Over de geringe betrokkenheid van de achterban bij het medezeggenschapswerk wordt al jaren geklaagd. De ondernemingsraad en in iets mindere mate de pvt blijken maar moeilijk contact te krijgen met de achterban. Als de or of pvt wil werken aan een betere relatie, dan is daar een strategie voor nodig.
De bestuurder ziet graag een zo representatief mogelijk medezeggenschapsorgaan. Maar de or heeft moeite om aan te tonen dat ze er niet alleen voor zichzelf zit.
Deze problematiek is eens voorgelegd aan een or-panel, met or-leden uit verschillende sectoren van organisaties van 17 tot 3.500 werknemers. Uit dit panel is een redelijk beeld verkregen van de communicatie tussen medezeggenschapsorganen en hun achterban.
Niet tevreden over contact
De eerste conclusie is dat de meeste panelleden aangeven dat ze niet tevreden zijn met het contact met hun achterban. Slechts 41% is meestal tevreden, maar de rest soms wel en meestal niet. Er is geen duidelijk onderscheid te vinden tussen grote en kleine organisaties. Een pvt is niet meer of minder tevreden over de achterbancommunicatie dan een or.
Wat kan een medezeggenschapsorgaan dan doen om de achterban meer bij het or-werk te betrekken? Een or of pvt moet het in ieder geval graag willen, want ze zijn niet verplicht om veel te communiceren met de achterban.
Vaak worden de agenda en de notulen van de vergadering opgehangen en daarmee is de kous af. Wil de or of pvt dus meer doen met de achterban dan moet er een strategie worden bedacht.
Een strategie
Een strategie begint met het definiëren van het doel en de doelstelling voor de communicatie (de WAT-vraag). Vervolgens gaat het medezeggenschapsorgaan naar de HOE-vraag, oftewel een passende strategie om ‘het WAT’ te bereiken.
Een handig hulpmiddel hiervoor is het zogenoemde communicatiekruispunt van Betteke van Ruler. Dit communicatiekruispunt is een aantal jaren geleden ontwikkeld als antwoord op de vraag op welke manier organisaties hun communicatieproblemen kunnen oplossen.
Aan de hand van het communicatiekruispunt kunnen organisaties problemen analyseren, knelpunten vaststellen en daarna een oplossing bedenken. Het communicatiekruispunt telt vier strategieën waarop ondernemingsraden met hun interne en externe omgeving in contact kunnen treden. De strategieën zijn:
- Informering
- Overreding
- Dialogisering
- Formering
Informering
Het woord informering zegt het al: informeren. Or’en informeren hun doelgroepen over de acties, adviezen, instemmingsaanvragen, verkiezingen en dergelijke. De doelgroepen kunnen aan de hand van deze informatie zelf een mening vormen of een besluit nemen. Er zijn hier genoeg voorbeelden te vinden, want informering is één van de meest gebruikte strategieën. Denk hierbij aan een or-nieuwsbrief, e-mail of het jaarverslag.
Overreding
De strategie van de overreding wordt ook wel de strategie van de overtuiging genoemd. Ondernemingsraden proberen hun doelgroepen te overtuigen van hun acties, beweegredenen, adviezen, instemmingsaanvragen en dergelijke. Or’en informeren dan niet alleen hun doelgroepen, maar willen ook dat zij de mening over het betreffende onderwerp van de or overneemt.
Ondernemingsraden willen anderen ook beïnvloeden. Ze willen dan niet alleen hun eigen achterban beïnvloeden, maar het liefst ook dat de bestuurder de ideeën overneemt en het voorgenomen besluit daaraan aanpast. Een mogelijkheid hiervoor is het opstellen van een or-beleidsplan met uitgangspunten en argumenten voor een bepaalde richting.
Door dit beleidsplan naar de bestuurder en achterban te sturen en te bespreken, hopen ondernemingsraden dat bestuurders rekening houden met hun voorstellen en het voorgenomen besluit daarop aanpassen.
Dialogisering
Bij deze strategie ontwikkelt de or in overleg met hun achterban nieuw beleid of komt tot beeldvorming over een onderwerp. Zij luisteren dan naar de wensen en kritieken van de doelgroepen en proberen die mee te nemen in hun werk. Intern wordt deze strategie gebruikt bij organisatieveranderingen.
