Onderzoek privébestanden, mag dat?

Mag een werkgever privébestanden van een werknemer (laten) onderzoeken als zij vermoedens heeft van niet integer gedrag van een werknemer?.

Een werknemer houdt op zijn werk-laptop een dagboek/jaarboek bij waarin hij zijn bedenkingen over het (financiële) reilen en zeilen van zijn werkgever noteert. Tijdens een congres in juli 2007 stuurt iemand anoniem een mail aan de deelnemers waarin de algemeen secretaris van de organisatie wordt beschuldigd van malversaties. Een recherchebureau wordt ingeschakeld om de herkomst van dit bericht te achterhalen. Daarbij zullen geen privébestanden worden onderzocht. Het bureau deelt de werkgever mee dat het bij de anonieme e-mail gebruikte IP-adres niet op de laptop van de werknemer is aangetroffen. Er kan ook niet worden vastgesteld dat hij de auteur of de verzender van het bericht is geweest. Maar wel komen diverse trefwoorden uit het anonieme bericht voor in het jaarboek. Het bureau overhandigt gekopieerde bestanden aan de werkgever. De werkgever plaatst de werknemer over naar een lagere functie en stelt hem onder supervisie. Daarna beëindigen partijen de arbeidsovereenkomst. De werknemer spreekt het bureau aan uit onrechtmatige daad en vordert schadevergoeding. De rechtbank wijst deze vordering toe. Het bureau gaat in hoger beroep.

Oordeel
Het Gerechtshof oordeelt dat het jaarboek een persoonsgegeven is als bedoeld in de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp), omdat het gegevens over een identificeerbare, natuurlijke persoon bevat. De werknemer heeft het recherchebureau noch expliciet noch stilzwijgend toestemming gegeven om zijn persoonlijke documenten te onder- zoeken. Voor de belangenbehartiging van de werkgever was het niet nodig het jaarboek te verstrekken. Dat de werkgever in zijn voortbestaan werd bedreigd of dat zijn bestaan werd ontwricht, wordt door het bureau onvoldoende onderbouwd. Het bureau heeft in strijd met zijn eigen gedragscode en met de Wbp gehandeld en is daarom aansprakelijk voor de schade van de werknemer.

Commentaar
In Nederland geldt de Wbp als een belangrijke rechtsbron voor de privacy in arbeidsverhoudingen. Verder bevat het een opsomming van de gronden voor toelaatbare gegevensverwerking. Bij de opsporing van niet integer gedrag zijn twee gronden in het bijzonder van belang.

1. De verwerking van persoonsgegevens is in beginsel toegestaan, mits er sprake is van ondubbelzinnige toestemming.
2. De verwerking is toelaatbaar als er sprake is van een gerechtvaardigd belang.

Dat een werknemer instemming heeft gegeven en/of dat verwerking van privégegevens noodzakelijk is in het belang van een werkgever wordt door de rechter niet snel aangenomen, zo blijkt ook uit deze zaak. De achterliggende gedachte daarbij is dat door de ongelijkheid tussen werkgever en werknemer vragen kunnen worden gesteld over de vrijheid van de werknemer om echt zelf te beslissen of hij al dan niet toestemming geeft voor verwerking van persoonsgegevens.

Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden, 4 februari 2014, ECLI:NL:GHARL:2014:753

Auteur: Ester Damen, advocaat bij Kennedy Van der Laan te Amsterdam

TIP
Meer interessante en relevante jurisprudentie vind je in Rechtspraak voor Medezeggenschap.