Het benaderen van de media

Ondernemingsraden komen de laatste tijd vaker in het nieuws. Goed om eens stil te staan bij het benaderen van de pers.

Sommige zoeken bewust de pers op, andere krijgen onverwacht een journalist aan de lijn. De meeste or-leden zijn niet gewend met de pers te praten. Soms loopt het slecht af omdat ze meer zeggen dan wenselijk is.

Ondernemingsraden benaderen de pers niet vaak. Het is meestal een uiterste middel om de druk op de bestuurder op te voeren. Vaak zit het overleg vast en om dan succes te boeken, moet de or pressiemiddelen inzetten. Bijvoorbeeld het bijeenroepen van de achterban, het dreigen met een procedure of het benaderen van de pers.

Je weet van tevoren nooit of het pressiemiddel succes heeft of dat de relatie met de bestuurder een deuk oploopt. Sta dus uitvoerig stil bij het inzetten van pressiemiddelen en bedenk wat het meeste succes heeft.

 

Je weet van tevoren nooit of een pressiemiddel succes heeft”

Kies een vorm voor je boodschap

Als de or na ampel beraad heeft besloten zijn boodschap naar buiten te brengen, zijn er verschillende mogelijkheden. Zet op een rij welke media je wilt benaderen. Wil je in het bedrijfsblad, een regionale of landelijke krant, op de radio of op tv? Je kunt het intern houden door een tekst of ingezonden brief te sturen naar het bedrijfsblad, zodat je je collega’s bereikt.

Je kunt hetzelfde doen naar een regionale of landelijke krant. Is de brief niet te lang, dan heb je grote kans dat hij wordt opgenomen. Je kunt ook een persbericht schrijven, een persconferentie houden of de pers uitnodigen.

Gerichte benadering van de media

De meeste organisaties schrijven een persbericht om journalisten te benaderen. In zo’n bericht geef je aan welk nieuwsfeit je openbaar wilt maken. Zorg wel dat je nieuwsfeiten hebt, want anders doet een journalist er niets mee. Je loopt zelfs het risico dat hij een volgend bericht van de or niet meer leest.

Persbericht? Zorg wel dat je nieuwsfeiten hebt”

Stel een perslijst op en stuur je bericht gericht naar de media die je hebt gekozen. In het wilde weg mailen heeft vaak geen zin. Het wordt dan niet vaker geplaatst. Je kunt het persbericht ook op de webpagina van de or plaatsen, wellicht wordt het hierdoor opgepikt door de media.

Tips voor een goed persbericht

We geven je hier een aantal tips voor het schrijven van een goed persbericht. Voorop staat dat je het voor de journalist makkelijk maakt snel te scannen of hij iets met het bericht gaat doen. Let verder op de volgende punten:

• Stuur het bericht naar een journalist of redactie. Hoe persoonlijker, hoe beter. De kans op plaatsing is dan groter;
• Geef duidelijk aan dat het om een persbericht gaat. Zet het boven een bericht;
• Zet de datum bij je persbericht. Het is belangrijk dat het actueel is;
• Schrijf de tekst in de tegenwoordige tijd. Hierdoor lijkt het bericht actueler dan als het in de verleden tijd;
• Maak de eerste alinea vet. Deze ‘lead’ geeft antwoord op de 5 W-vragen (wie, wat, wanneer, waarom, waar). Als het onderwerp de journalist interesseert, leest hij verder;
• Zet de belangrijkste zaken bovenaan, de minst belangrijke onderaan. Zo kan de redactie de tekst van onder af inkorten. De kern van het bericht gaat dan niet verloren;
• Gebruik tussenkoppen. Zo krijgt de lezer snel een indruk van je boodschap;
• Een ruime regelafstand leest makkelijker;
• Beperk het bericht één A4;
• Zet er ‘einde bericht’ onder. De lezer weet dan dat hij het hele bericht heeft gekregen;
• Zet onderaan het bericht jouw gegevens, zodat de journalist of redacteur kan reageren. Deze gegevens zijn niet bestemd voor publicatie, geef daarom aan dat ze ‘voor de redactie’ zijn;
• Laat het bericht voordat je het verstuurt eerst aan iemand anders lezen. Die kijkt er onbevangen naar en kan aangeven of het duidelijk is;
• Stuur je een persbericht via de e-mail, dan kun je kiezen of je het direct in de e-mail zet, of dat je het als bijlage verstuurt. Als bijlage is het bericht hetzelfde als op papier, direct in de e-mail niet. Let goed op de leesbaarheid en zorg ervoor dat je niet te veel tekst op het scherm hebt. Veel lezers haken dan af. Maak bovendien gebruik van links naar de website. Op die manier kun je de geïnteresseerde journalist veel meer informatie geven dan in een papieren versie. Zet in de onderwerpregel iets prikkelends om de aandacht te trekken.

