Or-thema’s bespreken via WhatsApp

WhatsApp is al jaren ingeburgerd. Toch lijkt het maar op beperkte schaal door leden van ondernemingsraden te worden gebruikt. Terwijl dit communicatiemiddel best mogelijkheden biedt, ook voor contact met de achterban. Een voorbeeld uit de praktijk.

Door Saskia Reijnen

Het gebruik van sociale media door de ondernemingsraad ontwikkelt zich langzaam maar gestaag. Er zijn inmiddels veel or-Facebook pagina’s en er wordt volop gevlogd en getwitterd. Hoe kun je WhatsApp gaan inzetten om de mening van de achterban mee te nemen in een advies en bij instemmingsaanvragen?

Wat zijn belangrijke afspraken en do’s en dont’s? Wat mij betreft is er nog veel te ontdekken, en is het tijd voor het delen van wat ideeën!

WhatsApp en sms

Het eerste sms-bericht werd 25 jaar geleden verstuurd op 1 december 1992 en luidde ‘Merry Christmas’. Het werd verstuurd door Neil Papworth, ingenieur bij Airwide Solutions. Hij had toen nog geen idee hoe populair het sms’en zou gaan worden. In 2010 werd een Nederlands record gevestigd met meer dan tien miljard verzonden berichten (cijfers Autoriteit Consument & Markt). Sms’en liep echter terug door de komst van WhatsApp en Facebook messenger.

Inmiddels zijn er in Nederland 9,8 miljoen WhatsApp-gebruikers maar is er nog wel een levendige handel in zakelijke sms-diensten ontstaan. Toch zie je ook dat WhatsApp steeds meer gebruikt wordt door verzekeraars en gemeenten, zie je welzijnswerkers via WhatsApp contact houden met hangjongeren, en buurtbewoners die een groepsApp (of buurtApp) hebben voor onraad en vermiste kinderen.

• Wil je ook je digitale vaardigheden verder ontwikkelen? volg de 1-daagse opleiding Power OR digitaal.

Ondernemingsraad experimenteert met WhatsApp

Ook ondernemingsraden experimenteren steeds meer met WhatsApp. Als voorbeeld wordt hierna een zorginstelling genoemd. Binnen de instelling is de omvang van de ondernemingsraad teruggebracht van 13 naar 7 zetels. Het motto is: ‘met minder naar meer medezeggenschap’. Ook de werkwijze van de ondernemingsraad wordt drastisch aangepakt.

Het werken in vaste commissies wordt losgelaten en er wordt gewerkt met projecten, gekoppeld aan de belangrijkste organisatiethema’s; onder andere werkdruk en werkplezier, roosteren en ontwikkeling van zelfsturing.

Uitgangspunt is dat per thema/project zoveel mogelijk medewerkers betrokken worden. Medewerkers worden gevraagd om op grond van hun expertise deel te nemen in een or-projectgroep. Zo ontstaat rondom or-projectgroepen een flexibele schil van medewerkers.

Zonder nieuwe communicatiemiddelen die effectiever en efficiënter zijn, zouden de or-leden nu veel meer tijd kwijt zijn om de medewerkers te betrekken. Dat was nu net niet de bedoeling, dus bleek het hoog tijd voor het experimenteren met andere communicatiemiddelen.

De wijze van werken

De kern-or functioneert met thematische projectgroepen. Iedere projectgroep werkt vervolgens als een ‘zelfsturend team’ (op basis van de gestelde or-kaders/doelen) en wordt geleid door één of twee or-leden.

Op basis van competenties en ambities zijn zij inhoudelijk eigenaar van de projectgroep. Zij zorgen zelf voor het zoeken van medewerkers die nauw betrokken zijn bij het onderwerp. Zij vragen medewerkers deel te nemen aan de speciale WhatsApp-groep gekoppeld aan het desbetreffende thema. De oproep doen zij in de notulen, de nieuwsbrief, vlog of via een persoonlijke benadering.

Zij bepalen zelf de omvang en de gedragsregels van de eigen WhatsApp-groep. Ook zorgen zij voor een goede terugkoppeling over wat er gedaan is met de input.

Tijdens de vergadering van de projectgroep worden via WhatsApp vragen bedacht, uitgezet en uitkomsten verwerkt. In de terugkoppeling van de projectgroep naar de kern-or wordt specifiek aangegeven welke input van medewerkers verkregen is.

Tips

• Het is belangrijk om direct bij de start al goede regels/normen af te spreken. Zo kun je bijvoorbeeld afspreken dat er alleen tijdens werktijd berichten verzonden kunnen worden.
• Regel verwachtingen, geef helder aan wat het doel is en hoe je WhatsApp wilt gaan gebruiken en wat mensen kunnen verwachten.
• Stel de ‘notificatie’ goed in en geef informatie hoe dit te doen.
• Deel geen inhoudelijke informatie via de App, verwijs naar interne documenten.
• Denk goed na over de wijze van vragen stellen en het doel van je vraag. Een open vraag is minder geschikt dan een gesloten vraag. Voor je het weet word je overspoeld door lange teksten. Je kunt bijvoorbeeld de vraag stellen ‘is er sprake van een open communicatie binnen je team’ en vragen in het antwoord alleen een cijfer te geven van 0-10.
• Hou het simpel.

Voordelen van WhatsApp

• Kost weinig tijd
• Snel
• Stimuleert inter actie en betrokkenheid
• Vergroot zichtbaarheid van de ondernemingsraad
• Je bouwt een netwerk op
• Verbetert het imago van de or (vernieuwend).

Nadelen

• Privacy: deel geen inhoudelijke informatie
• Minder duidelijke scheiding tussen werk-privé
• ‘Koudwatervrees’
• Indringend middel

Saskia Reijnen is senior-adviseur, procesbegeleider en trainer bij Pinq.

Dit artikel is gepubliceerd in vakblad OR & communicatie.

Lees meer over de digitale or:

• Up-to-speed met digitale or-technologie
• Eenvoudig een digitaal or-reglement opstellen
• ABN Amro: ‘digitale medezeggenschap is veel beter zichtbaar’
• 5 tips voor stressvrij digitaal werken
• Grip houden op digitalisering, met de WOR als gereedschap

 Kom naar Power OR digitaal!
Wil je je digitale vaardigheden verder ontwikkelen? kom dan naar Power OR digitaal. In één dag leer je alle tips en tricks om optimaal te werken met digitale tools! Bijvoorbeeld op 29 maart.