Wanneer is informatie uit de OV vertrouwelijk?

Ondernemingsraden hebben een zelfstandig recht om met de medewerkers te communiceren. Toch is het verstandig als de or en de bestuurder samen afspraken maken over hoe zij het verslag van de overlegvergadering aan de medewerkers bekend maken.

Door Hans van den Hurk

De or-voorzitter trilde nog wat na toen zij het verhaal nog eens uit de doeken deed. De bestuurder had haar een paar weken geleden thuis gebeld, op haar vrije dag. Of ze direct naar de instelling wilde komen, en zonder omwegen naar zijn kamer wilde gaan.

Heeft de or nu ieder gevoel verloren voor wat gecommuniceerd kan worden?

De voorzitter had geen idee waar het over zou kunnen gaan, maar kreeg na binnenkomst de mantel uitgeveegd. De bestuurder zwaaide met een printje van de laatste Nieuwsbrief van de Or, en vroeg: ‘Heeft de ondernemingsraad nu ieder gevoel verloren voor wat gecommuniceerd kan worden?’ Daarna vroeg hij zich retorisch af of de or-voorzitter niet snapte dat ze mensen beschadigd had? Enzovoort en zo verder.

Afgelopen met de vrijheid

Het was afgelopen met de vrijheid die hij de or had toegestaan, merkte de bestuurder grimmig op. Voortaan diende iedere Or-Nieuwsbrief eerst bij het bestuurssecretariaat ingeleverd te worden. Dan kon zijn secretaresse de spelfouten eruit halen, en zou hijzelf zien wat wel en wat niet de instelling in mocht. Begrepen?? Dan kon de or-voorzitter nu naar huis terug, om een excuus-mail te schrijven die de bestuurder graag nog diezelfde dag ontvangen zou.

De or-voorzitter reageerde timide met de opmerking dat ze dit doen zou, maar toch graag beter wilde begrijpen wat nu precies niet door de beugel kon. De bestuurder ontplofte opnieuw. ‘Vind jij het normaal dat de mensen van de facilitaire dienst in de Or-Nieuwsbrief moeten lezen dat ze een nieuwe interim-manager krijgen???’

Al dat geweld

De or-voorzitter was daarop naar huis gegaan om de gevraagde excuusmail te maken, en stuurde die CC ook aan de or-secretaris. Die was minder snel geïntimideerd, wellicht omdat zij niet bij het onderhoud met de bestuurder was geweest. Zij had de Nieuwsbrief nog eens nagelezen, had het verslag van de laatste overlegvergadering (OV) er nog eens op nageslagen, en begreep niet waarom al dat geweld van de bestuurder nodig was geweest.

Ze stelde de overige or-leden voor om binnenkort een cursusdag te organiseren rondom het thema ‘communicatie’. Op die cursusdag legde de or de kwestie voor aan de trainer.

‘Tijdens onze laatste overlegvergadering vertelde de bestuurder ons dat er een oplossing gevonden was voor de vacature van manager bij de facilitaire dienst,’ zei de secretaris. ‘We konden nergens uit opmaken dat deze informatie vertrouwelijk was. We hebben de aanstelling van de interimmer in het verslag van de OV, dat in principe ook openbaar is, benoemd. Dat verslag hebben we aan de bestuurder gegeven, en die heeft daar geen opmerking over gemaakt. Daarna hebben we het ook in de Nieuwsbrief geschreven. Daar kwam eerst ook geen reactie op, maar opeens begon dit gedoe.’

Vanuit zijn gezichtspunt terecht

‘En waarom, denken jullie, maakt de bestuurder daar nu wel ophef over?’ vroeg de trainer. ‘Iemand van de facilitaire dienst, die naar de functie van manager heeft gesolliciteerd, en daar niets op gehoord heeft, is woest naar de bestuurder gelopen met de opmerking dat het onfatsoenlijk is dat hij in de Or-Nieuwsbrief moet lezen dat hij is afgewezen,’ zei een or-lid dat tot dan toe gezwegen had. ‘Vanuit zijn gezichtspunt terecht, natuurlijk, maar heeft de or daar schuld aan?’

De trainer zweeg even. ‘Ik zie drie facetten aan dit verhaal,’ zei hij. ‘En die wil ik graag alle drie even met jullie doornemen.’

Recht op eigen communicatie

‘Punt 1 is,’ zei de trainer, ‘dat de ondernemingsraad een eigen recht op communicatie met de medewerkers heeft. Je zou tot op zekere hoogte kunnen zeggen: zelfs een plicht. De or moet in zijn reglement regelen hoe hij de agenda en de verslagen van de or-vergaderingen aan de medewerkers bekend maakt. De bestuurder en de or samen moeten afspraken maken hoe zij het verslag van de OV aan de medewerkers bekend maken. En de or heeft het recht om de medewerkers te raadplegen. De bestuurder kan in principe de or niet opdragen om alle communicatie door hem te laten goedkeuren.’

Vertrouwelijkheid

‘Dit recht op het informeren van de medewerkers, wordt echter doorsneden door het punt van de vertrouwelijkheid of geheimhouding,’ zei de trainer. ‘Plicht tot geheimhouding bestaat niet alleen zodra de bestuurder die geheimhouding heeft opgelegd, maar ook als de or-leden hadden kunnen begrijpen dat de informatie vertrouwelijk was.

De vraag wordt dan: hadden jullie kunnen weten dat de informatie over de aanstelling van de interimmer vertrouwelijk was bedoeld? Ik was er natuurlijk niet bij, maar uit alles wat jullie me vertellen, kan ik dat niet opmaken. Ik zou zeggen: het enige dat jullie op dit punt verweten zou kunnen worden, is dat je dit niet ten overvloede hebt gecheckt. Maar ik vind het logischer om te concluderen dat de or en de bestuurder gezamenlijk, na afloop van de OV, even hadden moeten bespreken welke informatie naar buiten kon en welke even wachten moest.’

Goede en foute redenen

De trainer stelde verder dat er goede en foute redenen kunnen zijn om de or geheimhouding op te leggen. ‘Op zich is het argument dat hij de medewerkers van de facilitaire dienst zelf wilde vertellen dat zij een nieuwe, tijdelijke, leidinggevende kregen, een prima argument. Maar de bestuurder had er verstandig aan gedaan om dit met de or te bespreken, en daarbij te vertellen binnen welke termijn hij het die medewerkers zou gaan vertellen. Dan had de or het versturen van de nieuwsbrief daaraan kunnen aanpassen.’

Omgangsvormen

Het meest opmerkelijke echter, vond de trainer, was de heftigheid van de reactie. ‘Als jullie al een fout hadden gemaakt, was het toch logischer geweest als de bestuurder even naar jullie toe was gekomen met de opmerking: dit is niet helemaal goed gegaan, hoe voorkomen we dit in de toekomst? Deze heftigheid, met de eis dat er nog dezelfde dag een excuusbrief moet komen, is toch sterk overdreven?’

Afsluitend

Hoewel veel ondernemingsraden hun communicatie met de medewerkers eerst aan de bestuurder voorleggen, hoeft dat niet. De or kan zelfstandig met de medewerkers communiceren. Daarbij is het natuurlijk wel van belang om je goed af te vragen of alle informatie inderdaad losgelaten kan worden. En het is verstandig om na afloop van de overlegvergadering even met de bestuurder stil te staan bij de vraag, welke informatie vertrouwelijk bedoeld is.

Lees ook:

• Communicatiestijlen voor de or
• Wat doet de or om op te vallen?
• Lichaamstaal: hoe or en bestuurder écht met elkaar omgaan