Klankbordgroepen met medewerkers mogen hun visie geven op het veranderproces en de toekomstige organisatie. Sommige ondernemingsraden organiseren achterbanbijeenkomsten of bezoeken werkoverleggen om met elkaar te praten over adviesaanvragen en veranderingen
Formering
Deze vorm van strategie wordt veel toegepast in momenten van crisis of tegenstribbelende doelgroepen. Zij zijn het bijvoorbeeld niet eens met het beleid, of hebben andere belangen dan de ondernemingsraad. Geprobeerd wordt in contact te treden met de doelgroepen en te zoeken naar een oplossing.
Dat kan door de partijen naar elkaar te laten luisteren en begrip voor elkaar te laten hebben, zonder de eigen idealen uit het oog te verliezen. Oftewel, in deze strategie wordt ervoor gekozen elkaar te beïnvloeden.
Soms is dit te zien bij achterbanbijeenkomsten waarbij de achterban niet alleen zijn ideeën mag geven maar de ondernemingsraad de bijeenkomst ook gebruikt om de gedachten van de achterban te beïnvloeden (bijvoorbeeld rond de vorming van een sociaal plan).
Frequentie van communicatie
Als er een strategie is gekozen, dan ga je communiceren met de achterban. Er zijn nog steeds ondernemingsraden die dat weinig doen. Zij zijn dan niet zichtbaar zijn voor de achterban.
De panelleden communiceren echter regelmatig. De grootste groep (45%) gaf aan dat ze gemiddeld vier tot zeven keer per jaar met de achterban communiceren, en maar liefst 32% doet dat meer dan negen keer per jaar. Daarvoor zetten zij verschillende communicatiemiddelen in.
De top 10 van de meest voorkomende communicatiemiddelen:
- Persoonlijk contact
- Bijeenkomsten
- Notulen versturen
- Nieuwsbrief
- Or-jaarverslag
- Werkoverleggen bezoeken
- Spreekuur houden
- Intranet
- Lunchbijeenkomsten
Het meest wordt gebruik gemaakt van persoonlijke contacten van de or-leden, en via de email. De or gebruikt zowel mondelinge als schriftelijke communicatiemiddelen.
Opvallend is dat de notulen en het jaarverslag niet bovenaan staan. Deze zijn wettelijk verplicht. Veel or-leden denken dat de achterban de or-berichten slecht leest. Ook 42% van de panelleden denkt dat.
Het is nuttig om regelmatig op goede communicatie te screenen, ook wel een audit genoemd. Door te meten kun je de communicatie verbeteren.
Meten is weten
Het meten van communicatie is lastig en de or doet dit meestal ook niet. De or-leden hebben er geen tijd voor of weten niet hoe ze een dergelijke meting moeten aanpakken. Bovendien moet je regelmatig een audit doen, omdat de organisatie en de achterban een dynamisch karakter hebben.
Deze dynamiek wordt veroorzaakt doordat mensen ‘onvoorspelbaar’ zijn. Hun houding, vaardigheden, gedrag, meningen, waarden en normen veranderen voortdurend. Dat is lastig. Als je rekening wilt houden met de mening van de achterban of als je wilt weten wat ze interessant vinden, dan moet je dus regelmatig meten.
Stel een communicatie-commissie in
Je kunt een communicatie-commissie in het leven roepen die zich hiermee bezighoudt. Als je de communicatie wilt meten, start je altijd met de vraag wat je precies wilt gaan onderzoeken. Dit kun je doen in de vorm van een onderzoeksvraag. Bedenk daarbij altijd een aantal subvragen. Hiermee kan je de hoofdvraag beter beantwoorden.
Ga daarna nadenken hoe je antwoord kunt krijgen op de subvragen en de hoofdvraag. Een gebruikte methode is een combinatie van vragenlijsten en interviews. Kijk wie representatief is voor een interview. De verkregen data (kwalitatief en kwantitatief) uit beide onderzoeksmethoden kunnen elkaar aanvullen waardoor de kans groter is op betrouwbare conclusies.
Je kunt dan de communicatie met de achterban daadwerkelijk verbeteren en er in de toekomst meer tevreden over zijn.
Auteur: Wanne van den Bijllaardt, opleidingscoördinator OR Academy. Dit artikel werd eerder gepubliceerd in OR & Communicatie.
Leer je collega’s beter kennen, leer onderscheid maken tussen de verschillende doelgroepen en ontdek hoe je beste kan communiceren, met de 1-daagse opleiding Communiceren met de achterban.
Geef een reactie