Volgens artikel 31 van de WOR is de bestuurder (desgevraagd) verplicht de or tijdig alle inlichtingen en gegevens te verstrekken, die deze voor de vervulling van zijn taak redelijkerwijs nodig heeft. Maar krijgt hij die ook? En om welke informatie gaat het?
Sommige informatie ontvangt de or zonder daar speciaal om te hoeven vragen. Bijvoorbeeld de adressen van bestuursleden en de rechtsvorm van de organisatie, de financiële resultaten van de onderneming, de toekomstverwachtingen en het sociale beleid. Dit is het ‘passief informatierecht’.
Vraag-en-antwoord-spel tussen or en bestuurder
Daarnaast moet de bestuurder antwoord geven op redelijke (betrekking hebbend op concrete or-taken) vragen van de or, het zogenaamde ‘actief informatierecht’. Onder het informatierecht vallen dus niet alleen de ‘stukken’ die de bestuurder toezendt, maar ook de informatie die besproken wordt in het vraag-en-antwoord-spel tussen de or en de bestuurder tijdens de overlegvergaderingen.
Betekenis actief informatierecht
Maar om welke informatie gaat het eigenlijk? De or moet erachter komen welke informatie er te halen is. Het actief informatierecht houdt immers ook in dat de bestuurder de benodigde informatie niet hoeft te verstrekken, als de or er niet naar vraagt. Veel bestuurders zijn niet zo scheutig met spontane mededelingen over voorgenomen besluiten. Of ze verpakken de informatie zodanig dat er geen touw aan vast te knopen is.
Veel bestuurders zijn niet zo scheutig met spontane
mededelingen over voorgenomen besluiten
Veel bestuurders zijn niet zo scheutig met spontane
Belang bestuurder bij informatieverstrekking
De or wil informatie, maar de bestuurder zelf heeft er ook belang bij om informatie te verstrekken. Het directe contact met de or biedt een basis voor de invoering van nieuwe plannen. Het is voor de or een stuk lastiger een plan af te keuren, waarover hij al maanden in gesprek is met de bestuurder, zonder daar ooit kritiek op te hebben geuit. De instemming van de or biedt een draagvlak voor de plannen, omdat hij een gekozen vertegenwoordiging van de achterban is. Tegelijkertijd wil de bestuurder de or niet uitnodigen al te kritische vragen te stellen. Veel bestuurders doen daarom hun best informatie te verstrekken op een zodanige manier dat niet altijd meteen duidelijk wordt waar het precies om gaat.
Taal strategisch gebruiken
De bestuurder kan taal gebruiken om zijn gedachten te verhelderen, maar ook om een mist op te trekken. Bijvoorbeeld door moeilijke woorden te gebruiken om simpele gedachten tot uitdrukking te brengen. Hierdoor verhult hij de werkelijke inhoud van de boodschap. Arjen Ligtvoet en Cathelijne de Busser schreven hierover het boek: Vaagtaal. Vaagtaal bestaat uit woorden en uitdrukkingen die onduidelijk, dubbelzinnig, misleidend, overbodig of storend zijn. Vaagtaal is een taal die verleidt, misleidt, verwart en voor ergernis zorgt. Voorbeelden zijn: zorgeloos doorcommuniceren, proactief inspelen op een kantelmomentje, een definitief eindconcept, de targets herfocussen.
Vaagtaal bestaat uit woorden en uitdrukkingen die onduidelijk,
dubbelzinnig, misleidend, overbodig of storend zijn
Voordelen van jargon en vaagtaal
Het gebruik van wijdlopigheid, jargon en vaagtaal biedt de bestuurder verschillende voordelen. Allereerst voldoet hij uitstekend aan de verplichting om informatie te verstrekken. Dat de or die informatie niet begrijpt, daar kan de bestuurder toch niets aan doen? De or blijft in onwetendheid over de feiten en komt er veel te laat achter wat er echt gaande is.
Een ander voordeel is dat de bestuurder nooit verantwoordelijk gehouden kan worden voor wat hij heeft gezegd. Zolang de essentie niet op tafel is gekomen, kan hij er nog alle kanten mee uit. Erin getrapt!
Vraag duidelijke formulering
Als de bestuurder om de feiten heen draait of onnodig moeilijke woorden gebruikt, is het simpelste advies hem te vragen of hij het duidelijker wil formuleren en hem te verzoeken tot de kern komen. Toch is dit minder vanzelfsprekend dan je denkt. Want het is maar de vraag of je ontdekt dat de bestuurder halve waarheden vertelt. Val maar eens in een gesprek tussen twee mensen die al een poosje met elkaar praten. Je weet dan niet waar ze het over hebben, maar toch ervaar je het als een zinvolle dialoog. Je doet je best uit bepaalde woorden of zinsneden af te leiden waar het precies over gaat. Soms lukt dat en soms niet.
