de deskundig en/of zijn offerte te verkrijgen.

Tips voor de ingeschakelde deskundige

• Stel een offerte op met een inschatting van de maximum kosten en stuur deze vóór aanvang van de werkzaamheden aan de ondernemingsraad.
• Verlang vóór aanvang van de werkzaamheden een schriftelijke bevestiging van de OR dat de ondernemer (bij voorkeur schriftelijk) akkoord is gegaan met deze offerte.
• Indien onzekerheid bestaat omtrent de vraag of de OR tegen de tijd dat de declaratie zal worden verzonden nog bestaat, laat de OR dan (schriftelijk) met de ondernemer afspreken dat de ondernemer ook in dat geval tot betaling van de kosten overgaat.
• Zorg in geval van dreigende aanvullende kosten (die de door de ondernemer goedgekeurde offerte te boven gaan) voor een aanvullende offerte, leg die via de ondernemingsraad tijdig aan de ondernemer voor en ga pas verder met de werkzaamheden indien de ondernemer met die aanvullende offerte heeft ingestemd.

Tips voor de ondernemer

• Maak – indien men de inschakeling van de deskundige redelijkerwijs niet nodig acht en/of diens offerte onredelijk hoog vindt – daartegen tijdig, gemotiveerd en schriftelijk bezwaar, om te voorkomen dat (een deel van) deze kosten toch zal moeten worden betaald.
• De kosten verbonden aan de beantwoording van de vraag of de OR advies- of instemmingsrecht toekomt, komen over het algemeen voor rekening van de ondernemer, dus weeg goed af of het voeren van een discussie hierover de moeite waard is (aangezien ook dat weer tijd en geld kost).
• Probeer een ‘fixed fee’ af te spreken met de deskundige om zo de kosten binnen de perken te houden.
• Overweeg een jaarlijks budget met de ondernemingsraad af te spreken voor de kosten van de deskundige ondersteuning.