6 tips: dynamisch vergaderen en effectief besluiten

Nederland vergaderland; ook in de ondernemingsraad overleggen we veel en bespreken we van alles. Niet iedereen is altijd enthousiast: ‘alweer vergaderen?’ Kan dat niet beter en efficiënter? Ja, dat kan!

Door Walter van der Ploeg

Je kent het wel. Je bent razend druk met je werk en hebt zo een vergadering met de ondernemingsraad. Aan het eind van de lange vergadermiddag vraag je je af wat jullie nu eigenlijk hebben besloten.
Dat kan beter. 6 tips om dynamisch te vergaderen en effectief te besluiten.

Tip 1

Het begint met nadenken waarom je vergadert. Wat moet het overleg opleveren? Is het een eerste inventarisatie? Of gaat het om een gedegen afweging? Of moet er ergens een laatste klap op gegeven worden? Zomaar drie heel verschillende doelen, die ook verschillende wijzen van bespreken vragen. In menig or-vergadering loopt dat door elkaar heen.
Maak in de agenda duidelijk wat de status van het onderwerp van bespreking is. En voorzitter: maak dit duidelijk tijdens de bespreking en houd de deelnemers scherp.

Tip 2

Soms hoef je eigenlijk niet bij elkaar te komen. Bij lichte onderwerpen waarbij het om even snel afstemmen gaat, is een vorm van digitale communicatie vaak voldoende. Bijvoorbeeld via Yammer of WhatsApp. Meer zakelijke communicatie? Gebruik dan mail en groepsmailboxen, of tools als OneNote.

Tip 3

Langer dan een uur vergaderen is dikwijls niet productief. Moet het om wat voor reden dan ook langer? Las een pauze in, verlaat de ruimte, beweeg!

Tip 4

Stop met het bespreken en vaststellen van de notulen. Regelmatig ontaardt dat in uitgebreide besprekingen van allerlei onderwerpen. Behandel de notulen voorafgaand aan de vergadering, via e-mail of andere middelen. Moet het toch per se tijdens de vergadering: plan het als laatste agendapunt.

Tip 5

Tijdens de vergadering wordt vaak op verschillende niveaus door elkaar gesproken: inhoud, procedure en betrekkingsniveau (onderlinge interactie) lopen door elkaar heen. Wanneer er onderling ‘gedoe’ is, heeft inhoudelijk doordiscussiëren meestal weinig zin.
Het is goed wanneer iemand dat vaststelt en voorstelt het gesprek op een andere wijze te voeren. Dat kan de voorzitter zijn, maar ook heel goed een ander. In elke or zitten leden die dat kunnen!

Tip 6

Werken met oorzaak-gevolganalyses kan erg verfrissend zijn. Met name voor groepen die eindeloos kunnen doorgaan met een discussie. Met deze analyses bekijk je of een voorstel de oorzaak van een probleem oplost. Je voorkomt langdurige discussies over op zich interessante voorstellen door steeds de vraag te stellen: welk probleem lossen we hiermee op? Ook erg nuttig bij het beoordelen van adviesaanvragen.

 

Walter van der Ploeg is seniortrainer/adviseur/(team)coach bij Zuidema Personeelsmanagement & Medezeggenschap BV walter.vd.ploeg@zuidema.nl