Goede communicatie is van groot belang als de ondernemingsraad wil dat een or-advies wordt overgenomen. Er moet op het juiste moment helder worden gecommuniceerd.
Door Wanne van den Bijllaardt
Het adviesrecht is één van de belangrijkste rechten van de ondernemingsraad en de personeelsvertegenwoordiging. Als de or of de pvt wil dat de bestuurder zijn advies overneemt dan is goede communicatie essentieel, maar het valt niet altijd mee. Soms ontstaan er misverstanden, is de or te laat of geeft hij niet duidelijk aan wat hij precies wil.
In dit artikel wordt de adviesprocedure doorgenomen en kijken we naar de communicatiemomenten van de or of de pvt.
Het adviesrecht
Het adviesrecht geeft de or de mogelijkheid te adviseren bij belangrijke bedrijfseconomische en organisatorische voorgenomen besluiten en plannen van de bestuurder. Naast de adviesaanvraag over het voornemen op zich, moet ook advies worden gevraagd over de uitvoering daarvan. Dat kan ook in één keer.
Artikel 25 lid 1 WOR geeft een opsomming van adviesplichtige onderwerpen. De or of pvt moet door de bestuurder in staat gesteld zijn om bij het nemen van een besluit een goede afweging van belangen te maken. De ondernemingsraad moet dat doen op het moment dat het nog van wezenlijke invloed kan zijn.
De bestuurder kan het advies vervolgens naast zich neer leggen, maar heeft er vaak belang bij dat het medezeggenschapsorgaan het beleid van de bestuurder ondersteunt.
Artikel 24-overleg
De procedure van het adviesrecht start eigenlijk bij het artikel 24-overleg. Twee keer per jaar bespreekt de ondernemingsraad de algemene gang van zaken. De pvt heeft dit overleg minimaal één keer per jaar. Naast de or en de bestuurder is een lid van het toezichthoudend orgaan (Raad van Commissarissen, bestuur, Raad van Toezicht) aanwezig.
De ondernemingsraad krijgt tijdens het artikel 24-overleg de informatie over de komende advies- en instemmingzaken die de bestuurder in voorbereiding heeft. De or moet tijdens het artikel 24-overleg luisteren en vragen stellen. Als je goed luistert weet je wat je moet vragen. Door vragen te stellen, neemt de or de leiding in een gesprek.
Goede vragen stellen is een kunst
Goede vragen zijn essentieel. Het lijkt eenvoudig, maar goede vragen stellen is een kunst. Als de or de mening wil horen van de bestuurder of de toezichthouder en wil weten welke emoties zij hebben, stel dan de vraag die met ‘Wat vind je van…’ begint.
Heeft de ondernemingsraad concrete informatie nodig, dan kan de vraag met een ander vraagwoord beginnen (wanneer, hoeveel, waar…). Stel altijd maar één vraag tegelijk, want anders geeft de ondernemingsraad de ander de gelegenheid om een vaag antwoord te geven.
Schriftelijk om advies vragen
Als de bestuurder de ondernemingsraad om advies vraagt dan moet hij dat schriftelijk doen. In een adviesaanvraag moet staan waarover advies wordt gevraagd, wat de motieven zijn voor het voorgenomen besluit, wat de personele gevolgen zijn van het voorgenomen besluit, en hoe deze worden opgevangen.
Controleer of dit in de adviesaanvraag staat. Is dat niet het geval, vraag dan om een volledige adviesaanvraag. Stel de vragen schriftelijk en vraag om een schriftelijk antwoord. Laat je niet opjagen, want je moet wezenlijke invloed kunnen hebben op het voorgenomen besluit (artikel 25 lid 2 WOR voor de or en artikel 35b voor de pvt). Een or kan alleen goed adviseren als de vragen een antwoord hebben gekregen.
Onderzoek
Als de adviesaanvraag is gelezen, wordt deze besproken tijdens de or-vergadering. Raadpleeg eventueel externe deskundigen. Het kan bijvoorbeeld gaan om een (contra)expertise bij een reorganisatierapport, of bij personele gevolgen een overleg met de vakbonden. Ga na of er alternatieven zijn en onderzoek deze alternatieven.
Misschien wil de or de achterban wel inschakelen. De ondernemingsraad kan daarmee zijn voordeel doen aan de overlegtafel. De bestuurder wil meestal weten wat het personeel van zijn plannen vindt. Als de or informatie van de achterban wil, bedenk dan dat de achterban uit verschillende groepen bestaat. Wordt een vestiging gereorganiseerd dan is de doelgroep vooral de mensen van die vestiging en niet de hele achterban.
