18 tips: invloed uitoefenen op de werktijdenregeling

Wijzigingen in werktijdenregelingen? De ene ondernemingsraad wil zich minder met werktijdenwijzigingen bezighouden maar wil wel goede kaders stellen. De andere or wil zelf zijn instemmingsrecht blijven uitoefenen. Aandachtspunten en tips voor beide.

Door Walter van der Ploeg

Krijgt jouw or ook geregeld een instemmingsverzoek vanwege een wijziging in de werktijdenregeling? Dan moet je aan de bak: voorwaarden en criteria formuleren waar de regeling volgens de or aan moet voldoen. Welke specifieke punten verdienen jullie aandacht?

Wettelijk en cao-kader

De WOR geeft de ondernemingsraad instemmingsrecht bij werktijdenwijzigingen. Doel is om invloed te kunnen hebben op de spelregels hierbij. Waar let je dan op? Je kunt commentaar hebben op:

• de aanleiding om de roosters te wijzigen;
• de redenen om juist deze wijziging door te voeren;
• de gevolgen voor de werknemers.

De beoordeling door de or begint bij het toetsen van de redenen van de wijzigingen. En dan of de voorgestelde wijzigingen passen bij de beweegredenen. Zijn de gevolgen voor de betrokkenen redelijk of onredelijk? Inzet van het instemmingsrecht is dat commentaar van de or leidt tot wijziging van de voornemens.

Moet een or zich altijd met wijzigingen in de werktijden bezighouden?

Een ander uitgangspunt is dat er spelregels via de cao kunnen worden vastgesteld. Die kunnen specifiek zijn en gaan vóór WOR-rechten. Volgt jouw organisatie een cao? Check die eerst voordat je het instemmingsrecht claimt.

Moet een or zich altijd inhoudelijk met wijzigingen in werktijdenregelingen bezighouden? Zeker in grote organisaties met diverse afdelingen past het om dit te delegeren naar de afdelingen. Zie ook WOR-artikel 28.2: delegeren van bevoegdheden.

Een or zou zich eigenlijk niet met werktijdenwijzigingen op afdelingsniveau moeten bemoeien. Let op: mits de participatie en inspraak van de betrokken medewerkers geborgd is.

Hier volgen eerst tips voor de or die zich minder met werktijdenwijzigingen op afdelingsniveau wil bezighouden. En daarna tips voor de or die zelf zijn instemmingsrecht wil blijven uitoefenen.

De delegerende ondernemingsraad

Wil je je als or minder met werktijdenwijzigingen bezighouden? Kom dan met de bestuurder een kaderregeling overeen in welke gevallen een instemmingsprocedure niet nodig is. In deze regeling neem je het volgende op:

1. De participatie en inspraak van de betrokken medewerkers moet geborgd zijn. Dit wordt realistisch wanneer niet de wijziging als eerste op de agenda staat, maar het op te lossen probleem. Wellicht hebben de medewerkers andere oplossingen. De managers moeten hieraan ruimte geven. Dit alles moet blijken uit het voorstel dat zij ter besluitvorming aan de directie zenden.
2. Verwijs naar de arbeidstijdenwetgeving. Wijzigingen moeten minimaal daarbinnen passen.
3. Gebruik algemene principes die in veel cao’s staan. Bijvoorbeeld: wijzigingen in het arbeids- en rusttijdenpatroon (een gewijzigde regeling dus) ten minste 28 dagen van tevoren aan de werknemer meedelen.
4. Gaat het om een arbeids- en rusttijdenregeling met wisselende diensten, dan moeten deze diensten zoveel mogelijk voorwaarts roteren: een volgende dienst begint steeds op dezelfde tijd of later. Je hebt dus nooit een vroege dienst na een late dienst. Hierdoor ligt tussen de verschillende reeksen diensten altijd voldoende rusttijd.
5. Laat bepalingen toevoegen die iets zeggen over werkcapaciteit: in dergelijke gevallen zoekt men alternatieve oplossingen in plaats van wijziging werktijdenregeling (zoals inzet personeel van andere afdelingen, uitzendkrachten, e.d.).
6. Leg vast hoe wordt omgegaan met verworven rechten (ook de niet-vastgelegde maar in de praktijk aantoonbare verworven rechten).
7. Leg eventueel ook afbouwregelingen vast voor mensen die door de wijzigingen in problemen komen. Overweeg ook een voorstel van een redelijke financiële compensatie voor het ongemak, indien de werknemer kosten moet maken om op de gewijzigde tijden te werken.
8. Borg de mogelijkheid voor een klachtenprocedure.
9. Een peiling onder de achterban kan zinvol zijn vóórdat je een kaderregeling overeenkomt. Mogelijk geven de medewerkers aanvullende suggesties voor een nieuw kader.
10. De or kan een oordeel geven over de communicatie en participatie bij wijzigingen van werktijdenregelingen.

