In vergaderingen met de bestuurder lijken de onderwerpen vaak ondergeschikt aan de onderlinge verhoudingen. Om grip te krijgen op de totale communicatie moet je als lid van de ondernemingsraad niet alleen letten op wat er gezegd wordt, maar ook de lichaamstaal van jezelf én die van de bestuurder in de gaten houden.
Door Frank van Marwijk
Een formele benadering door de ondernemingsraad kan ervoor zorgen dat de bestuurder juist zijn hakken in het zand zet. Misschien is deze het formeel met je eens, maar doet hij weinig zijn best toe te geven aan jullie wensen.
Vaak gaat het om vertrouwen, waardering, gunfactor en sfeer
Effectief communiceren gaat niet alleen over de inhoud van de agenda, de stukken, de procedures en de reglementen. Vaak gaat het vooral om de menselijke relatie die de or met de bestuurder heeft, het vertrouwen, de waardering, de gunfactor en de sfeer.
Het gaat ook om het spel van de communicatie. Daarbij spelen subtiele beïnvloeding, slimme trucjes en timing een rol.
Soms gaat het vaststellen van de relatie ten koste van de inhoud
Bij de voorbereiding van een bespreking met de bestuurder besteden ondernemingsraden veel aandacht aan de inhoud van de agenda. Welke onderwerpen vragen bijzondere aandacht? Dagenlang wordt overlegd om de mening van de or duidelijk te krijgen.
Maar in overlegvergaderingen lijken de geagendeerde onderwerpen vaak ondergeschikt aan de onderlinge verhoudingen. Soms gaat het vaststellen van de relatie tussen or en bestuurder ten koste van de inhoud.
Gelijk krijgen lijkt belangrijker dan gelijk hebben. Er worden steken onder water gegeven, goede voorstellen afgekeurd en te pas en te onpas gezwaaid met de WOR. De communicatie richt zich hier vooral op onuitgesproken vragen zoals: wie is er eigenlijk de baas, vind je me wel aardig en wat heb je voor ons over?
Het inhouds- en het relatieniveau
Communicatie vindt altijd plaats op verschillende niveaus: het inhouds- en het relatieniveau. Op inhoudsniveau spreken we over een vastgesteld agendapunt. Tegelijk communiceren we op relatieniveau over minder grijpbare maar niet minder belangrijke facetten, zoals achterliggende bedoelingen, verwachtingen, vooroordelen, machtsaspecten en erkenning.
Je moet dus luisteren naar wat er precies wordt gezegd, maar óók letten op de manier waarop de boodschap wordt overgebracht.
Non-verbaal ondersteunen we onze uitgesproken woorden of spreken we die juist tegen. Met oogcontact en mimiek regelen we het gesprek. Door stiltes kunnen we een onderwerp zwaarbeladen maken. Onze lichaamshouding vertelt iets over onze belangstelling.
Gevoelsaspecten drukken we eerder met lichaamstaal uit
Woordkeuze is belangrijk om onze mening te verduidelijken. Gevoelsaspecten drukken we eerder met lichaamstaal uit.
De Amerikaanse psycholoog Mehrabian stelde vast dat, bij het uitdrukken van gevoel, 38 procent wordt overgebracht door de klank van onze stem, 55 procent met lichaamstaal en slechts 7 procent door woorden. We zijn ons meestal niet zo bewust van hetgeen we non-verbaal communiceren maar als we er meer op letten, zien we het belang van lichaamstaal vaak wel in.
Het is bijvoorbeeld wel mogelijk om niet te spreken, maar onmogelijk om niet te communiceren middels lichaamstaal. Om grip te krijgen op de totale communicatie moet je niet alleen letten op wat er gezegd wordt, maar ook de lichaamstaal van jezelf én die van de bestuurder in de gaten houden.
Een evaluatiegesprek
Tijdens een overleg tussen or en bestuurder wordt vaak gesproken over tegengestelde belangen. Daarbij kunnen de emoties hoog oplopen; als dit gebeurt, zal dat niemand ontgaan. Het is dan meestal niet het goede ogenblik om elkaar hierover aan te spreken.
Wel is het zinvol hierop terug te komen tijdens een evaluatiegesprek, als de gesprekspartners wat afstand kunnen nemen van hun gevoelens. Je kunt dan je eigen emoties bespreken en ook de emotionele lading benoemen die je bij de ander bemerkt.
