Prikkel je achterban met slimme communicatie

Veel ondernemingsraden willen graag goed communiceren met hun achterban. Effectieve communicatie begint met het maken van een achterbananalyse en de keuze van de juiste communicatiemiddelen. En hoe kun je met een tekst nieuwsgierigheid opwekken? 16 tips (inclusief een filmpje) om goed in contact te komen met je achterban.

Door Wanne van den Bijllaardt

De achterban is een belangrijke bron van informatie voor de ondernemingsraad. Goed contact verbetert de representativiteit van de or. Sta eens stil bij de wijze van communiceren door de or en probeer je te verplaatsen in de achterban.

Stel per onderwerp vast wiens belangen je behartigt

1: Begin met het maken van een analyse van de achterban. Welke doelgroepen zijn er in de organisatie? Je kunt onder andere kijken naar leeftijden, soort dienstverband, functies, afdelingen en vestingen. Als je dit weet kun je veel gerichter communiceren. De kinderopvangregeling bijvoorbeeld is niet voor iedereen interessant.

2: Bedenk wat je van de achterban wilt. Wil je ze informeren over bijvoorbeeld een verandertraject, wil je raadplegen, verantwoording afleggen, jezelf promoten of steun verkrijgen? Op basis van het doel kun je een communicatiemiddel kiezen. Als je ze wilt informeren dan is een nieuwsbrief een goed middel. Maar als je steun wilt, dan kun je beter een enquête of een bijeenkomst houden.

3: Stel per onderwerp vast wiens belangen je behartigt. Onthoud dat mensen pas echt geïnteresseerd zijn op het moment dat een onderwerp speelt dat hen persoonlijk raakt.

4: Verplaats je in de achterban. Wat is interessant en wat niet. Ondernemingsraden die communiceren dat ze op cursus zijn geweest, realiseren zich vaak onvoldoende dat de or-cursus voor or-leden wel, maar voor de achterban niet interessant is.

5: Gebruik geen vakjargon in je communicatie. Een ‘artikel 25-procedure’ of een ‘artikel 24-overleg’ zegt mensen buiten de medezeggenschap meestal niets.

6: Om zo veel mogelijk mensen naar een bijeenkomst te krijgen, zal de uitnodiging een motiverende tekst moeten hebben. Stel jezelf de vraag waarom het voor de bezoeker een must is om naar de bijeenkomst te komen?

7: Een uitnodigende titel kan wonderen doen. En wat ‘hot’ is in de organisatie kan vertaald worden naar een pakkende titel.

8: Bekijk dit filmpje: Zo word je wél gelezen

• Lees meer over de training Zo word je wél gelezen

9: Bedenk wat je deelt met je achterban. Is de informatie vertrouwelijk of geheim?

10: Laat de bestuurder niet bepalen wat je moet communiceren. De ondernemingsraad is een zelfstandig orgaan en kan zelf kiezen wat hij communiceert.

11: Gebruik de communicatiemiddelen die het beste bij je doelgroep passen. Het ophangen van een poster is effectief voor mensen die op de werkplek komen. De buitendienst moet je op een andere manier bereiken.

12: Herhaal je boodschap. Dat doen de reclamemakers op radio en televisie ook. Stuur een e-mail of nieuwsbrief gerust twee keer.

13: Zorg dat je de steun hebt van de bestuurder. Deze kan zorgen voor voldoende faciliteiten en middelen om te kunnen communiceren. Ook kan de ondernemingsraad toegang krijgen tot de bedrijfsinterne media.

14: Stel je verwachtingen bij. Niet het hele bedrijf loopt leeg als de or een achterbanbijeenkomst houdt. Zou je zelf wel gaan?

15: Geef niet op. Voor het bereiken van je achterban heb je een lange adem nodig.

16: Vier het succes als je je communicatiedoelen hebt bereikt!

Wanne van den Bijllaardt is opleidingscoördinator van OR Academy.