Zowel binnen de ondernemingsraad als in de communicatie met (delen van) de achterban bieden sociale media veel mogelijkheden. Maar hoe ga je er goed mee om?
- Wat weten de OR-leden echt van sociale media? Organiseer een inhoudelijke cursus om dit te peilen en met elkaar op een goed kennisniveau van de verschillende vormen en mogelijkheden te komen.
- Wees alert op het gevoel van ‘moeten’. Maak het voor de OR-leden mogelijk om hier verschillend mee om te gaan. Voor de een is het vanzelfsprekend om steeds te checken wat er binnenkomt, een ander kan het als extra werkdruk ervaren. En voor sommige OR-leden kan het gebruik van sociale media tijdens hun werk zelfs verboden zijn.
- Voorkom verschillen in de ondernemingsraad en zorg als de OR kiest voor het (meer) gebruikmaken van deze communicatievormen dat alle OR-leden over een door het bedrijf betaalde smartphone met een zakelijk account beschikken. Zie dit als een voorwaarde om als ondernemingsraad aan deze wijze van communiceren te beginnen.
- Train alle OR-leden in de basisvaardigheden van de verschillende sociale media en herhaal dit regelmatig. Als er collega’s zijn die het al goed beheersen, kunnen zij dat doen en kan op hen ook tussendoor een beroep gedaan worden.
- Bepaal hoe er onderling in de ondernemingsraad met de sociale media wordt omgegaan. Spreek bijvoorbeeld af dat het in een OR-Whatsapp-groep gaat om het elkaar op de hoogte houden en niet meer. Let op: besluitvorming hoor thuis in de fysieke OR-vergadering.
- Breng de verschillende sociale-mediavormen die in de organisatie gebruikt worden in kaart. Wat domineert? En wie doen vooral wat? Betreft het vooral individuele accounts? Welke groepen zijn toegankelijk voor de OR? En wat wil de OR zelf?
- Welke vormen zijn op het werk toegankelijk voor iedereen? Wie valt daar door de aard van zijn werk of het niet beschikken over toegang tot een computer en intranet, smartphone of tablet van het bedrijf buiten? Moet de OR hier actie op ondernemen?
- Bepaal in de ondernemingsraad aan de hand van de eigen agenda wat zich wel of niet leent voor communicatie via de sociale media. Kies daarvoor bijvoorbeeld iedere maand een thema uit en organiseer daaromheen de communicatie. Rapporteer de achterban wat de reacties zoal zijn en wat de OR daarmee zal doen.
- Maak een OR-lid, wellicht met steun van een capabel niet-OR-lid, verantwoordelijk voor het verwerken van de reacties van de achterban. Laat dit wel bijhouden en in de hele ondernemingsraad rapporteren. En spreek af dat bij twijfel het dagelijks bestuur stand-by staat om het een en ander te checken. Wissel dit OR-lid regelmatig, dan oefenen de OR-leden zich hier in.
- Zorg dat iedereen zich bewust is van het risico van een verkeerd vallend Twitterbericht over bijvoorbeeld een nog lopend adviestraject. Discipline is geboden.
- Maak het niet te zwaar. Juist sociale media lenen zich voor flitsberichten, blogs, foto’s et cetera. Het imago van een OR die veel met de sociale media doet, zal erop vooruitgaan.
Geef een antwoord