Effectief omgaan met ergernissen in de or

Ergernissen tussen medewerkers onderling of met leidinggevenden zijn overal. Ook binnen de ondernemingsraad bestaan ergernissen, want or-leden zijn vanwege de verkiezingen tot elkaar veroordeeld. De kunst is om effectief met ergernissen om te gaan: blijf geen deel van het probleem, maar werk samen aan een oplossing.

Door Wanne van den Bijllaardt

Conflicten tussen de bestuurder en de ondernemingsraad halen regelmatig de pers. Er zijn belangentegenstellingen en daar kan dan onenigheid over ontstaan. Minder bekend zijn de ruzies binnen de ondernemingsraad, of tussen medezeggenschapsorganen.

Topje van de ijsberg

De SER heeft in het verleden onderzoek gedaan naar de achtergronden van conflicten waarvoor een or een beroep doet op de Bedrijfscommissie. Het blijkt dat maar liefst veertien procent van de respondenten een beroep op de Bedrijfscommissie heeft gedaan toen er interne conflicten waren.

Het gaat hierbij bovendien om een topje van de ijsberg, want bij veel ondernemingsraden zijn er wel ergernissen en irritaties, maar leidt het vaak niet tot een bemiddeling van de Bedrijfscommissie. Toch is het goed om erbij stil te staan wat je aan ergernissen in de ondernemingsraad kunt doen.

Belangen kunnen zeer verschillend zijn

Or-leden zijn vanwege de verkiezingen tot elkaar veroordeeld. Ze hebben elkaar niet gekozen. Bovendien kunnen de belangen in de or zeer verschillend zijn. De één zit in de ondernemingsraad vanuit een frustratie, terwijl de ander belangen wil behartigen of de organisatie van binnenuit wil leren kennen.

Er zijn ook or-leden die het lidmaatschap van de ondernemingsraad als een stap in hun carrière zien. Al die belangen kunnen botsen en wat doe je dan? Zorg dat je geen deel blijft van het probleem, maar werk samen aan de oplossing.

Juist als er niets aan de hand is, is het verstandig een goede basis te leggen

De oplossing kan aan het begin van de zittingstermijn van de or zitten, als na de verkiezingen de nieuwe ondernemingsraad is geïnstalleerd. Iedereen begint nog met veel enthousiasme aan het medezeggenschapswerk.

Juist als er nog niets aan de hand is, is het verstandig een goede basis te leggen om irritaties in de toekomst te voorkomen. Je kunt bij de starttraining aandacht besteden aan een goede kennismaking met elkaar. Hoe kijk je tegen medezeggenschap aan en waar heb je jezelf kandidaat gesteld voor de onder nemingsraad? Welke ambities hebben de or-leden en hoe willen ze met elkaar samenwerken?

Door dit met elkaar te bespreken, krijg je begrip voor elkaars standpunten en kun je afspraken maken. Dit kost soms tijd, want je moet zo nu en dan grote verschillen over bruggen.

Leg visie en doelen vast en maak een werkplan

Je kunt de visie en doelen die je met elkaar hebt besproken, vastleggen. Welke richting ga je uit tijdens de zittingsperiode van de ondernemingsraad? Daarnaast kun je een werkplan maken. Veel ondernemingsraden doen dit ieder jaar en daar gebruiken ze soms de training voor. Ze zetten de activiteiten op een rij, en kijken of iedereen nog achter de geformuleerde ideeën staat.

Dit kan helpen om de neuzen dezelfde kant uit te laten staan. Als er onduidelijkheden zijn dan kun je altijd even kijken wat je hebt afgesproken. Door daar regelmatig bij stil te staan kun je vroegtijdig irritaties voorkomen of dit anders bespreken.

Gebruik het or-reglement

Ook het or-reglement kun je gebruiken om conflicten binnen de perken te houden. Je geeft daarin aan hoe om te gaan met niet-functionerende or-leden en conflicten in de ondernemingsraad. Verder gebruik je het reglement om te laten weten welke procedure gevolgd wordt, wie de procedure begeleidt en hoe een mogelijk uitsluitingsverzoek tot stand moet komen.

Voor het begeleiden van de procedure is het verstandig om iemand te kiezen die niet in de ondernemingsraad zit, dus iemand die onafhankelijk is. Dat kan bijvoorbeeld de externe adviseur, iemand van P&O, de toezichthouder of een vakbondsbestuurder zijn.

Eigen beleving

Desondanks komen kleine en grote ergernissen binnen ondernemingsraden toch regelmatig voor. Het zijn dan or-leden die hun zin willen hebben, geen tijd hebben, weinig of juist alles doen, geen initiatief nemen, geheimhouding schenden of een dubbele agenda hebben. Al die ergernissen zijn persoonlijk.

Geef geen jij-boodschap, maar gerichte feedback

Iedereen heeft er een ander gevoel bij, en iedereen heeft zijn eigen beleving, en het is maar de vraag of andere or-leden datzelfde ervaren en of het betreffende or-lid het zo bedoelt. Als meer or-leden zich aan gedrag van een collega or-lid storen, is het belangrijk dit met de hele or te bespreken. Het is niet eenvoudig om het gesprek aan te gaan. Het gesprek kan de sfeer verstoren en dat vermijden veel ondernemingsraden liever.

Toch is het noodzakelijk, want anders wordt een kleine ergernis een groot conflict. Hoe eerder je de irritaties bespreekt hoe beter.

