Communicatie met de achterban. Voor veel ondernemingsraden is dat zo’n beetje de essentie van hun bestaan. Maar wat als een groot reorganisatietraject gekoppeld is aan een geheimhoudingsclausule?
Twee afdelingen worden samengevoegd en de bestuurder sluit gedwongen ontslagen niet helemaal uit. Een gevoelige operatie, en hij wil de or in een vroeg stadium bij het traject betrekken. Maar op één voorwaarde: “De plannen zijn nog pril en embryonaal, dus ik zou het waarderen als jullie hier vertrouwelijk mee omgingen.”
De vertaling: geen woord hierover tegen de achterban.
Wat doet u? De meeste ondernemingsraden gaan akkoord – maar dat komt omdat Chris Grammer dan niet kan meebeslissen. Hij is or-trainer en verzorgt regelmatig presentaties over het contact met de achterban. En hij zou zich in de bovenstaande situatie niet zo gedwee opstellen. “Ik accepteer dit alleen als het gaat om beursgevoelige informatie. In alle andere gevallen wil ik wel meedenken, maar met volledige transparantie. Ook richting de achterban dus. Als dat er niet inzit, moet de bestuurder de informatie maar voor zich houden.”
Vuile handen
Een stevig standpunt, want zo berooft Grammer de or van de mogelijkheid om invloed uit te oefenen. Maar volgens hem is dit de beste keuze uit twee kwaden. “Want wat gebeurt er als je met die geheimhouding akkoord gaat? En als de medewerkers op een dag te horen krijgen dat je al een half jaar meewerkt aan een reorganisatie waar zij het slachtoffer van worden? Dan heb je in hun ogen vuile handen. Dan zullen ze ook niet meer communiceren met jou.”
Maar Grammers keuze heeft ook een principiële reden. “Want”, vraagt hij, “waaraan ontleen je als or je bestaansrecht? Aan het feit dat je gekozen bent door die achterban. En wanneer moet je dat contact met de achterban dus zoeken? Juist als het erom spant, tijdens zo’n belangrijke reorganisatie. Helaas zie je dan dat veel or’s te kampen krijgen met een kokervisie. Ze overleggen alleen nog maar met de bestuurder, als een soort amateur-organisatieadviseur.”
Vervelend, want Grammer ziet die geheimhoudingsclausule steeds vaker. Of beter geformuleerd: hij ziet steeds vaker dat or’s verstrikt raken in het grijze gebied dat tegen geheimhouding aanschurkt. “Echte geheimhouding is gebonden aan allerlei regels. Er moet bijvoorbeeld duidelijk zijn waar ze betrekking op heeft, en hoe lang ze moet duren. Maar wat je vaak ziet, is dat het woord ‘geheimhouding’ wordt vervangen door ‘vertrouwelijkheid’. En dat die pas na presentatie van de plannen tussen neus en lippen bekend wordt gemaakt. Zonder deadline en zonder precieze afbakening. In wat meer hiërarchische bedrijven zie je zelfs dat de ondernemingsraad zijn notulen niet mag publiceren.”
Moeilijker
Contact met de achterban. Grammer spreekt erover op 23 april tijdens de OR workshopdag. En dan beperkt hij zich niet tot geheimhouding, want hij heeft ook adviezen voor or’s die wél kunnen en willen communiceren. “Bedenk allereerst dat die communicatie moeilijker is dan vroeger. Or’s zijn de laatste jaren geprofessionaliseerd, en dat houdt onder andere in dat ze zich bezig houden met meer onderwerpen. En dus is het voor de achterban moeilijker om je boodschap – of je boodschappen – te volgen.”
Zijn oplossing: vertel niet alles aan iedereen. “Je doelgroep, dat is natuurlijk de gehele achterban. Maar een bericht over de reorganisatie van de postkamer is waarschijnlijk niet zo interessant voor een lezer bij de buitendienst. Kijk dus of je die achterban kunt opsplitsen in groepjes met verschillende informatiebehoefte, bijvoorbeeld naar afdeling. Dan zul je zien dat je nieuwsbrieven veel vaker worden geopend.”
Meewerken
En om op die laatste zin in te haken: weet u wel zeker dat u die achterban het beste bereikt met nieuwsbrieven? Grammer is er niet zeker van. “Iedere nieuwsbrief in de inbox moet concurreren met 13 andere. Zoek dus niet uitsluitend je heil daarin. Besteed ook aandacht aan de collega’s die in het verleden vragen hebben gesteld, betrokkenheid hebben getoond. Die kun je laten meedenken, ja zelfs laten meewerken. Is er bijvoorbeeld iemand die leuk kan schrijven? Zorg dan dat die meewerkt aan je jaarverslag. Of aan je nieuwsbrieven. Zo weet je zeker dat je die betrokkenheid hoog houdt.”
Meer informatie over deze en de andere workshops op de OR informatie Workshopdag? Klik hier voor het volledige programma
Geef een reactie