Unieke kansen voor de or bij nieuwbouw of verbouwing

Als een bedrijf gaat verbouwen of besluit tot nieuwbouw, biedt dat kansen om de arbeidsomstandigheden in één keer goed te regelen. Toch gaat dat nogal eens fout. Veel missers zijn te voorkomen als de werknemers bij de plannen worden betrokken. Echte gebruikersinvloed is mogelijk als de ondernemingsraad vroegtijdig afspraken weet te maken. Zo ontstaan unieke kansen om arboknelpunten uit te bannen.

Door Koen Langenhuijsen

Talloze ondernemingsraden hebben het al ervaren: bij ver- en nieuwbouw kan er van alles misgaan. Een tragisch praktijkvoorbeeld. Na de bouw van een nieuw ziekenhuis bleken de liften zo smal, dat de bestaande bedden er niet in konden. Alle bedden moesten toen vervangen worden. Tot die tijd moesten bedlegerige patiënten eerst in een ander bed worden getild, voordat ze met de lift konden gaan.

Ontbrekende toiletten, te smalle liften

Maar ook in andere organisaties is de rij van missers lang: te kleine werkplaatsen om de benodigde apparatuur te plaatsen, geluidsoverlast in publieksruimtes, tekort aan overlegruimten, tocht bij de balie, ontbrekende toiletten, ontbrekende valbescherming bij werkplekken op hoogte, drempels in transportroutes, enzovoort.

Betrek de werknemers bij de plannen

Deze voorbeelden laten zien dat een ondoordachte ver- en nieuwbouw kan leiden tot serieuze arboproblemen. Daar komt bij dat de herstelkosten (achteraf) vaak hoog zijn.

Veel missers zijn te voorkomen als de werkgever vooraf de betrokken werknemers bij de plannen betrekt. De eerste stap daarbij is om hen te vragen om al hun wensen rondom de nieuwbouw in te brengen (bijvoorbeeld in het werkoverleg, in een afdelingsschrift of op intranet). Dat gebeurt nu al in veel organisaties.

Maar als dan het nieuwe gebouw wordt betrokken, blijkt vervolgens dat veel goede wensen en aanbevelingen die ingebracht zijn, lang niet altijd zijn opgevolgd. In dat geval is gekozen voor een te vrijblijvende manier van werknemersbetrokkenheid.

Echte gebruikersinvloed is mogelijk als de or vroegtijdig de volgende afspraken weet te maken met de werkgever:

• Alle betrokken afdelingen kunnen schriftelijk hun wensen indienen, ook bijvoorbeeld de technische dienst en schoonmakers.
• Al deze wensen worden door het bouwteam gebundeld.
• Vervolgens wordt door dit bouwteam schriftelijk aangegeven welke van de ingediende wensen al dan niet zullen worden ingewilligd.
• Dit overzicht wordt teruggekoppeld naar de werknemers en naar de or, zodat die – waar nodig – zich sterk kunnen maken om afgewezen voorstellen alsnog gerealiseerd te krijgen.

Op deze manier verliest gebruikersinvloed zijn vrijblijvend karakter. Het is aan te raden om bij de plannen tot ver- of nieuwbouw minstens tweemaal de betrokken medewerkers in te schakelen: bij het opstellen van het programma van eisen voor het nieuwe gebouw, en na het verschijnen van de concepttekeningen.

De ondernemingsraad als bouwopzichter

Met het regelen van werknemersbetrokkenheid is de ondernemingsraad er nog niet. Een andere belangrijke taak is te zorgen dat de werkgever vroegtijdig arbodeskundigheid inschakelt, zoals de interne arbocoördinator en/of externe deskundigen. Daarnaast zal de or, of zijn VGWM-commissie, ook zelf moeten toezien dat er veilig en gezond gewerkt kan worden in het nieuwe gebouw.