Als je het bespreekt, ga dan niet naar de ander wijzen. Dat is niet effectief, omdat het te veel op de persoon is gericht. Door een opmerking als: ‘Jij bereidt je nooit voor op de vergadering…’ voelt iemand zich al snel volledig in de hoek gezet. Geef daarom geen jij-boodschap, maar gerichte feedback.

De regels van feedback

Om iemand aan te spreken, zijn de regels van feedback van belang. De letterlijke betekenis van feedback is terugkoppeling. Als je feedback geeft, dan geef je de ander een terugkoppeling op zijn gedrag en hoe dat gedrag op jou overkomt. Het doel hiervan is dat de ander in de toekomst zijn gedrag kan aanpassen op een manier die effectiever is dan daarvoor. Door het verkrijgen van feedback is iemand in staat om zich verder te ontwikkelen.

Een ander effect kan zijn dat de samenwerking tussen de feedbackgever en -ontvanger verbetert. Feedback kan zowel positief als negatief zijn en is een mondelinge handeling.

5 G’s en de ik-boodschap

Bij het geven van feedback zijn er verschillende richtlijnen. Maak daarbij gebruik van de 5-G’s en de ik-boodschap.

Je begint met het beschrijven van het Gedrag dat je gezien of gehoord hebt. Doe dat zonder een oordeel te geven en zeg wat je hebt waargenomen. Het gaat dan om feiten en niet om opvattingen.

Geef vervolgens aan welk Gevoel dat bij je oproept en wat voor Gevolg dat voor je hebt. Zo maak je de or-collega in kwestie deelgenoot van jouw reactie op zijn gedrag. Daar zijn veel mensen gevoelig voor.

Door het vervolgens te hebben over hoe je het Gewenst gedrag ziet, bied je de collega de kans zijn gedrag te veranderen.

Wanneer je regelmatig feedback hebt gegeven en het gedrag verandert niet, kun je altijd nog de vijfde G inzetten: die van ‘de Grens is bereikt’, want op een gegeven moment is het klaar. Ook als mensen de dooddoener gebruiken ‘ik kan er niets aan doen, want zo ben ik nu eenmaal’, is de maat vol.

Gedrag is altijd te veranderen. Dat is nu net de reden waarom je mensen altijd eerst de kans moet geven om dat te doen.

Bedrijfscommissie of mediation

Als de ondernemingsraad er zelf niet meer uitkomt en je wilt toch samen kijken naar een oplossing dan kun je ook nog denken aan de Bedrijfscommissie of aan mediation. De Bedrijfscommissie is er voor iedereen die bij een conflict over medezeggenschap betrokken is.

Je kunt ook denken aan een mediator. Dat is conflictbemiddeling door een speciaal daarvoor opgeleide deskundige. Geef aan de bestuurder door dat je een mediator wilt inhuren. De belangrijkste kenmerken van mediation zijn vrijwilligheid, vertrouwelijkheid en gelijkwaardigheid. Mediation doe je samen. Je moet de bereidheid hebben om er samen uit te komen, en je moet je hiervoor actief in willen zetten. De beide partijen zijn tijdens het mediationproces gelijkwaardig.

Alles wat in de mediation wordt gezegd of gedaan, blijft binnen die muren, tenzij je gezamenlijk besluit om bepaalde informatie naar buiten te brengen.

Uitsluiting van or-werk

Uitsluiting van het or-werk is een laatste middel dat een ondernemingsraad kan inzetten tegen een individueel or-lid. De kantonrechter is degene die over uitsluiting kan beslissen.

Als voorlopige voorziening kan de ondernemingsraad aan de rechter vragen om het betreffende or-lid alvast te schorsen, totdat de kantonrechter definitief over de uitsluiting beslist. Dit is geregeld in artikel 13 van de Wet op de ondernemingsraden. Artikel 13 laat het betreffende or-lid niet geheel aan z’n lot over, want degene die het verzoek om uitsluiting wil doen moet het or-lid eerst om zijn of haar mening vragen.

De kantonrechter zal toetsen of dit is gebeurd, zodat het inzetten van de rechter niet uit de lucht komt vallen. De rechter is erg terughoudend als het gaat om uitsluiting van een or-lid, en het komt dan ook niet vaak voor dat iemand zo uit de ondernemingsraad wordt gezet. Iemand moet dan het or-werk echt belemmeren of het overleg verstoren.

Let op

Als het conflict voorbij is, is het verstandig om het goed na te bespreken. Misschien kun je er iets van leren? Doe dat wel als de emoties wat zijn gezakt en het conflict ook daadwerkelijk is opgelost. Wat hielp wel, en wat hielp niet bij het oplossen van het conflict? Wat zou je de volgende keer anders willen doen? Zo kan een volgend conflict met minder kleerscheuren worden opgelost.

Wanne van den Bijllaardt is opleidingscoördinator van OR Academy.

Dit artikel is eerder gepubliceerd in vakblad OR & communicatie.

Lees ook:

• Elkaar aanspreken in de or: kritiek of feedback?
• Meer draagvlak in de or met deep democracy
• 10 tips: eerste hulp bij een dreigend conflict

 

Boek: Or in conflict

Het boek Or in conflict verklaart waarom de or-wereld conflictgevoelig is, wat een conflict is en wat daar de positieve en negatieve kanten van zijn, en op welke wijze conflicten kunnen worden opgelost.