Vertellen wat je voelt kan bijdragen aan meer onderling begrip en openheid in contact. Ook kan het zinvol zijn om de lichaamstaal van de bestuurder te benoemen. Het gaat er dan niet om wát de bestuurder precies zegt, maar meer over hoe het op je overkomt.
Hét moment om de communicatie onder de loep te nemen
Spreken over relatie, onderlinge verhoudingen en gevoelens gaat ons vaak moeizaam af. Hoe vinden we de juiste woorden om te zeggen wat we voelen, zonder de ander te kwetsen? Daarom stellen we het vaak uit om de ander te bekritiseren en geven we misschien ook te weinig complimentjes.
Een vooraf vastgesteld evaluatiemoment met de bestuurder is hét moment om de communicatie onder de loep te nemen. Communiceren over de communicatie noemen we metacommunicatie. Daarbij kunnen ook de relatieaspecten aan de orde komen.
Je bekijkt als vanuit een helikopter de interacties die in een bepaalde periode hebben plaatsgevonden. Welke onderwerpen waren volgens de or belangrijk, maar werden door de bestuurder gedegradeerd door een houding van desinteresse?
Welke items kregen onevenredig veel aandacht en waarom? Hoe was de houding van de bestuurder? Reageerde hij emotioneel of kalm? Gaf hij het gevoel de or als gelijkwaardige partner te zien of werd de machtsverhouding uitgebuit?
De relatie-aspecten van de communicatie
Het is goed om ook de relatie-aspecten van de communicatie duidelijk te krijgen. Hiertoe is het nodig de bestuurder aan te spreken op, of te bevragen over, zijn manier van communiceren. We spreken daarbij niet zozeer over de inhoud van de boodschap, maar over de onderliggende betekenis daarvan en over de relationele kant.
‘Je zei wel dat je weinig waarde hechtte aan ons advies, maar toch merkten wij aan je gezicht en aan je stem dat je hier teleurgesteld over was.’
De bestuurder kan verrast zijn dat je hem aanspreekt op de relatie-aspecten van de communicatie, en je bijvoorbeeld iets zegt over zijn gezichtsuitdrukking in plaats van over de inhoud van zijn boodschap.
Bij elk contact meta-communiceren we met lichaamstaal
Toch is metacommunicatie in een relatie heel belangrijk om bedoelingen en verhoudingen duidelijk te krijgen. Geregeld blijft het ook tijdens een evaluatiegesprek moeilijk om in woorden uit te drukken wat we voelen.
Bij elk contact meta-communiceren we ook met lichaamstaal en dat is doorgaans zelfs effectiever: een boze blik, een wegwuivende hand, een glimlach of een vriendelijk knikje zeggen vaak meer dan een moeizaam voorbereid evaluatiegesprek. Het is goed om je daar bewust van te zijn.
Terugkijken op het proces
Tijdens een evaluatie kijk je terug op gedane zaken waaraan op dat moment inhoudelijk vaak geen eer meer valt te behalen. Doordat het gespreksonderwerp van geringer belang is, kun je je beter richten op de communicatie zelf. Omdat je spreekt in verleden tijd, is het minder bedreigend om ook de relatieaspecten de revue te laten passeren:
‘Wij vinden dat je lang gewacht hebt met het geven van informatie over dit onderwerp. Als je de ondernemingsraad hierover eerder in vertrouwen had genomen, zou dat veel druk van de ketel hebben gehaald.’
‘Het was prettig dat je ons zo snel op de hoogte stelde van deze verandering, maar wij vonden het spijtig dat je een tussentijds overleg hierover op dat moment niet zinvol achtte”.
Doordat je je minder richt op de inhoud maar spreekt over non-verbale aspecten zoals tijd, verwachtingen en gevoelens, spreek je vooral je verwachtingen uit over de relatie met de bestuurder. Centraal tijdens dit overleg staan de manier waarop je als ondernemingsraad gezien wilt worden en hoe de communicatie in de toekomst zou moeten plaatsvinden.
Frank van Marwijk is auteur van het boek Lichaamstaal.
Lees ook:
- Luistervoorkeuren: horen wat de bestuurder wérkelijk vertelt
- Hoe schrijf je krachtige zinnen?
- Vloggen voor de or: laat je meerwaarde zien
- De kracht van framing gebruiken in de or
Geef een reactie