Een papierloze ondernemingsraad die vergadert in de cloud is allang geen toekomstmuziek meer. Van de vergader-app tot de scan-app: we zetten de belangrijkste digitale hulpmiddelen op een rij, zodat je or weer helemaal up-to-speed is.
Door Annet Maseland
Digitaal vergaderen
Wat heet digitaal? Er zijn nog genoeg bedrijven waar de printers beginnen te draaien zodra de vergaderstukken digitaal zijn klaargezet. Toch zijn veel ondernemingsraden een eind op weg naar papierloos vergaderen.
Dat scheelt papier, maar vaak worden de digitale stukken nog oeverloos heen en weer gemaild. Een vergaderapp, van waaruit alles centraal gebeurt, kan dan handig zijn. Je hebt alle vergaderstukken bij de hand en – dat is heel belangrijk – je hebt ook altijd de laatste versie.
Bij Amarant vergadert de or al een paar jaar op iPads met Ourmeeting. ‘We willen niet meer zonder’, zegt Adrienne Volgeda, ambtelijk secretaris. ‘Je krijgt nog maar één mailtje, namelijk dat de vergaderstukken klaar zijn, en dan heb je heel handig alles altijd bij elkaar.’ Opmerkingen kun je voor jezelf houden of delen in de groep.
De andere grote vergader-app is iBabs. Nieuwe functie is dat je eenvoudig externen van buiten de organisatie voor je vergadering kunt uitnodigen. Ook handig: via een koppeling met Outlook wordt iBabs geïntegreerd in Outlooks agendasysteem, waar veel mensen mee werken. Extraatje is het stemsysteem voorafgaand aan de vergaderingen, zodat je veel agendapunten alleen nog maar hoeft af te vinken.
Digitale verkiezingen
Soms gaat het hard met de techniek. Waren digitale verkiezingen tien jaar geleden nog echt een brug te ver, tegenwoordig heb je voor nog geen duizend euro een digitaal verkiezingscircus in huis. En ook nog eens volledig ontzorgd, zoals dat heet. Volgens Marco Sikkel van CAOP, een van de verkopers van de verkiezingskit, brengt de app meer kiezers naar de stembus. ‘Ligt de opkomst bij fysieke verkiezingen rond de 40 procent, digitaal is die tussen de 70 en de 85 procent.’
Digitale verkiezingen maken de or-verkiezingen niet alleen efficiënter, maar ook spannender. Net als bij de ‘grote´ verkiezingen in den lande is het stemmenverloop te volgen en presenteren de kandidaten zich op een site.
Inkesta Verkiezingskit, Wiekiesjijor.nl: maatwerkofferte.
Communicatie-app
De ‘achterban-communicatie-app‘ is ontwikkeld door het CAOP en Inkesta. Behalve oldskool info als agenda’s en notulen, kan de or er ook mee bloggen en discussiëren. Snel meningen peilen en daarvan de resultaten laten zien, kan eveneens met de app.
WOR-app
De WOR ligt bij menige overlegvergadering als een heilige graal op tafel, hetzij als bescheiden pocket, hetzij als lijvig naslagwerk met tekst en uitleg. Voor Menno van Leenen van Oasen is de online versie een uitkomst. ‘Als we het tijdens een vergadering even niet meer weten, zoekt een van ons het snel op internet op.’
Nog makkelijker is de gratis WOR-app (voor Android en iOS), ontwikkeld door De Clercq Advocaten Notarissen. Daarin staan alle relevante wetsartikelen uit de WOR op een rij met een duidelijke en praktische toelichting van lastige begrippen. Nadeel: de laatste herzieningen zijn er niet in verwerkt.
Achterban peilen
Met de modernste hulpmiddelen is de achterban peilen een fluitje van een cent. Je hebt veel gratis online enquête softwaretools. De bekendste is waarschijnlijk SurveyMonkey. Vanwege het gemak waarmee je peilingen maakt, is het een verslavende app. SurveyMonkey maakt de enquêtes niet alleen, het verstuurt en analyseert ze ook nog eens helemaal voor niks. De gratis variant (tot tien vragen en honderd reacties) kun je tegen betaling uitbreiden.
Speciaal voor het or-werk is er de Participatie-app van Wiekiesjijor.nl, waarmee je stellingen kunt voorleggen aan de achterban. Iedereen met de app krijgt een berichtje als er een stelling of vraag klaarstaat.
Andere gratis tools zijn Survio en het Nederlandstalige Onderzoekdoen.
Scan-app
Tot slot een handig hebbeding-appje, de Scanbot waarmee je in een flits een velletje papier scant met je telefoon. Het is feitelijk een foto (jpeg of pdf), maar hij knipt het beeld automatisch op maat en maakt hem plat net zoals een echte scanner zou doen. Er is een gratis versie, er zijn inmiddels ook meerdere betaalde in-app toepassingen.
Tip! Wil je je digitale vaardigheden verder ontwikkelen, kom dan naar Power OR digitaal. In één dag alle tips en tricks om optimaal te werken met digitale tools!
Geef een reactie