Benader iedere groep gericht en kies bewust de communicatiemiddelen. Een berichtje in een nieuwsbrief levert weinig reacties op. Met een enquête krijgt de or snel veel reacties, maar als er meer persoonlijke informatie nodig is, dan is bijvoorbeeld het bezoeken van werkoverleggen zinvol.
De overlegvergadering
Tijdens de adviesprocedure moet de or minimaal een keer de adviesaanvraag in een overlegvergadering hebben besproken. Bij deze vergadering moet een vertegenwoordiging van het toezichthoudend orgaan aanwezig zijn (artikel 25 lid 4 WOR). Dit is een moment om de laatste vragen te stellen voordat de ondernemingsraad gaat adviseren.
Blijf zakelijk en laat de emoties niet de boventoon voeren en wijs eventueel een woordvoerder aan. Gebruik het overleg ook als beïnvloedingsmoment en zorg dat de or voor de vergadering een (voorlopig) standpunt bepaalt. Bedenk wanneer de or/pvt positief of negatief gaat adviseren.
De or kan alternatieven naar voren laten komen, die worden onderbouwd met gegevens van onderzoek. De ondernemingsraad hoeft niet meteen te adviseren. Uit de jurisprudentie blijkt dat de or zelf bepaalt welke informatie en hoeveel tijd nodig is om tot een oordeel over de adviesaanvraag te komen.
Het advies
Wanneer de or uiteindelijk zijn standpunt heeft bepaald, stel dan het advies op. Het is belangrijk dat het or-advies zo volledig mogelijk is. Alle bezwaren van de ondernemingsraad tegen het voorgenomen besluit moeten zijn genoemd.
Verwijs in het advies naar de stukken en notulen waarop de or het advies baseert. Let ook op de schrijfstijl en formuleer duidelijk of de or positief of negatief adviseert. Zet de argumenten overzichtelijk onder elkaar, zodat er geen discussie over het advies ontstaat.
De ondernemingsraad kan eerst een conceptadvies uitbrengen voordat er een definitief advies wordt gegeven. Hierdoor zijn er nog mogelijkheden tot overleg en onderhandelingen met de bestuurder.
Een conceptadvies is geen wettelijke bepaling, maar het kan een onderdeel zijn van de overlegstrategie.
Als de bestuurder met de adviespunten akkoord gaat, dan kan de ondernemingsraad deze in zijn definitieve advies meenemen. Als de bestuurder bezwaren tegen bepaalde adviezen heeft dan kan de or deze opnieuw in overweging nemen.
Het besluit
Nadat de or heeft geadviseerd kan de bestuurder een besluit nemen. Hij stuurt dit schriftelijk naar de ondernemingsraad. De bestuurder kan het advies van de or niet zomaar naast zich neerleggen. Hij zal dit altijd moeten beargumenteren. Als de or zich niet kan vinden in de argumentatie, dan kan hij naar de Ondernemingskamer stappen.
De or heeft een maand de tijd (gerekend vanaf het moment dat de bestuurder het besluit heeft meegedeeld aan de or) om dit te doen, want in die periode mag de bestuurder het besluit nog niet uitvoeren.
De ondernemingsraad kan eventueel de bedrijfscommissie om bemiddeling vragen. Raadpleeg in die periode een advocaat om de volgende stappen te bespreken. Het is voor de bestuurder duidelijk dat de or overweegt om in beroep te gaan bij de rechter.
Ga na of de bestuurder alsnog bereid is om de ondernemingsraad tegemoet te komen. Als dat niet het geval is, stap dan naar de rechter.
De pvt heeft minder rechten dan de ondernemingsraad. Als het advies niet wordt overgenomen dan is er geen opschortingstermijn van een maand en kan de pvt niet naar de rechter. De pvt kan wel naar de rechter gaan als het advies niet, of niet op tijd is gevraagd (artikel 36 WOR).
Wanne van den Bijllaardt is opleidingscoördinator bij OR-academy.
Dit artikel is gepubliceerd in vakblad OR & communicatie.
Lees ook:
- Meer invloed krijgen met adviesrecht
- Adviseren tijdens langdurige veranderingen
- Communicatie bij instemming: de juiste vragen stellen
- Samen met medewerkers veranderkundig adviseren
Nieuw: verdiepingscursus Advies- en instemmingsrecht
Voor de or is het van groot belang om de belangrijkste bevoegdheden tot in de puntjes te kennen en in de praktijk goed te kunnen toepassen. Vergroot je kennis met de Verdiepingscursus Advies- en instemmingsrecht.
Basiscursus medezeggenschap
Wil jij weten wat de rechten en de plichten van de ondernemingsraad zijn? Schrijf je in voor de basiscursus Medezeggenschap.
Geef een reactie