Zekere voorkennis over het onderwerp
Zo kan de bestuurder op dezelfde manier een congruent verhaal vertellen dat goed te volgen is, zonder dat je weet waar het precies over gaat. Daarbij haalt hij feitelijkheden aan op een zodanige manier dat het voelt alsof hij uitgaat van een zekere voorkennis bij jou over dit onderwerp. Je wilt op zo’n moment wel een vraag stellen, maar weet niet wat je precies moet vragen, zonder toe te geven dat je het hele verhaal niet snapt. Dom?
Iedereen dacht dat hij de enige was die het niet snapte
Uitleg over een specifiek onderwerp
Misschien ken je dit fenomeen nog wel van de middelbare school. De docent geeft uitleg over een specifiek onderwerp. Al snel merk je dat je bent afgeleid. Je weet niet meer waar hij het over heeft. Je medeleerlingen luisteren aandachtig en niemand stelt een vraag ter verduidelijking, dus je wijt het geheel aan jezelf. Jij (alleen) zult het wel niet gesnapt hebben, dus je vraagt ook maar niets. Later ontdek je dat de anderen hetzelfde ervaren hebben als jijzelf. Niemand durfde de docent te onderbreken, omdat iedereen dacht dat hij de enige was die het niet snapte.
Toegeven dat je dom bent
Dit fenomeen wordt in de sociale psychologie pluralistic ignorance genoemd. Dit fenomeen vindt ook plaats als de bestuurder een technisch verhaal vertelt. Elk or-lid heeft het gevoel dat hij blijkbaar de enige is die het niet snapt. Een vraag ter verduidelijking stellen, betekent toegeven dat je dom bent. En dat willen we niet. Dan maar doen of je het snapt.
Een vraag ter verduidelijking stellen, betekent
toegeven dat je dom bent. En dat willen we niet
Samenvatting maakt veel duidelijk
Allereerst is het belangrijk te beseffen dat recht op informatie inhoudt dat je recht hebt op informatie die je ook kunt begrijpen. Het is dus de verantwoordelijkheid van de bestuurder om de informatie op een duidelijke manier te presenteren.
Tegelijkertijd geldt ook dat de bestuurder pas weet dat de informatie duidelijk is, als je hem dat ook laat weten. Vraag de bestuurder dus om verduidelijking als je niet begrijpt wat hij vertelt. Vraag bijvoorbeeld om een samenvatting.
Is het nog steeds onduidelijk, presenteer dan je eigen samenvatting of de conclusies die je getrokken hebt. Dat kan twee kanten op:
1. De bestuurder onderschrijft je samenvatting.
2. De bestuurder geeft aan dat je samenvatting niet klopt.
In het laatste geval moet hij verduidelijken wat hij dan wel bedoelt.
Foutieve samenvatting kan helpen
Soms helpt het juist een foutieve samenvatting te geven, waarin je bijvoorbeeld een onbenullig detail benadrukt. Dan moet de bestuurder tot de kern komen. Blijft zijn informatie vaag, vraag dan een duidelijke samenvatting op schrift.
Begrijp je je bestuurder vaak niet, praat er dan met elkaar over. Ben je het er onderling over eens, spreek de bestuurder er op aan. Zo voorkom je pluralistic ignorance. Voorkom verder valse bescheidenheid. Zeggen dat je iets niet begrijpt, is niet dom. Doen alsof je het begrijpt is pas dom!
Duidelijkheid op papier
Wat voor verduidelijking van gesproken taal geldt, gaat evenzeer op voor de stukken die de bestuurder toezendt. Ook geschreven taal moet begrijpelijk zijn. Ga documenten die doorspekt zijn met jargon of onduidelijke bedoelingen, niet zelf proberen te vertalen. Dan kan de bestuurder altijd zeggen dat je het ‘niet hebt begrepen’. Is een stuk niet te begrijpen, geef het hem dan terug en vraag om heldere informatie.
Frank Van Marwijk | www.lichaamstaal.nl
Dit artikel is eerder gepubliceerd in OR & Communicatie
TIP! Succesvol overleg? Houd rekening met breinvoorkeuren! Leer er meer over tijdens de OR informatie Workshopdag. Klik hier voor meer informatie en inschrijven
Geef een reactie