Reis- en verblijfkostenregeling niet onredelijk

Een werkgever heeft een reis- en verblijfkostenregeling die in overeenstemming met de ondernemingsraad tot stand is gekomen. Op basis van deze regeling moeten gemaakte kosten binnen drie maanden ingediend worden. Een werknemer dient zijn kosten te laat in. De werkgever weigert de kosten te vergoeden.

De werknemer stelt zich vervolgens op het standpunt dat de termijn voor indiening te kort is, en vordert in rechte betaling van niet vergoede kosten. De kantonrechter wijst de vordering af, omdat de regeling op correcte wijze tot stand is gekomen.

Een werknemer is sinds 2001 in dienst bij werkgever als jeugdbeschermer. De werkgever is een jeugdzorginstelling. Sinds 1 mei 2006 kent de werkgever een reis- en verblijfkostenregeling. Deze regeling is in samenspraak met de ondernemingsraad tot stand gekomen.

Ook de or vindt dat ten onrechte een termijn van drie maanden wordt gehanteerd

Artikel 7 lid 6 van deze regeling bepaalt dat declaraties na drie maanden komen te vervallen. Wel kan een uitzondering worden gemaakt voor medewerkers die langdurig ziek zijn (geweest).

De werknemer heeft op meerdere dagen zakelijke kilometers gereden, ook wel dienstreizen genoemd. Op 6 en 7 mei 2015 heeft werknemer de declaraties voor zijn dienstreizen van november en december 2014 ingediend bij werkgever. De werkgever geeft aan niet tot uitbetaling over te gaan, omdat de werknemer de declaraties van de dienstreizen te laat heeft ingediend.

Begin november 2016 heeft de werknemer zijn declaraties van de dienstreizen over juni en juli 2016 ingediend. De werknemer verzoekt zijn manager om alsnog toestemming te verlenen de gemaakte reiskosten vergoed te krijgen. Tussen de partijen vindt een gesprek plaats.

Vervolgens wordt het verzoek om uitbetaling (wederom) afgewezen. Begin februari bericht de gemachtigde van de werknemer aan de werkgever dat ook de ondernemingsraad van mening is dat ten onrechte een indieningstermijn van drie maanden wordt gehanteerd.

De werknemer richt zich tot de rechter en stelt zich op het standpunt dat de termijn van drie maanden te kort is. Volgens hem moet op grond van artikel 3:307 BW een vervaltermijn van vijf jaren worden gehanteerd. De werknemer vordert werkgever te veroordelen tot betaling van de gedeclareerde reiskosten, tot een bedrag ter hoogte van 1.048,06 euro te vermeerderen met de wettelijke rente.

Or verleende instemming, maar had wel vraagtekens

De kantonrechter overweegt dat de cao Jeugdzorg op de arbeidsovereenkomst van toepassing is. Uit artikel 29.7 van de cao Jeugdzorg volgt dat de werkgever in overeenstemming met de ondernemingsraad of de personeelsvertegenwoordiging een regeling voor reiskostenvergoeding moet vaststellen. Die regeling moet vast worden gelegd in een ondernemingsregeling.

Een dergelijke regeling is tot stand gebracht. Uit correspondentie volgt ondubbelzinnig dat de ondernemingsraad instemming heeft verleend aan de regeling. Wel heeft de ondernemingsraad in 2015 vraagtekens geplaatst voor wat betreft de indieningstermijn.

Dit heeft echter niet geleid tot aanpassing van de regeling. Uit de notulen van de overlegvergadering blijkt expliciet dat de regeling gehandhaafd blijft.

Gehandeld als goed werkgever

Volgens de kantonrechter is het de vraag of de werkgever als goed werkgever heeft gehandeld door de regeling toe te passen en de te laat ingediende zakelijke kilometers niet meer te vergoeden. De kantonrechter meent van wel. De regeling is tot stand gekomen in overleg met de ondernemingsraad, overeenkomstig het bepaalde in de toepasselijke cao. De belangen van de werknemers zijn daardoor voldoende gewaarborgd en in acht genomen.