Wanneer kies je voor een persconferentie?

Je kunt er ook voor kiezen een persconferentie te houden. Een persconferentie kost journalisten veel tijd, ze komen dan ook alleen als ze veel nieuwswaardige informatie te horen krijgen.

Een persconferentie kan toegevoegde waarde hebben, want journalisten kunnen vragen stellen en de or kan een toelichting geven. Houd een persconferentie indien mogelijk ’s morgens, want dan hebben de journalisten nog tijd om het artikel te schrijven en het voor de deadline te mailen.
Kies een or-lid dat het woord goed kan voeren en niet in de war raakt van microfoons en camera’s. Zorg dat er veel tijd overblijft voor het beantwoorden van vragen. Geef de journalisten een persmap waarin achtergrondinformatie te vinden is. Een persconferentie duurt nooit lang. Meestal is de conferentie binnen een uur afgelopen.

Journalisten komen alleen als ze veel nieuwswaardige informatie te horen krijgen”

Persbezoek

Een persbezoek is een geschikte manier om journalisten achtergrondinformatie te geven en om met ze kennis te maken. Dat is handig voor de volgende keer, want dan kun je ze persoonlijk benaderen. Om een bedrijfsbezoek te organiseren moet je journalisten wel prikkelen om te komen. Laat bijvoorbeeld zien waar het bedrijfsongeval plaats heeft gevonden of welke gevaarlijke situaties er in de organisatie zijn.

Er moet dus een speciale aanleiding of gelegenheid zijn waarom de journalisten naar je toe komen. Het is handig om een persmap uit te delen met achtergrondinformatie.

Geheimhouding

Bespreek bij het benaderen van de pers vooral geen onderwerpen die onder de geheimhouding vallen, want dat kan slecht uitpakken. Het kan een or-lid zelfs z’n baan kosten. Daar helpt ook de wettelijke ontslagbescherming niet tegen.

In artikel 20 van de WOR wordt de geheimhoudingsplicht geregeld. Er zijn twee soorten geheimhouding:

Zaken en bedrijfsgeheimen die or-leden in hun hoedanigheid vernemen (gevoelige bedrijfsgegevens) of vertrouwelijke zaken die personen betreffen.

Geheimhouding kan de contacten met de achterban belemmeren”

Aangelegenheden waarvoor geheimhouding wordt gevraagd: de opgelegde geheimhouding (bijvoorbeeld over een naderende fusie of reorganisatie). Deze moet indien mogelijk vooraf gevraagd worden. De or kan ervan af zien deze te accepteren om te voorkomen dat hij belemmerd wordt in zijn contacten met de achterban.

Als je de geheimhouding accepteert, maak dan duidelijke afspraken over de termijn, de gegevens waarover het precies gaat en voor welke personen de geheimhouding geldt.

Auteur Wanne van den Bijllaardt is opleidingscoördinator van OR Academy | www.or-academy.nl
Dit artikel is eerder gepubliceerd in OR & Communicatie

 

Tip! Weet jij wat de Wet op de ondernemingsraden zegt over geheimhouding? De website WOR in de praktijk geeft handen en voeten aan de wet