Het testament van de OR

Door Hans van den Hurk

Tijdens de overdracht van de oude or naar de nieuwe kan belangrijke kennis verloren gaan. Of de nieuwe or-leden kunnen in hun onervarenheid onhandig optreden. Het opstellen van een or-testament kan dan nuttig zijn. Met name om de ongeschreven regels duidelijk te maken.

Waarom een testament?

Een or-testament is een hulpmiddel om de gewenste structuur en cultuur grondig door te nemen. Een bijkomend voordeel is dat ook de zittende or zichzelf grondig doorlicht bij het opstellen van het testament.

De inhoud

Wat zijn de elementen van een or-testament? Het gaat om een aantal uiteenlopende facetten van het or-werk:

• Onderhanden werk. Als de nieuwe or aantreedt, zijn er altijd een aantal dossiers die nog niet afgehandeld zijn. Denk aan adviestrajecten en instemmingstrajecten. Het is voor een nieuw or-lid erg handig om te weten welk deel van het traject al is afgelegd, en vooral waar nog besluitvorming over mogelijk is. Dus: bijvoorbeeld: ‘De or heeft een adviesvraag gekregen over de vorming van zelforganiserende teams. De or heeft vragen gesteld, en als eerste reactie gegeven dat or akkoord gaat met de marsroute, maar alvorens een (positief) advies te kunnen geven nog op een aantal punten verduidelijking wil.’
• De structuur van de or. Bij de structuur gaat het om zaken als: het dagelijks bestuur (DB) en de specialisatie in de or. In de wet komt het begrip dagelijks bestuur niet voor, maar veel ondernemingsraden hebben er wel één. Het dagelijks bestuur heeft tot taken om de or-vergaderingen voor te bereiden, erop toe te zien dat het dagelijks werk marcheert, en functioneert als aanspreekpunt voor de bestuurder in de perioden tussen de or-vergaderingen door. In het or-testament wordt opgenomen of de or een DB heeft, welke taken het DB heeft, wie deel uitmaken van het DB. In grotere ondernemingsraden bestaan vaak commissies. Meestal vaste commissies, dat wil zeggen commissies die de hele zittingsperiode bestaan. Het is heel verstandig om in een or-testament op te nemen wat eigenlijk de gewenste meerwaarde van de commissie is. Anders gezegd: wat er in de medezeggenschap misgaat als de betreffende commissie niet meer bestaat. Als daar geen helder antwoord op te verzinnen valt: schrappen die commissie.
• De werkwijze van de or. Bij de werkwijze gaat het om de manier waarop de or opereert. Dus om zaken als: om de hoeveel tijd vergadert de or en hoe vaak vergadert de or met de bestuurder? Voor het or-testament is met name ook belangrijk wat de informele afspraken en dito communicatie zijn. Immers, daar krijgen nieuwe or-leden het moeilijkste grip op. Als bijvoorbeeld de stilzwijgende afspraak bestaat dat de or niet nog eens uitvoerig over een kwestie gaat delibereren als een commissie daar uitgebreid over heeft gesproken, is het wel handig dat een nieuw lid dat weet.
• De onderlinge omgangsvormen en -afspraken. De onderlinge omgangsvormen tussen de or-leden zijn vaak lastig aan te duiden. Het kan om eenvoudige zaken gaan als: niet je mail afhandelen tijdens de vergaderingen, laat staan je facebook-pagina bijwerken. Iedereen zet zijn mobieltje uit behalve Monique, want die moet als er een storing op haar afdeling is direct in actie komen. Maar het kan ook om dieperliggende zaken gaan als: we luisteren altijd goed naar de argumenten van de ander, ook als we het er niet mee eens zijn.
• De (gewenste) omgang met de bestuurder. Voor nieuwe or-leden is de lossere verhouding tot de bestuurder een problematisch onderdeel om onder de knie te krijgen. In een testament is het verstandig om aandacht te geven aan de gewenste houding in de overlegvergadering. Formeel of informeel? Kan iedereen iets zeggen of is het gebruikelijk om alleen de woordvoerder aan het woord te laten? Wat is verstandig als de bestuurder chagrijnig wordt?