Het feit dat de ondernemingsraad later vraagtekens heeft gesteld bij de indieningstermijn, maakt dit niet anders.

Daarnaast heeft werknemer in onvoldoende mate gesteld en aangetoond dat het onmogelijk was om binnen de gestelde termijn van drie maanden de declaraties in te dienen.

Verjaringstermijn van vijf jaar onvoldoende onderbouwd

De toepassing van de regeling leidt volgens de kantonrechter naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid niet tot een onaanvaardbaar resultaat.

Het standpunt dat een verjaringstermijn van vijf jaar op grond van artikel 3:307 BW moet worden gehanteerd, is volgens de kantonrechter onvoldoende onderbouwd. De regeling is deel gaan uitmaken van de arbeidsovereenkomst, waardoor de partijen hieraan zijn gebonden. De kantonrechter wijst de vordering van werknemer af, omdat de vervaltermijn is verlopen.

Aantekening

Aan de ondernemingsraad kunnen op grond van artikel 32 lid 1 WOR extra rechten worden toegekend in de cao. Dat is hier ook gebeurd: de ondernemingsraad heeft een overeenstemmingsrecht op een reis- en verblijfskostenregeling.

Deze overeenstemming is bereikt. Er is dus een afspraak gemaakt tussen de partijen, te weten een regeling in aanvulling op de cao. Normaal gesproken is een werknemer niet gebonden aan afspraken die de ondernemingsraad met de ondernemer maakt.

De ondernemer moet de afspraken ook individueel arbeidsrechtelijk doorvoeren. Dat is anders wanneer in de arbeidsovereenkomst of de cao is bepaald dat aanvullende afspraken kunnen worden gemaakt in overleg met de ondernemingsraad.

Die afspraken werken dan, via de cao, wel direct door in de individuele arbeidsverhouding. Zowel de ondernemer als de ondernemingsraad kan de gemaakte afspraak niet eenzijdig wijzigen. De ondernemingsraad kan, als hij de gehanteerde termijn bij nader inzien niet redelijk acht, de ondernemer niet opleggen dat hij een langere indieningstermijn voor de declaraties moet hanteren.

Geen inhoudelijk oordeel

Als de toepassing van een afspraak, in dit geval de reis- en verblijfskostenregeling, tot een naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar resultaat leidt, zou dat nog uitkomst kunnen bieden voor de werknemer. De kantonrechter gaat hier echter niet in mee. Reden hiervoor is dat hij de termijn op zichzelf niet te kort vindt. Bovendien heeft de werknemer niet aangevoerd waarom hij de kosten niet eerder kon declareren.

Het is de vraag hoe de kantonrechter had geoordeeld als het standpunt dat een verjaringstermijn van vijf jaren moet worden gehanteerd, wel voldoende was gemotiveerd. De kantonrechter gaat nu aan deze stelling voorbij, omdat de werknemer geen motivatie heeft aangedragen. Dit betekent dat de kantonrechter geen inhoudelijk oordeel geeft.

Een reiskostenvergoeding is een arbeidsvoorwaarde en de verjaringstermijn daarvan is op grond van de wet vijf jaar. Een rechter kan en mag een vordering echter alleen toewijzen als deze voldoende is onderbouwd. Hij kan dus niet op eigen houtje oordelen dat een verjaringstermijn van vijf jaar geldt als de werknemer zich daar niet op heeft beroepen en/of dat voldoende heeft onderbouwd.

Let op

In gerechtelijke procedures geldt: wie stelt, moet bewijzen. Ook een werknemer of een ondernemingsraad moet zijn standpunten goed kunnen onderbouwen. Ook als je (feitelijk) gelijk hebt, kan een vordering om proces-technische redenen worden afgewezen.

Rechtbank Limburg, 20 juni 2018, ECLI:NL:RBLIM:2018:5679

Mr. I.A.P.M. van de Pas en mr. E.S.H. Mir.

Dit artikel is gepubliceerd in Rechtspraak voor Medezeggenschap.

Lees ook:

• Or als onderhandelaar bij cao-afspraken