Arbo verbeteren met proactieve aanpak RI&E

De ondernemingsraad krijgt met een nieuwe Risico Inventarisatie en Evaluatie goede mogelijkheden om de arbeidsomstandigheden in de organisatie te verbeteren. Dat lukt alleen als deze RI&E op een doordachte manier wordt uitgevoerd. Een proactieve opstelling van de or kan bijdragen aan succes.

Door Koen Langenhuysen

Voor een werkgever is het laten uitvoeren van een risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E) een van de belangrijkste verplichtingen in de Arbowet. De RI&E is te zien als een fundament van het hele arbobeleid. Want pas als een bedrijf een gedegen beeld heeft van al de arborisico’s en van de benodigde maatregelen, kan het goed afgewogen arbokeuzes maken.

Helaas is de kwaliteit van RI&E-rapporten in de praktijk nogal eens ondermaats. De oorzaak daarvan is meestal te vinden in een ondoordachte opzet van het RI&E-onderzoek. Een ondernemingsraad die vroegtijdig zijn invloed laat gelden, kan missers voorkomen.

Proactieve ondernemingsraad

Een goede RI&E brengt alle knelpunten in het bedrijf aan het licht en geeft daar concrete maatregelen bij aan om tot verbetering te komen. Bovendien bevat het een uitgewerkt plan van aanpak.
Als de or aan het begin van het traject goede afspraken maakt over hoe de RI&E gaat lopen, neemt de kans toe dat de RI&E uiteindelijk op de werkvloer tot verbeteringen leidt.

De drie belangrijkste aandachtspunten op een rij:

1. Een geschikt RI&E-instrument

Zeker als de RI&E door het bedrijf zelf wordt uitgevoerd, maar ook als daarvoor een arbodienst wordt ingeschakeld, is het van belang om een RI&E-instrument uit te zoeken dat precies past bij het werk dat in de eigen organisatie wordt verricht. Op www.rie.nl zijn voor zo’n 180 sectoren digitale RI&E-vragenlijsten te vinden. Die hebben als voordeel dat ze geheel gericht zijn op de arboproblemen van organisaties in de eigen sector.

Bovendien zijn er ook vragen in opgenomen waarmee de invuller kan nagaan of het bedrijf voldoet aan de afspraken die in de arbocatalogus van de sector zijn gemaakt.

Keerzijde van deze digitale RI&E-instrumenten is dat het goed mogelijk is dat alle RI&E-vragen door één persoon worden ingevuld. In de praktijk komt het regelmatig voor dat een arbocoördinator, of zelfs een stagiair, deze klus alleen klaart.

Het spreekt voor zich dat deze invuller onmogelijk alle arboknelpunten en passende maatregelen in de hele organisatie helder voor ogen kan hebben. Inbreng van werknemers is onmisbaar om tot goede resultaten te komen. Datzelfde geldt overigens als de RI&E wordt uitbesteed aan een arbodienst. Ook dan kan het niet aan een enkele deskundige worden overgelaten. Daarom is het tweede aandachtspunt ook zo van belang.

2. Werknemersinbreng bij de RI&E

Werknemers hebben het beste zicht op arboknelpunten en op passende maatregelen daarbij: zij hebben er dagelijks mee te maken. De kwaliteit van de RI&E staat of valt daarom met de inbreng van werknemers.

Een veelvoorkomende methode is dat de persoon die de RI&E uitvoert tijdens een rondgang her en der wat gesprekjes met werknemers voert. Dat is doorgaans ontoereikend. Van een gedegen inschakeling van werknemers is dan immers geen sprake.

Een betere manier is om op alle afdelingen een gestructureerd RI&E-interview te houden. Daarbij worden enkele werknemers naar hun eigen ervaringen en ideeën gevraagd rond arbothema’s die daar van toepassing zijn. De toegesneden vragen zijn vooraf voorbereid. In de RI&E-opzet is dan meestal ook vastgelegd op welke afdeling, hoe lang en met hoeveel medewerkers wordt gesproken.

Sommige ondernemingsraden wijzen zelfs op de afdelingen werknemers aan die daarvoor de meest geschikte personen zijn. Het is daarbij bijzonder wijs om de medewerkers dan niet alleen naar arboknelpunten te laten vragen, maar ook naar passende oplossingen daarbij.

Een nog verdergaande vorm is dat op alle afdelingen de arbocoördinator alle RI&E-vragen die van toepassing zijn, voorlegt aan de leidinggevende en enkele medewerkers om zo gezamenlijk tot antwoorden en benodigde maatregelen te komen.

Deze laatste vorm geeft de beste resultaten, maar vergt ook het meeste tijd. Daarnaast kan ook een extra vragenlijst onder de werknemers worden uitgezet.

Eerst in kaart brengen welke ervaringen werknemers hebben

De RI&E-vragen over werkdruk en ongewenste omgangsvormen bijvoorbeeld kunnen pas goed beantwoord worden als eerst in kaart is gebracht welke ervaringen werknemers daarbij hebben. Sommige RI&E-instrumenten bevatten zulke aparte werknemers-vragenlijsten. Maak van te voren afspraken hoeveel werknemers zo’n lijst voorgelegd krijgen en hoe de resultaten verwerkt worden.

Ten slotte is het raadzaam om af te spreken dat de werkgever ook de concept-RI&E op de afdelingen laat bespreken. Uiteraard nemen de afdelingen dan met name dat deel van het RI&E-rapport onder de loep dat hun eigen werkzaamheden aangaat. De reacties worden vervolgens in de definitieve RI&E verwerkt.

Ook is het goed dat het plan van aanpak dat na de RI&E wordt opgesteld op de afdelingen wordt besproken.

3. Plan van aanpak

Ook bij het plan van aanpak past een proactieve benadering door de or. Het is sterk aan te bevelen om na het verschijnen van het concept RI&E-rapport daar zelf een lijst van arboknelpunten uit te halen die voor de or het allerbelangrijkst zijn. De or kan daarbij aangeven dat hij die knelpunten graag in het eerste jaar opgelost ziet. En dat de or daar bij het behandelen van de instemmingsaanvraag op zal letten.

Zo’n eigen initiatief werkt beter dan het afwachten tot het management met een uitgewerkt plan van aanpak komt. Dan is het namelijk veel lastiger om daar weer wijzigingen in aan te laten brengen.

Kortom, wacht als or niet af, maar zorg dat je steeds vroegtijdig betrokken bent. Bij het bepalen van de manier waarop de RI&E wordt uitgevoerd en ook later, bij het opstellen van het plan van aanpak.

Koen Langenhuysen, or-trainer bij Fijn Werk, info@fijn-werk.nl

• Download gratis de whitepaper De vernieuwde Arbowet

Lees ook:

• Arbo-instrumenten als motor voor duurzame inzetbaarheid