Eigen e-mailbox ondernemingsraad?

Mag je als or-lid een persoonlijk e-mailadres gebruiken voor or-gerelateerde zaken? Meerdere collega’s kunnen toegang hebben tot mijn werk-e-mailadres in geval van afwezigheid of vakanties.

Of persoonlijke e-mailadressen ook voor zakelijk verkeer gebruikt mogen worden, hangt veelal af van de organisatie waarin je werkt en hoe hiermee wordt omgegaan.

Veel bedrijven hebben een ‘protocol voor e-mail- en internetgebruik’ (waar je als medewerkers natuurlijk wel van op de hoogte moet zijn gebracht), mede vanwege de beveiliging en het beperken van het risico dat bedrijfsinformatie ‘op straat komt te liggen’.

Gedragsregels

In zo’n protocol staan vaak gedragsregels en wat wel/niet is geoorloofd. Het is dus raadzaam eerst hiernaar te informeren bij de bestuurder of P&O-afdeling van jullie bedrijf.

Als een zakelijk e-mailadres voor meerdere personen toegankelijk is, is het te verdedigen dat de or-leden op deze manier stukken onmogelijk ‘vertrouwelijk’ kunnen behandelen of hierover ‘vertrouwelijk’ kunnen communiceren via de mail. Het is raadzaam om dan met de bestuurder te overleggen hoe dit is op te lossen. Dat zou dan bijvoorbeeld kunnen door voor de or een eigen e-mailbox met eigen or-account aan te maken, waar alleen or-leden voor zijn geautoriseerd.

Maar wellicht gaat de bestuurder er ook mee akkoord dat or-leden persoonlijke e-mailadressen gebruiken voor het or-mailverkeer.

• Bovenstaande vraag is beantwoord via de gratis vragenservice van ORnet, mede mogelijk gemaakt door het CAOP. Heb je ook een vraag? Ga naar de vragenservice.

Combinatiepakket OR Digitaal: de ideale ondersteuning voor or-leden

Met dit handige combinatiepakket heb je alles wat je als or-lid moet weten digitaal bij de hand!

Opleiding Power OR digitaal
Tip! Wil je je digitale vaardigheden verder ontwikkelen, kom dan naar Power OR digitaal. In één dag alle tips en tricks om optimaal te werken met digitale tools!