Het is wijs om eigen arbo-eisen op te stellen waaraan het nieuwe gebouw dient te voldoen. De bestaande RI&E kan hiervoor als basis dienen. Ver- of nieuwbouw biedt immers een unieke kans om bestaande arboknelpunten voorgoed uit te bannen.

Ook tijdens de bouw is oplettendheid van de or geboden. Bijvoorbeeld om ervoor te waken dat allerlei afgesproken voorzieningen in de praktijk achterwege blijven om overschrijding van de bouwkosten op te vangen. Het is zaak om met de bestuurder af te spreken dat wijzigingen in de bouwplannen met de or worden besproken.

Veilig doorwerken bij verbouwen en verhuizen

Als het gaat om een verbouwing van het bestaande bedrijfspand zijn goede afspraken over veilig doorwerken tijdens de bouw van groot belang. Het lijkt onvoorstelbaar, maar regelmatig komt het voor dat medewerkers worden verrast door sloopwerkzaamheden vlakbij hun werkplek, of door levensgevaarlijke gaten langs looproutes.

Tot slot is de verhuizing zelf ook een belangrijk aandachtspunt. Het betrekken van een nieuw gebouw is niet alleen een feestelijke gebeurtenis, het vergt ook een zorgvuldige planning. En er is een introductie nodig van de werknemers bij een veilige ingebruikname van nieuwe apparatuur of werkwijzen.

Verder dient ook het bedrijfsnoodplan en de bedrijfshulpverlening op het nieuwe gebouw ingesteld te zijn. En wel voordat het pand betrokken wordt. Tot slot is na enkele maanden het betrekken van het nieuwe of verbouwde pand ook een nieuwe of aangepaste RI&E nodig.

Nieuwbouw of verbouwing: tips voor de ondernemingsraad

De or kan ervoor kiezen om enkele specialisten aanwijzen die zich richten op de ver- of nieuwbouw, of de klus toewijzen aan een commissie.

Ook kan de or eventueel aan de werkgever voorstellen om enkele or-leden op te nemen in de bouwcommissie van het bedrijf. Zorg dan wel dat bij iedereen duidelijk is dat de wettelijke adviesprocedure gewoon gehandhaafd blijft. Zo nodig kan de or een externe deskundige aanwijzen om zich te laten ondersteunen.

Maak ten slotte zo spoedig mogelijk met de bestuurder afspraken over het adviestraject, over een gestructureerde inschakeling van medewerkers bij de bouwplannen en over het betrekken van arbodeskundigen. Als deze zaken goed lopen wordt de or veel werk uit handen genomen en kan hij meer toezien op de hoofdlijnen.

De ondernemingsraad heeft adviesrecht

De ondernemingsraad heeft adviesrecht bij een voorgenomen besluit van de werkgever rond belangrijke investeringen en verhuizing van het bedrijf. Spreek bij omvangrijke projecten zo vroeg mogelijk met de bestuurder af hoe het adviestraject gaat lopen.

Waarschijnlijk zijn er meerdere momenten aan te wijzen waarop de or om advies moet worden gevraagd. Zoals bij het besluit om tot ver- en nieuwbouw over te gaan, bij het opstellen van het programma van eisen en bij de verhuizing. Aandachtspunt daarbij is dat het nieuwe gebouw moet voldoen aan de voorschriften uit het Arbobesluit, het Bouwbesluit en eventueel de arbocatalogus.

Bij de adviezen van de or spelen naast arbo-aspecten natuurlijk ook financiële afwegingen een rol. En als in het kader van de ver- of nieuwbouw nog personeelsregelingen aangepast worden, zoals bijvoorbeeld de werktijden, de bedrijfshulpverlening of een nieuwe RI&E-aanpak, dan is daarover het instemmingsrecht van de or van toepassing.

Dit artikel is gepubliceerd in OR magazine.

Lees ook:

• Arbo verbeteren met proactieve aanpak RI&E
• Werk samen in de vierhoek en geef arbo een boost
• Worstelt het mkb met arbo? wat de or kan doen