De actieve ondernemingsraad

Wil je als ondernemingsraad zelf je instemmingsrecht blijven uitoefenen? Gebruik deze tips:

1. Begin door met de bestuurder te bespreken waar het voornemen vandaan komt. Welk probleem wil men oplossen? De vraag is of het ook anders kan. Daar mag de or zich over uitspreken.
2. Check of de wijzigingen passen binnen de arbeidstijdenwetgeving.
3. Hanteert jouw onderneming een cao? Check of de wijzigingen daarbinnen passen.
4. Wees kritisch op wijzigingen in werktijdenregelingen, wanneer een te krappe bezetting of formatie een rol speelt. Als er (te) weinig mensen in dienst zijn, houdt de roosteraar steeds minder rekening met persoonlijke wensen van de werknemers. De personeelsbezetting maakt in principe geen deel uit van de werktijdenregelingswijziging, maar het is wel een factor waarmee je terdege rekening moet houden. Het vraagstuk van te weinig personeel los je niet op door een andere werktijdenregeling. Dat betekent alleen maar hogere werkdruk, wat de kans op uitval door ziekte vergroot.
5. Bespreek hoe men met verworven rechten wil omgaan: ook de niet-vastgelegde maar in de praktijk aantoonbare verworven rechten.
6. Bespreek zo nodig afbouwregelingen voor mensen die door de wijzigingen in de problemen komen. Moeten werknemers kosten maken om op de gewijzigde tijden te werken? Overweeg dan ook het voorstel van een redelijke financiële compensatie voor het ongemak.
7. Een peiling onder de achterban kan zinvol zijn. Mogelijk geven de medewerkers aanvullende suggesties.
8. De or kan een oordeel geven over de communicatie en participatie bij wijzigingen van werktijdenregelingen.

Samenvattend

De or hoeft zich niet per se met alle werktijdenwijzigingen op afdelingsniveau te bemoeien, maar kan ook kaders stellen. Een goed kader met waarborgen helpt om wijziging van werktijdenregelingen op een fatsoenlijke wijze door te voeren. Door zo’n kader weten zowel de manager als de medewerker waar ze aan toe zijn en kan willekeur en ad hoc-beleid voorkomen worden.

Vind je het met jouw ondernemingsraad belangrijk zelf het instemmingsrecht uit te blijven oefenen? Formuleer met elkaar criteria en richtlijnen. Bespreek criteria en richtlijnen ook met bestuur en HR/P&O, dan is hen bekend waar de ondernemingsraad op zal toetsen. Zo oefen je proactief invloed uit.

Walter van der Ploeg is trainer/adviseur bij Zuidema Personeelsmanagement & Medezeggenschap BV (walter.vd.ploeg@zuidema.nl).

Dit artikel is eerder gepubliceerd in OR magazine.

Lees ook:

• De slimme or: soepeler roosters aanpassen
• Zelfroosteren zorgt voor tevreden achterban
• Wijziging roosters: waar moet de or op letten?